FAQ

Pytania dotyczące współpracy:

Od czego mielibyśmy zacząć, jeśli chcielibyśmy porozmawiać o projekcie dla naszej firmy?

Od krótkiego spotkania, np. online, podczas którego zadamy Ci kilka podstawowych pytań. To od Twoich odpowiedzi i od tego, czy znajdziemy wspólny mianownik do działania zależy, czy i jakie rozwiązanie będziemy Ci w stanie zaproponować. Podczas takiego spotkania (nazwijmy je “kalibrującego”) wspólnie ocenimy, czy i jak bardzo jest nam po drodze. Twoja inwestycja na tym etapie jest niewielka, bo jest to maksymalnie 30-40 minutowa rozmowa. Czy jesteś w stanie tyle zainwestować?

Co, gdy po takiej rozmowie uznamy, że nie ma pola do współpracy?

Nie lubimy się narzucać. Jeśli podczas niej uznamy, że to co i jak robimy nie jest dla Ciebie, będzie to ostatni kontakt z Tobą i Twoją firmą. To Ty decydujesz, to Ty będziesz sędzią. My jesteśmy od tego, aby pomóc w realizacji Twoich celów biznesowych. Jeśli nie znajdziemy pola do współpracy, albo nasze procesy nie będą się ze sobą parować, również Ci o tym powiemy.

W jakich projektach z zakresu live marketingu się specjalizujecie?

W Stereomatic skupiamy się na 4 filarach działań z zakresu live marketingu:

• Jubileusze – jest to nasza flagowa usługa, w której czujemy się bardzo dobrze. Mamy tu też bardzo duże doświadczenie realizując projekty m.in. dla takich firm jak Raben, Press Glass, Phoenix Contact czy De Dietrich
• Empolyee Experience – drugi obszar naszego działania, to wszelkiego rodzaju projekty skierowane do klienta wewnętrznego tj. pracowników. W tym obszarze realizowaliśmy wydarzenia firmowe, wyjazdy, spotkania, eventy czy projekty związane z obszarem employer branding dla takich firm jak Skanska, Deichmann, C&C Partners czy Hoogwegt
• Clinets Experience – kolejny obszar, to projekty skierowane na klienta B2B. W tym zakresie zrealizowaliśmy szereg projektów za zakresu wyjazdów dla klientów (w tym zagranicę), konferencji czy działań wspierających sprzedaż w takich firmach jak T-Systems, Orlen Asfalt czy Phoenix Contact
• Public i Media Relations – w tym obszarze projektujemy i realizujemy działania wspierające komunikację zewnętrzną firmy. Tutaj mamy również bardzo duże doświadczenie przy projektach m.in. dla takich firm jak GS1 Polska, Hiab, Hoogwegt czy Raben

Za jakie obszary realizowanego projektu bierzecie odpowiedzialność?

Za wszystkie. Realizując projekty dla naszych klientów zazwyczaj bierzemy pełną odpowiedzialność za ich planowanie i produkcję, czyli działamy od A do Z. Oczywiście każdy projekt jest w pełni organizowany w ścisłej współpracy z klientem, natomiast zdecydowanie największy ciężar prac przy tego typu projektach spada na nas. Nasi klienci traktują nas niczym biuro architektoniczne, które najpierw zaprojektuje daną inwestycję, a następnie jak generalnego wykonawcę, który wybuduje całość oddając “klucze” do finalnego projektu. Analogia budowlana jest tu całkowicie uzasadniona.

Ile kosztuje organizacja eventu, wydarzenia, konferencji, wyjazdu firmowego? 

Odpowiemy jak w starym dowcipie: “to zależy”. Od czego? Od zakresu projektu, od ilości osób, do których jest skierowany, od terminu, miejsca… Od zakresu odpowiedzialności, jaka jest nam powierzona przy tym projekcie. Od czasu, jaki mamy na jego przygotowanie. Każdy element projektu ma wpływ na jego wartość. Dla przykładu w 2023 roku całościowy projektów, które realizujemy dla naszych klientów zaczyna się od około 150-200 tys. złotych netto. Realizujemy jednak również projekty o wartości miliona, dwóch, czy trzech milionów złotych. Szczegółowo możemy odpowiedzieć na to pytanie po wstępnym poznaniu założeń Twojego projektu i celów Twojej firmy.  

