Organizacja Jubileuszu Firmy – Świętujemy Sukcesy i Budujemy Relacje

Czas potrzebny na organizację jubileuszu firmowego zależy od skali i złożoności wydarzenia. Zalecamy jednak zacząć przygotowania co najmniej 6–8 miesięcy przed planowaną datą imprezy. Przy bardzo dużych, wymagających projektach warto zarezerwować nawet około rok wcześniej, aby móc dopracować każdy detal i spokojnie zrealizować wszystkie etapy przygotowań.

Koszty organizacji jubileuszu firmy zależą od wielu czynników – m.in. od skali wydarzenia, liczby gości, programu atrakcji oraz lokalizacji. Po wstępnej rozmowie o Twoich potrzebach możemy przygotować orientacyjne widełki budżetowe dopasowane do założeń eventu. Pracujemy w modelu „Open Book”, czyli pełnej transparentności kosztów. Nie pobieramy prowizji procentowej od całości budżetu wydarzenia. Otrzymasz od nas szczegółowy kosztorys wszystkich elementów imprezy oraz jasno określoną stałą stawkę za nasze usługi. Wszelkie wydatki i wynagrodzenie ustalamy z góry – bez ukrytych opłat.

Dla orientacji: dotychczas organizowane przez nas jubileusze firmowe mieściły się w budżetach od ok. 200 tys. zł netto do 2 mln zł netto. Ostateczny koszt zawsze zależy od Twoich wymagań i skali projektu.

Stereomatic łączy kreatywność z myśleniem strategicznym. Nie organizujemy jubileuszu „dla samej imprezy” – dbamy o to, by wydarzenie realnie wspierało Twoje konkretne cele biznesowe, marketingowe czy employer brandingowe. Dzięki takiemu podejściu jubileusz staje się inwestycją z realnym zwrotem (np. wzmocnienie marki, pozyskanie leadów, integracja zespołu), a nie tylko jednorazowym kosztem. Nasze działania są spójne ze strategią i wartościami Twojej marki. Dbamy o integrację komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej firmy wokół jubileuszu, aby przekaz był jednolity.

Ponadto uwzględniamy aspekty odpowiedzialnego biznesu (CSR/ESG) – zależy nam, aby jubileusz Twojej firmy był nie tylko efektowny, ale i zgodny z wyznawanymi wartościami oraz zasadami zrównoważonego rozwoju.

Posiadamy bardzo zróżnicowane doświadczenie. Organizowaliśmy jubileusze firmowe zarówno dla małych, rodzinnych przedsiębiorstw, jak i dla dużych międzynarodowych korporacji. Mamy na koncie projekty kameralne (np. eleganckie spotkania na 30 osób) oraz wystawne gale dla kilkuset gości. Pracowaliśmy z firmami z wielu branż – od przemysłu i budownictwa, przez IT, po sektor usług.

W zakładce case studies znajdziesz przykłady naszych projektów jubileuszowych (m.in. dla marek Raben, De Dietrich, Phoenix Contact czy Press Glass). Każdy jubileusz miał unikalną formułę: organizowaliśmy uroczyste gale, konferencje biznesowe,  imprezy plenerowe, a nawet wydarzenia z elementami team buildingu. Zawsze dopasowujemy scenariusz i styl eventu do kultury oraz potrzeb danej organizacji.

Oczywiście. Dla nas liczy się pomysł, cel i jakość wydarzenia – a nie jego rozmiar. Organizujemy zarówno duże imprezy dla setek gości, jak i kameralne spotkania dla kilkunastu czy kilkudziesięciu osób. Nie ograniczamy się co do skali projektu. Najważniejsze jest stworzenie autentycznego, niezapomnianego eventu spójnego z tożsamością Twojej firmy. Możemy więc z równym zaangażowaniem przygotować eleganckie przyjęcie dla 30 osób, jak i wielką galę na 500 uczestników.

Tak, na Twoje życzenie chętnie udostępnimy referencje od naszych dotychczasowych klientów, którzy powierzyli nam organizację swoich jubileuszy firmowych (np. Press Glass, Raben, Phoenix Contact, Hoogwegt, Sames). Ich opinie są najlepszym potwierdzeniem jakości naszych usług. Ponadto w sekcji Case Study na naszej stronie znajdziesz opisy zrealizowanych jubileuszy, które również mogą posłużyć za referencje i inspirację.

Tak, to możliwe. Jesteśmy elastyczni i dopasujemy zakres współpracy do Twoich potrzeb. Możesz zlecić nam samo opracowanie koncepcji i planu jubileuszu Twojej firmy, nawet jeśli realizację całego wydarzenia zamierzasz powierzyć komuś innemu lub zająć się nią wewnętrznie. Jesteśmy otwarci na różne modele współpracy. Zależy nam przede wszystkim na budowaniu zaufania, dlatego zawsze proponujemy realne rozwiązania zamiast obietnic bez pokrycia.

