fbpx

Planowanie i Organizacja Eventu Krok Po Kroku. Jak To Zrobić Naprawdę Dobrze?

W tym odcinku podcastu opowiadamy Ci o 12 krokach efektywnej organizacji eventu. Jak zorganizować konferencje, spotkanie sprzedażowe, jubileusz firmy czy wyjazd firmowy, aby było to efektywne i efektowne w wielu wymiarach? Posłuchaj!

Posłuchaj Podcastu:

Słuchaj, jak Ci najwygodniej

W tym odcinku podcastu opowiadamy:

  • jakie etapy organizacji eventu są najczęściej bagatelizowane przez współpracujące z nimi firmy, przez co tracą one dużo pieniędzy i czasu
  • dlaczego wiele eventów jest nieefektywna i nie przynosi żadnego zwrotu z inwestycji, albo mogłoby przynosić znacznie większy
  • opowiemy Ci również o 12 krokach, które naszym zdaniem przybliżą Ciebie, jako organizatora eventu np. konferencji, spotkania integracyjnego, team buildingowego czy wyjazdu firmowego do sukcesu
  • opowiemy Ci również (jak zwykle) o licznych case studies organizowanych przez nas wydarzeń firmowychJeśli potrzebujesz pomocy w organizacji wydarzenia dla Twojej firmy, to napisz do nas: konsultacje@stereomatic.plLink do case studies wydarzeń, które zostały zorganizowane wg. omawianych w tym podcaście 12 kroków organizacji eventu znajdziesz: https://www.stereomatic.pl/case-study/

Napisz: konsultacje@stereomatic.pl, lub wypełnij poniższy formularz, abyśmy mogli skontaktować się z Tobą.

Zasubskrybuj nasz podcast. Wówczas będziesz otrzymywać powiadomienia o jego nowych odcinkach

Potrzebujesz Kompleksowej Organizacji Eventu?

Zostaw swój numer, aby nasz specjalista mógł oddzwonić do Ciebie. Podczas rozmowy określimy jak możemy Ci pomóc.




    Zostawiając swoje dane wyrażasz zgodę na kontakt e-mail oraz telefoniczny mający na celu wyłącznie obsługę Twojego zgłoszenia. Więcej na: Polityka Prywatności

    Sprawdź również:

    Organizowanie eventów w 12 krokach

    Kiedy buduje się dom, to zanim przystąpi się do stawiania ścian czy budowy konstrukcji dachu, dużo czasu poświęca się na znalezienie odpowiedniej działki i zaprojektowanie funkcjonalności budynku, a dopiero później wylewa się fundamenty. W przypadku organizacji eventu, np. konferencji biznesowej, spotkania sprzedażowego, integracyjnego, czy jubileuszu firmy, jako agencja eventowa mamy wrażenie, że choć są to często inwestycje podobne w kosztach do budowy domu, to bardzo często firmy popełniają podstawowe błędy w ich organizacji i planowaniu.

    W dzisiejszym wpisie przeprowadzimy Cię od A do Z przez proces organizacji eventów firmowych, który będzie pewnego rodzaju checklistą, sprawdzającą i przydającą się przy organizacji konferencji, spotkania, szkolenia, czy innego eventu firmowego. Odpowiemy na pytania: Od czego zacząć?, Na czym skończyć?, Na czym polegają poszczególne etapy organizacji wydarzenia?, i wiele innych. Zapraszamy do przeczytania!

    Organizacja wydarzeń firmowych

    Zorganizowanie wydarzenia firmowego nie należy do najłatwiejszych zadań. Poza wybraniem odpowiedniej daty, miejsca i atrakcji, na organizatorów czeka jeszcze wiele innych wyzwań, którym należy stawić czoła, aby wydarzenie przyniosło oczekiwane efekty. Aby ułatwić to zadanie, przygotowaliśmy uniwersalny plan, który podpowie, jak organizować konferencje, eventy jubileuszowe i wiele innych, aby te spełniały wymagania zarówno organizatorów, jak i gości wydarzenia. Zacznijmy jednak od początku – kto zajmuje się organizacją takich wydarzeń i kogo może zaciekawić przygotowana przez nas checklista?