Ile czasu potrzebujecie na realizację takiego projektu? 

No i znowu… “to zależy”. Mało złożone projekty, na które składają się proste działania komunikacyjne i eventowe skierowane do pracowników, czy klientów B2B, jesteśmy w stanie zrealizować w ciągu 3-5 miesięcy od pierwszego spotkania z klientem. Projekty całoroczne, strategiczne, na które składa się szereg działań realizowanych w ramach tzw. kalendarza projektowego, planujemy i organizujemy w ramach wielomiesięcznych przygotowań i np. całorocznej współpracy.

Kiedy pojawiają się pierwsze koszty współpracy? 

W przypadku naszej firmy pierwsze koszty pojawiają się w momencie przystąpienia do fazy konsultingowo – projektowej. Nasza praca przypomina trochę działanie architekta, który za przygotowanie projektu pobiera wynagrodzenia. Następnie, kiedy przechodzimy do etapu wykonawczego działamy niczym generalny wykonawca tzn., że bierzemy odpowiedzialność za wszystkie etapy organizacji projektu od A do Z. Oba etapy rozliczane są oddzielnie, a ich wspólnym efektem jest kompleksowa organizacja projektu. Pierwsza rozmowa, tzw. bezpłatna konsultacja, kiedy wstępnie poznajemy cele i założenia Twojego projektu nie wiąże się z żadnymi zobowiązaniami i kosztami. 

Czy po pierwszej fazie projektowej mogę zaprzestać współpracy ze Stereomatic? 

Większość firm, które odbywają z nami Warsztat Startowy przechodzi po fazie projektowej do fazy realizacji. Zdarzają się jednak przypadki, kiedy projekt (z różnych powodów) nie jest realizowany w ogóle, albo kiedy firma po otrzymaniu od nas projektu decyduje się na samodzielną jego realizację w ramach wewnętrznych struktur firmy. Nigdy nie narzucamy modelu współpracy naszym klientom. Nawet po podpisaniu umowy na realizację dajemy klientowi furtkę na możliwość wycofania się z jego przeprowadzenia.

Czy elementem współpracy z Wami musi być zawsze organizacja eventu?

Absolutnie nie. Event to tylko jeden z elementów działań, które prowadzimy dla naszych klientów. W zależności od funkcji, jaką ma pełnić dany projekt live experience, jego forma może mieć za każdym razem inny kształt i charakter. Obecnie realizujemy działania, których “kręgosłupem” są elementy komunikacyjne, wizerunkowe, czy informacyjne, które nie mają żadnego związku z organizacją eventów. Dlaczego tak? Bo w wyniku procesu, jaki przeszliśmy z klientem wyszło nam, że taka a nie inna forma projektu najlepiej zrealizuje cele i efekty, których spodziewa się klient. Jednakże jeśli biznes danej firmy jest oparty o relacje (z klientami lub pracownikami), które są ważnym elementem DNA firmy, to wówczas event zazwyczaj pojawia się jako jeden z elementów działań.

Co się stanie, gdy moja firma nie ma rozbudowanej strategii marketingowej, czy employer brandingowej, a chcemy zorganizować projekt live marketingowy?

Zdarza się nam pracować dla firm, które dotychczas nie miały potrzeby prowadzenia rozbudowanych działań z zakresu live marketingu. Widząc jednak zmieniającą się sytuację na rynku, czują potrzebę wprowadzenia zmian w tym zakresie. Wówczas dobrym rozwiązaniem jest zrobienie kroku wstecz i stworzenie podwalin pod strategię marketingową, czy działania employer brandingowe, a dopiero potem zabranie się za organizację np. eventu dla pracowników, konferencji czy spotkania dla klientów B2B. Posiadamy kompetencje również i w tym zakresie i dlatego w wielu przypadkach pomagaliśmy już innym firmom w tym obszarze.

Jak mierzycie zwrot z inwestycji z danego projektu? Czy trzeba go mierzyć zawsze?