Zawsze zaczynamy od dokładnego poznania Twojej firmy – jej historii, wartości oraz strategicznych celów. Organizujemy warsztaty i analizujemy informacje, aby zrozumieć DNA marki i priorytety biznesowe. Na tej podstawie zespół kreatywny Stereomatic opracowuje koncepcję jubileuszu. Dbamy o to, by proponowane pomysły były atrakcyjne i zapadające w pamięć, a równocześnie spójne ze strategią komunikacji, wizerunkiem Twojej firmy oraz ustalonymi celami biznesowymi. Każde rozwiązanie, które sugerujemy, ma wspierać konkretne obszary działalności – np. marketing, sprzedaż czy employer branding – w zależności od tego, jakie priorytety wyznaczymy wspólnie dla Twojego jubileuszu.

Nie korzystamy z gotowych, szablonowych rozwiązań. Każdy jubileusz planujemy indywidualnie, w oparciu o dogłębne poznanie Twojej firmy oraz celów wydarzenia. Opracujemy unikatową koncepcję, która odzwierciedli charakter i historię Twojej organizacji. Następnie przedstawimy Ci szczegółowy plan obchodów, który obejmuje m.in. motyw przewodni, scenariusz uroczystości, oprawę wizualną oraz dopasowane atrakcje.

Przykładowe atrakcje i elementy programu jubileuszu firmy: Klasyczne prezentacje multimedialne czy wystawy pamiątek obrazujące historię firmy. Innowacyjne rozwiązania, takie jak interaktywne instalacje, mapping 3D czy inne efektowne pokazy multimedialne. Elementy storytellingu – np. angażujące filmy, przemówienia lub pokazy, które ożywiają ważne wydarzenia z dziejów firmy.

Zawsze dbamy o to, aby forma prezentacji historii pasowała do kultury Twojej firmy i profilu gości. Kluczowa jest autentyczność przekazu – prawdziwa opowieść o firmie angażuje uczestników najbardziej.

Tak, zajmiemy się wszystkim kompleksowo. Zapewniamy pełne wsparcie na każdym etapie organizacji jubileuszu firmowego. Pomożemy Ci wybrać idealną lokalizację, dopasowaną do charakteru eventu, liczby gości i Twoich oczekiwań. Zajmiemy się organizacją cateringu, transportu, oprawy technicznej oraz innych usług – negocjujemy warunki z dostawcami i koordynujemy ich pracę. Przygotowujemy szczegółowy harmonogram działań i pilnujemy terminów oraz jakości realizacji.

Nasz zespół dopilnuje najdrobniejszych detali, abyś Ty mógł skupić się na świętowaniu razem z gośćmi.

Mamy duże doświadczenie w reagowaniu na nieprzewidziane zdarzenia. Zawsze opracowujemy plan awaryjny i dysponujemy sprawdzonymi procedurami na wypadek różnych komplikacji. Nasi specjaliści czuwają na miejscu wydarzenia, gotowi do szybkiej reakcji – tak, aby ewentualne problemy nie zakłóciły przebiegu imprezy. Kładziemy również nacisk na proaktywną komunikację z Tobą i pełną transparentność naszych działań w sytuacjach kryzysowych.

Profesjonalna komunikacja z gośćmi przed jubileuszem jest kluczowa dla wysokiej frekwencji i zaangażowania – i tym również możemy się zająć. Zaplanujemy i poprowadzimy pełną kampanię komunikacyjną Twojego jubileuszu firmowego, aby jak najwięcej zaproszonych osób wzięło udział i aktywnie uczestniczyło w wydarzeniu.

Zaproszenia i rejestracja: Przygotujemy atrakcyjne zaproszenia (drukowane oraz elektroniczne) i zajmiemy się ich dystrybucją. Możemy uruchomić dedykowaną stronę wydarzenia lub formularz RSVP, aby sprawnie zarządzać listą gości i potwierdzeniami udziału.

Przypomnienia i informacje: Wyślemy gościom personalizowane przypomnienia (np. e-maile, SMS-y) o zbliżającym się evencie oraz bieżące informacje organizacyjne. Będziemy na bieżąco odpowiadać na pytania uczestników, dbając o ich pełne poinformowanie.

Po wydarzeniu: Pomożemy w wysyłce podziękowań dla uczestników oraz w zebraniu ich opinii (ankiety feedbackowe). Dzięki temu podtrzymamy pozytywne emocje po jubileuszu i zbierzemy cenne informacje na przyszłość.