    Kto zajmuje się organizacją eventów firmowych?

    Organizacja konferencji, szkolenia, jubileuszu, czy innego eventu firmowego zwykle należy do zadań dyrektorów marketingu, dyrektorów handlowych, organizatorów targów, osób odpowiedzialnych za zorganizowanie i promowanie konferencji czy sympozjum, a także dyrektorów HR, organizujących różnego rodzaju spotkania szkoleniowe czy team-buildingowe dla pracowników swojej firmy.

    Ponadto organizacja eventów może należeć także do zadań członków zarządu, którym zależy na odpowiednim poprowadzeniu strategii sprzedażowej, marketingowej, wizerunkowej i wielu innych. Warto dodać, że nasz wpis skierowany jest także do osób, które jeszcze nigdy nie zajmowały się planowaniem i organizacją wydarzenia firmowego, a chciałyby takowe zorganizować dla swoich pracowników, kontrahentów, klientów, czy innej grupy interesariuszy.

    organizowanie eventów

    Jak zorganizować konferencję i inny event firmowy? Plan krok po kroku

    Jeśli postanowiłeś zorganizować konferencję, jubileusz firmy, spotkanie biznesowe, czy inny event firmowy, z pewnością zastanawiasz się, jak przygotować takie wydarzenie, aby wszyscy zaproszeni goście dobrze się bawili i aby event był dla nich wartościowy. Podstawą jednak jest odpowiedzenie sobie na podstawowe pytania, ułatwiające podjęcie decyzji na temat wyboru daty i miejsca eventu, a także znalezienia konkretnych atrakcji.

    Poniżej przedstawiamy 12 kroków, które ułatwią zorganizowanie dowolnego eventu firmowego. To uniwersalny plan pod wszystkie typy eventów, a jego przestrzeganie ułatwi Ci przygotowanie wydarzenia w pełni dopasowanego do Twojej grupy odbiorców i spełniającego założone cele firmowe. Od czego więc zacząć?

    #1 Ustalenie celów i efektów wydarzenia

    Pierwszym krokiem podczas organizacji wydarzenia firmowego jest dokładne określenie, jakie cele i efekty ma przynieść zrealizowanie konkretnego eventu. Ustalenie co jest podstawą do przygotowania całego wydarzenia, umożliwi podjęcie trafnych decyzji na temat kolejnych kroków. Jeśli organizujesz konferencję cykliczną, z pewnością masz określone pewne cele i założenia wydarzenia. Warto jednak jeszcze raz dokładnie je przestudiować, aby wykluczyć możliwe pomyłki i dostosować event do odbiorców.

    Co ciekawe, już na tym etapie wiele firm popełnia liczne błędy. Po pierwsze, osoby odpowiedzialne za organizację eventu często pomijają ten właśnie krok, nie myśląc o tym, co będzie dobrym rozwiązaniem dla uczestników konferencji czy innego eventu. Najczęściej osoby odpowiedzialne za wydarzenie wybierają atrakcje, miejsce wydarzenia lub hotel, zwracając uwagę głównie na swoje indywidualne preferencje.

    Warto dodać, że pierwszy etap organizacji eventu to czas na określenie celów wydarzenia. Przykładowo, głównym celem konferencji może być chęć pozyskania potencjalnych klientów i zainteresowanie ich swoją ofertą. Z kolei event jubileuszowy może dopełniać działania wizerunkowe, employer-brandingowe czy team-buildingowe przedsiębiorstwa. Określenie konkretnych celów, jakie ma spełniać event, zdecydowanie ułatwia podjęcie kolejnych decyzji.

    #2 Określenie grupy docelowej – do kogo kierujemy event?