To zależy. Każda firma działa w innej rzeczywistości biznesowej, każda ma inne cele i innych efektów spodziewa się poprzez realizację danego projektu. Dlatego za każdym razem zmienne i wagi, którymi mierzymy zwrot z danej inwestycji określamy indywidualnie, jako adekwatne dla danej firmy i projektu. Nie zawsze jednak zwrot z inwestycji jest mierzony (bo nie zawsze jest to celem projektu), ale naszym zdaniem zawsze warto to robić.

Czy i jak mierzycie ślad węglowy generowany podczas realizowanych projektów?

Ostatnie trendy pokazują, że praca w ramach zasady “local to local” oraz mierzenie śladu węglowego danego wydarzenia, jest istotnym elementem polityki wielu firm. W ramach organizowanych projektów, już na etapie ich projektowania bierzemy pod uwagę takie elementy organizacji projektu jak np. koszt energii, która zostanie zużyta podczas eventu, czy koszt dojazdu zaproszonych gości na dane wydarzenie. Ale oczywiście nie tylko, bo w zależności od danego projektu i od oczekiwań klienta, każdy projekt jesteśmy w stanie zaprojektować w taki sposób, aby dopasować się do polityki i oczekiwań danej firmy. Mamy więc odpowiednie know-how i doświadczenie, które pozwala nam optymalizować koszy przygotowania danego projektu, którym dzielimy się z naszymi klientami, którzy oczekują takiego podejścia.

Pytania dotyczące Stereomatic

Ile wynosi wasza prowizja agencyjna za realizację eventu, projektu, konferencji itp?

Za naszą pracę nie rozliczamy się prowizyjnie. Koszty naszego wynagrodzenia są podzielone na dwie części. Pierwsza część to przygotowanie projektu wydarzenia (można to porównać do kosztów przygotowania projektu domu, inwestycji, czy budynku wraz z kosztem kompleksowego zaprojektowania jego funkcjonalności). Za każdym razem koszt przygotowania projektu jest wprost proporcjonalny do jego wielkości tj. mały projekt = małe koszty, duży (bardziej skomplikowany) projekt = większe koszty. Druga część naszego wynagrodzenia, która pojawia się po przygotowaniu projektu wydarzenia, to koszt realizacji projektu. W nim, pośród takich kosztów jak np. wynajem sali pod event, koszty cateringu, występu wykonawcy, obsługi technicznej, kosztów obsługi medialnej, czy atrakcji, oddzielnie przedstawiamy koszt naszego wynagrodzenia.

W tym przypadku nasze wynagrodzenie jest uzależnione od wielu czynników takich jak np. zakres naszej odpowiedzialności za projekt, zakres prac, czas trwania projektu, wielkość projektu itd. Za każdym razem koszt ten przedstawiamy przed rozpoczęciem prac i nie jest on liczony procentowo od wysokości budżetu, jak często robią to inne firmy organizujące eventy, które niepotrzebnie pompują budżet, aby mieć od tego wyższe “fee”. Nie pracujemy w ten sposób.

Przez cały okres realizacji projektu pracujemy z naszymi klientami na transparentnym kosztorysie, tzw. Open Booku. Daje to możliwość wglądu klienta we wszystkie koszty realizacji projektu na każdym jego etapie. Koszty te są też często konsultowane i optymalizowane w trakcie trwania projektu.

Co Was wyróżnia na tle innych firm, które np. realizują projekty z zakresu eventów i live marketingu? 

Ponieważ mamy spore doświadczenie w pracy z dużymi lub bardzo dużymi firmami z różnych branż, to mamy dużą łatwość i umiejętność wchodzenia w biznes i sytuację danego klienta. Pozwala nam to dobrze zrozumieć jego cele biznesowe i na podstawie tego zarekomendować najlepsze rozwiązania biorąc odpowiedzialność za efekt końcowy. Dodatkowo naszym wyróżnikiem jest bogate doświadczenie w obszarze marketingu B2B, który (naszym zdaniem) różni się w wielu aspektach od działań w obszarze B2C, a także w licznych projektach z zakresu employee experience. Dodatkowo posiadamy ogromną bazę case studies działań jubileuszowych największych firm w Polsce i Europie (w tym pewnie i Twojej konkurencji, albo firm pokrewnych Twojej branży).

Czy pracując nad projektami bazujecie na swoim zespole, czy na podwykonawcach? 