Taka kompleksowa obsługa zaproszeń i komunikacji sprawia, że goście czują się dopieszczeni informacyjnie, a Ty masz pewność wysokiej frekwencji na wydarzeniu.

Tak. Chętnie wzbogacimy Twój jubileusz firmowy o nowoczesne technologie, które uatrakcyjnią wydarzenie i zwiększą zaangażowanie uczestników. Poniżej przykłady rozwiązań technologicznych, jakie możemy zastosować:

Interaktywne multimedia: Stanowiska z interaktywnymi instalacjami, ekrany dotykowe, pokazy multimedialne czy efektowny mapping 3D, które zachwycą gości.

Wirtualna rzeczywistość (VR) i AR: Strefy VR lub elementy AR, pozwalające uczestnikom przenieść się w wirtualny świat związany z tematyką jubileuszu lub wspólnie tworzyć coś interaktywnego.

Aplikacje mobilne: Dedykowana aplikacja eventowa, dzięki której goście mogą np. sprawdzić harmonogram, brać udział w live quizach, głosować w konkursach czy udostępniać zdjęcia – wszystko to integruje uczestników z przebiegiem imprezy.

Transmisje online i social media: Streaming na żywo dla osób, które nie mogą przybyć osobiście, oraz integracja z mediami społecznościowymi (np. live chat lub wyświetlanie wpisów gości na ekranie), co poszerza zasięg wydarzenia.

Wszystkie te rozwiązania tworzą unikalne doświadczenia i dodatkowe możliwości interakcji. Jesteśmy otwarci na wdrażanie niestandardowych, pionierskich pomysłów technologicznych (w tym z wykorzystaniem AI) – jeśli masz własną wizję atrakcji, chętnie pomożemy ją zrealizować.

Nasza wstępna oferta (propozycja) zwykle obejmuje: wstępny zarys koncepcji wydarzenia, propozycję formatu eventu (np. gala, piknik, konferencja itp.), orientacyjny harmonogram przygotowań, szacunkowy budżet z wyszczególnieniem głównych pozycji kosztowych, zakres usług Stereomatic w ramach projektu, warunki współpracy – w tym model rozliczenia „Open Book” oraz etapy płatności.

Dzięki takiej ofercie od początku wiesz, czego się spodziewać i na jakich zasadach będziemy współpracować. Pamiętaj, że dokładne koszty zawsze kalkulujemy indywidualnie w zależności od specyfiki projektu.

Już na etapie planowania, wspólnie z Tobą definiujemy mierzalne cele biznesowe, które jubileusz ma osiągnąć. Następnie, po zakończeniu wydarzenia, badamy rezultaty i stopień realizacji tych założeń. Stosujemy różnorodne metody, aby zmierzyć sukces jubileuszu: ankiety satysfakcji wśród uczestników, analizę aktywności w mediach społecznościowych i relacji w mediach branżowych, wskaźniki frekwencji oraz poziomu zaangażowania gości, obliczenie zwrotu z inwestycji (ROI) na podstawie ustalonych wcześniej kryteriów.

Na tej podstawie otrzymujesz od nas obiektywne dane podsumowujące efekty wydarzenia. Możesz dokładnie ocenić, w jakim stopniu jubileusz spełnił swoje zadania i jaki miał wpływ na firmę.

Tak. Po zakończeniu jubileuszu przygotowujemy szczegółowy raport podsumowujący wydarzenie. Zawiera on m.in. analizę przebiegu imprezy, stopień realizacji założonych celów, zebrane opinie uczestników (np. wyniki ankiet) oraz nasze wnioski i rekomendacje na przyszłość.

Taki raport to dla Ciebie cenne źródło wiedzy – pozwoli Ci dokładnie ocenić rezultaty jubileuszu i wykorzystać te informacje przy planowaniu kolejnych inicjatyw (np. następnych eventów firmowych czy działań marketingowych).

Po podpisaniu umowy otrzymasz od nas szczegółowy harmonogram przygotowań do jubileuszu. Uwzględnimy w nim wszystkie kluczowe etapy i terminy – od koncepcji i rezerwacji głównych elementów, po próby generalne tuż przed wydarzeniem. Nad przebiegiem prac czuwa dedykowany opiekun projektu, który będzie Cię na bieżąco informował o postępach. Ustalimy wspólnie dogodne kanały komunikacji, np. cotygodniowe spotkania statusowe (na żywo lub online) oraz regularne raporty mailowe.

Możemy także udostępnić Ci nasz plan projektowy w narzędziach takich jak Google Docs czy Asana, aby zapewnić Ci stały wgląd w aktualny status przygotowań.