    Gdy już ustalono, jaki efekt lub konkretny cel ma zostać osiągnięty poprzez organizację wydarzenia, należy określić, kto właściwie jest grupą docelową eventu. Często firmy najpierw zajmują się tematem konferencji lub innego eventu, a dopiero później „poszukują” osób, które mogłyby być zainteresowane wydarzeniem. To ogromny błąd, gdyż często wraz z wyznaczeniem celów wydarzenia rezerwowane są konkretne daty lub miejsca, które mogą zupełnie nie odpowiadać pożądanej grupie docelowej.

    Drugim krokiem więc jest określenie, do kogo jest kierowany event i jakie są to osoby. Klasyfikacja może obejmować różne obszary, od wieku grupy docelowej, przez jej zainteresowania, po płeć. W zależności od charakteru eventu grupa docelowa będzie się więc różnić. Mogą to być zarówno potencjalni klienci, jak i kontrahenci lub pracownicy firmy. Określając grupę osób biorących udział w wydarzeniu, zdecydowanie prościej jest później dopasować program konferencji lub eventu do ich potrzeb.

    organizowanie eventów

    #3 Określenie terminu eventu

    Wbrew pozorom ustalenie daty, kiedy odbędzie się wydarzenie, jest niezwykle ważnym elementem, ułatwiającym kolejne etapy organizacji eventu. Przede wszystkim określenie terminu umożliwia znalezienie odpowiedniego miejsca lub wykluczenie jego dostępności w konkretnych dniach. Należy wówczas zdecydować, czy wydarzenie będzie trwało jeden dzień, czy może kilka dni, a ma to ogromne znaczenie, szczególnie gdy kalendarz firmy jest „napięty” :).

    Warto dodać, że wcześniejsze ustalenie terminu wydarzenia, zapobiega przypadkowym faux-pas, spowodowanym niedopatrzeniem firmy. Należy więc pamiętać, aby wstrzymać się z wysyłką popularnego „Save the date”, dopóki termin i lokalizacja eventu nie zostaną oficjalnie potwierdzone zarówno przez organizatorów, jak i usługodawców.

    #4 Ustalenie lokalizacji eventu

    Po dokładnym omówieniu pierwszych trzech kroków organizacji eventu, można przejść do wyboru miejsca, w którym odbędzie się wydarzenie. I tu podobnie jak w poprzednich krokach – lokalizacja powinna zostać dopasowana zarówno do charakteru eventu, jak i do potrzeb grupy docelowej. Warto podkreślić, że dobranie odpowiedniego miejsca może pomóc w osiągnięciu założonych celów. Przykładowo, jeśli wydarzenie organizowane jest z okazji 25-lecia firmy, warto połączyć wieczorną galę z wcześniejszym zwiedzaniem miasta, w którym powstała firma.

    Innym pomysłem jest zorganizowanie wydarzenia w miejscu bezpośrednio kojarzonym z przedsiębiorstwem. Może to być miasto największej dystrybucji lub specjalnie przygotowana hala, stworzona tylko na potrzeby konkretnej firmy. Może to być także luksusowy hotel, który zostanie „obrandowany” powiązanymi z firmą gadżetami reklamowymi. Sposobów jest wiele, a ich pomysłowość zależy przede wszystkim od organizatorów wydarzenia.

    #5 Określenie budżetu na event

    Dopiero po określeniu celu wydarzenia, jego grupy docelowej, terminu i lokalizacji, można przejść do ustaleń dotyczących finansów. Wiedząc, ile osób weźmie udział w wydarzeniu, jakie są oczekiwania firmy, jakie działania zostaną wdrożone i jakie lokalizacje bierzemy pod uwagę, można zdecydowanie łatwiej ustalić, jaki budżet będzie potrzebny do zorganizowania nadchodzącej konferencji czy innego eventu.

    Ramy budżetu powinny być przede wszystkim zweryfikowane z rynkiem – my nazywamy to operatem szacunkowym ;). Po przejściu wcześniej wspomnianych punktów, można wówczas od A do Z wycenić poszczególne działania i zdecydować, czy założony wcześniej budżet wystarczy do pokrycia wszystkich kosztów, czy może trzeba będzie znaleźć sposób na zrealizowanie celów, bez wydawania ponadprogramowych pieniędzy.