W modelu biznesowym, który realizujemy od ponad 15 lat działalności naszej firmy pracę nad projektem dzielimy na 2 części. Część projektowa dotycząca opracowania strategii danego projektu np. eventu, gali, jubileuszy, eventów promocyjnych, wspierających sprzedaż, employer brandingowych czy PR’owych w 100% jest realizowana przez nasz zespół. Daje to możliwość ścisłej kontroli projektu na etapie jego planowania. W drugiej części, to jest podczas fizycznej realizacji projektu bazujemy głównie na sprawdzonych i współpracujących z nami od wielu lat partnerów zewnętrznych, za których pracę i działanie odpowiadamy jak za własne. Ostatnio jednak w myśl zasady “local to local” staramy się szukać nowych partnerów, którzy w miarę możliwości, lokalnie, obsługują organizowane przez nas działania. Daje nam to możliwość zmniejszania śladu węglowego naszych projektów, a także samych kosztów organizacji.

Czy macie ofertę tego co robicie, którą mogę zobaczyć?

Oczywiście. Naszą ofertę znajdziesz na naszej stronie w dwóch zakładkach tj. Projekty B2B, gdzie znajdziesz opis naszych usług w zakresie marketingu, wsparcia sprzedaży, działań komunikacyjnych i PR. Druga zakładka tj. Projekty B2E, to oferta współpracy w zakresie skierowanych do pracowników działań employer brandingowych, team buildingowych, szytych na miarę projektów szkoleniowych, czy innych działań z obszaru emploee experience. Dodatkowo rezultaty naszej pracy możesz znaleźć w zakładce Case Studies, a także często mówimy o nich w naszym podcaście “Strategia Organizacji Eventów”.  Możesz go posłuchać

Jak dużą firmą jesteście i ile projektów realizujecie w ciągu roku?

Jesteśmy niewielką firmą, która realizuje projekty dla najlepszych firm, tzw. liderów branży. Nasza strategia skupia się na pracy dla liderów rynku, najlepszych przedsiębiorstw w danej branży, którym służymy naszym wsparciem i doświadczeniem. Nie podejmujemy się realizacji wszystkich projektów i staramy się wybierać tylko te, które przyniosą największą satysfakcję zarówno naszemu biznesowemu partnerowi, jak i nam. Dlatego w ciągu roku wraz z naszym prężnie działającym zespołem podejmujemy się maksymalnie około 8-12 dużych projektów z obszaru szeroko pojętego live marketingu oraz kilkunastu średnich i mniejszych.

Czy pracujecie dla wszystkich firm?

Zdecydowanie nie. Naszymi głównymi klientami są duże i średnie firmy, których przychody roczne zaczynają się od około 100 milionów złotych. Z naszego doświadczenia wynika, że w takich i w większych firmach, jesteśmy w stanie wypracować najlepsze rozwiązania i osiągnąć największy zwrot z inwestycji. Zdarza się nam oczywiście pracować dla mniejszych firm, ale zdecydowanie rzadziej. A jeśli nawet już, to wówczas są to najczęściej start up’y z tzw. new technologies, firmy software house itp.

Czy działacie lokalnie, czy na terenie całej Polski?

Stereomatic jest firmą działającą nie tylko na terenie Polski, ale i całej Europy. W naszym portfolio mamy zarówno projekty realizowane bezpośrednio z klientami spoza Polski np. ze Szwecji, z Finlandii, czy z Niemiec, a także projekty realizowane dla klientów z Polski, ale np. we Włoszech, Hiszpanii, Wielkiej Brytanii, Grecji, Holandii, czy Austrii. Głównie jednak skupiamy się na projektach realizowanych w naszym kraju, co stanowi około 90% naszych produkcji.

Czy możecie przed rozpoczęciem współpracy przedstawić referencje?

Nasze referencje, to nasze case studies. Każda z firm, którą znajdziesz w dziale case studies zgodziła się udzielić nam swoich rekomendacji. Jeśli potrzebujesz jednak porozmawiać bezpośrednio z przedstawicielem danej firmy, aby zdobyć opinie na temat współpracy z nami, to na odpowiednim etapie rozmów jesteśmy w stanie skontaktować Cię z nimi, abyś mógł zasięgnąć opinii na temat Stereomatic.