    Kolejnym błędem popełnianym przy organizacji eventu jest chęć posiadania wyceny wcześniej przygotowanego planu całego wydarzenia, w tym wcześniej wspomnianych atrakcji. Często zdarza się, że organizatorzy czują się zawiedzeni, gdyż urozmaicenia, jakie chcieli wykorzystać, okazują się zdecydowanie droższe i przekraczające założony budżet. Warto podkreślić, że w wielu przypadkach taka sytuacja powoduje nawet całkowite zaprzestanie organizacji wydarzenia – a co za tym idzie, firmy tracą szansę na zrealizowanie swoich celów w inny, mieszczący się w budżecie sposób.

    organizowanie eventów

    #6 Dokonanie korekt w budżecie

    Po oszacowaniu możliwego do przeznaczenia na wydarzenie budżetu, przychodzi czas na dokonanie korekt. Oczywiście mogą one nie zawsze być potrzebne, jednak warto wziąć pod uwagę, że niektóre wydatki mogą przekroczyć założenia przedsiębiorstwa. Mowa tu o cenach usług i ich wykonawców, atrakcji i wielu innych. Często zdarza się też tak, że przygotowany budżet jest zdecydowanie wyższy niż ten potrzebny, dlatego można wówczas zdecydować, w co zostanie on zainwestowany. Mogą to być dodatkowe atrakcje, gadżety reklamowe, niebrane wcześniej pod uwagę usługi i wiele innych.

    #7 Przygotowanie projektu całego eventu

    W tym momencie nadchodzi czas na planowanie konferencji lub większego eventu i ich przebiegu. Wówczas należy szczegółowo rozpisać wszystkie etapy wydarzenia, zaplanowane atrakcje i niezbędne prace, jakie należy wykonać, aby wszystko odbyło się zgodnie z planem. Mowa tu oczywiście o działaniach związanych zarówno z promocją wydarzenia, jak i z przygotowaniami bezpośrednio w dniu eventu. Przygotowanie planu prac nazywamy tzw. projektem wykonawczym, będącym szczegółową specyfikacją wydarzenia i zawierającym wszystkie elementy, które składają się na event.

    Ponadto na tym etapie należy także wspomnieć o wstępnych umowach z podwykonawcami i o niezbędnych zobowiązaniach finansowych. Należy więc pamiętać o wpłaceniu wszelkich zaliczek i zadatków, szczególnie w przypadku popularnych atrakcji lub gdy w dniu eventu zaplanowany jest koncert znanego wykonawcy. Przykładowo, jeśli rozpoczęciem konferencji lub jubileuszu ma być koncert wybranego wcześniej wykonawcy, konieczne jest jak najszybsze dopięcie formalności i załatwienie kwestii finansowych, gdyż – po prostu – znalezienie drugiego takiego artysty jest zwyczajnie niemożliwe :).

    #8 Uzupełnienie projektu o harmonogram prac

    Ważnym uzupełnieniem projektu wykonawczego jest jak najszybsze stworzenie tzw. timingu prac. Wówczas wszystkie zadania do zrobienia przed eventem należy podzielić na mniejsze części i przydzielić je do konkretnych osób, odpowiedzialnych za ich wykonanie. Stworzenie harmonogramu prac ułatwi rozdysponowanie zadań pomiędzy organizatorów, a to pozwoli uniknąć wpadek w trakcie konferencji czy eventu. Ponadto harmonogram umożliwi bieżące aktualizowanie zmian w projekcie, bez przestojów w realizacji wydarzenia.

    #9 Realizacja etapów prac

    Realizacja organizacji wydarzenia nierzadko rozpoczyna się jeszcze kilka miesięcy przed eventem. Wówczas organizatorzy i podwykonawcy wykonują krok po kroku wcześniej wyznaczone zadania – od promocji wydarzenia, przez dopinanie szczegółów z kolejnymi usługodawcami, po zapraszanie gości i przygotowywanie finału eventu. Przykładowo, sposobem promowania konferencji lub wydarzenia, i jednoczesnym informowaniem gości o przygotowaniach do eventu może być stworzenie profesjonalnej strony internetowej, bezpośrednio powiązanej z organizowanym przedsięwzięciem.

    #10 Pit-stopy realizacji eventu

    Nieodłącznym etapem organizacji eventu są tzw. pit-stopy. To nic innego jak spotkania organizacyjne, podczas których omawiane jest, czy wszystko zmierza w dobrym kierunku, czy zadania realizowane są terminowo i zgodnie z planem, a także czy nie są potrzebne korekty w harmonogramie prac. To niezwykle ważny element przy planowaniu wydarzenia, który ułatwia podjęcie niezbędnych kroków lub wprowadzenie zmian w odpowiednim momencie przed finałem eventu.

    #11 Finał wydarzenia

    Po zrealizowaniu wszystkich prac na czas, nadchodzi wyczekany dzień finału wydarzenia. Wówczas przed organizatorami stoją kolejne wyzwania, powiązane z nadzorowaniem prac podwykonawców, ewentualne konsultacje, zmiany i korekty. Najczęściej finałowi towarzyszą przemowy zarządców firmy, jednak największe znaczenie mają tu przygotowane dla uczestników atrakcje, warsztaty, szkolenia, wykłady i wiele innych, które ułatwią osiągnięcie celów eventu.

    #12 Wnioski po realizacji eventu

    Wiele osób nie zdaje sobie sprawy z tego, że finał wydarzenia nie jest końcowym etapem jego organizacji. Tuż po zakończeniu eventu należy zorganizować spotkanie podsumowujące zrealizowane wydarzenie i wyciągnąć ważne wnioski. Przede wszystkim należy ustalić, co się udało, a co nie. Pozwoli to kontynuować efektywne strategie i korygować działania nieprzynoszące efektów, szczególnie przy wieloletnich współpracach i organizowaniu kilku wydarzeń z jedną agencją eventową. Poznanie tego, co się sprawdziło, a co nie, zdecydowanie ułatwi i przyspieszy kolejne realizacje.

    organizowanie eventów

    Zorganizuj swój event w profesjonalny sposób!

    Przedstawiona powyżej checklista to naszym zdaniem idealny i przede wszystkim profesjonalny sposób na zorganizowanie efektywnego eventu. Przejście krok po kroku zaproponowanego przez nas planu ułatwi Ci podjęcie decyzji dotyczących aspektów takich jak cel wydarzenia, grupa docelowa eventu, jego data i lokalizacja, temat konferencji lub wydarzenia, atrakcje dla gości, budżet i wiele innych. Sprecyzowanie potrzeb zarówno firmy, jak i gości wydarzenia zdecydowanie mocno wpłynie na powodzenie całego przedsięwzięcia.

    Jeśli ciekawią Cię nasze realizacje zarówno konferencji tematycznych, jubileuszy firmy, jak i eventów wyjazdowych, sprawdź case studies, w których szczegółowo omawiamy etapy organizacji wydarzeń i ich finały.

    Jeśli chcesz podjąć z nami współpracę i zorganizować wydarzenie, które z pewnością spełni cele Twojej firmy – skontaktuj się z nami i umów się na bezpłatną konsultację! Po podjęciu z nami współpracy i przed realizacją kolejnych eventów przeprowadzamy tzw. warsztat startowy, który pełni taką samą funkcję, jak praca nad projektem z architektem, który ma wybudować dom :).

    Omawiamy wówczas wszystkie aspekty i zmienne, które mają wpływ na wydarzenie i jego efekt. Szczegółowo określamy, co ma zostać zakomunikowane eventem, do kogo jest on kierowany i jaki jest jego główny cel. Dopiero po omówieniu tych ważnych aspektów, przechodzimy do stworzenia planu wydarzenia i zajmujemy się jego profesjonalną organizacją – od znalezienia odpowiedniego miejsca, przez zorganizowanie atrakcji, po tzw. odbiór techniczny w dniu eventu. Zapraszamy do współpracy!

    Zadzwoń lub napisz!