7 błędów, których nie warto popełniać przy organizacji pikniku firmowego

Jak zorganizować piknik firmowy dla swoich pracowników, ich rodzin lub klientów? Jakich błędów nie warto popełniać podczas organizacji pikników firmowych? Jak zaangażować uczestników pikniku firmowego, aby spotkanie było atrakcyjne i ciekawe? Jeśli zadajesz sobie te i inne pytania, to część odpowiedzi znajdziesz w poniższym tekście.

Ten artykuł przeczytasz w 11 minut

Z tego artykułu dowiesz się:

  • jak dobrze przygotować się do organizacji imprezy integracyjnej dla swoich pracowników i ich rodzin
  • jak wykorzystać organizację pikniku firmowego w strategii employer brandingowej firmy
  • jakie są wady i zalety organizacji pikniku firmowego
  • jak podejść do kwestii organizacji i bezpieczeństwa podczas eventu firmowego dla pracowników, ich rodzin i dzieci
  • co zrobić, aby organizacja pikniku firmowego przyniosła zwrot z inwestycji, a nie była jedynie kosztem

Najczęstsze błędy na piknikach dla pracowników

W wielu firmach, z którymi rozmawiam, zazwyczaj piknik firmowy nie jest eventem, który traktowany jest wystarczająco poważnie. I nie chodzi mi tylko o czasami naprawdę śmiesznie niskie budżety, które są wydawane na ich organizację, ale przede wszystkim o znaczenie pikników firmowych w corocznym eventowym kalendarzu przedsiębiorstw. Najczęściej pikniki firmowe traktowane są jak piąte koło u wozu. Jeśli w ogóle są organizowane.

Oto zebrane przez mnie najczęstsze błędy, które moim zdaniem popełniają firmy zlecające organizację pikników firmowych agencjom eventowym. Podkreślę, że nie jest to żadna wiedza tajemna, ale za to bardzo praktyczna, która wynika zarówno z otrzymywanych przez moją agencję briefów, jak i z wielu odbywanych przeze mnie rozmów na temat organizacji pikników firmowych.

1. Brak powiązania imprezy ze strategią employer brandingową firmy

Z moich obserwacji wynika, że większość firm nie ma żadnej idei, jak powiązać organizowany event dla pracowników, ich rodzin i dzieci z polityką HR’ową przedsiębiorstwa. Powiem więcej, bardzo dużo firm nie wie, że w ogóle można to zrobić. Nie ma pomysłu, koncepcji, wiedzy na ten temat. Szkoda!

Niewiele firm z jakimi rozmawiam zadaje sobie pytanie, po co robimy piknik firmowy? Co ma to dać nam i naszym pracownikom? Co chcemy przez niego im powiedzieć? Jaki komunikat chcemy wysłać do naszych pracowników i ich rodzin? Jaki cel chcemy osiągnąć? Dlaczego w ogóle wydajemy na to pieniądze?

Jeszcze raz napiszę, że szkoda, bo przecież każdy marketingowiec, PR’owiec i HR’owiec wie, że  przemyślany i przygotowany piknik firmowy, może być np. doskonałą wizytówką firmy. Może być narzędziem, za pomocą którego firma zaprezentuje się, jako potencjalny pracodawca, partner biznesowy, czy dostawca.

Ma to szczególne znaczenie w dzisiejszych czasach, gdy w wielu regionach Polski trwa wręcz walka o pracowników, którzy mogą przebierać i wybierać w ofertach pracy. W takim przypadku organizowane w firmie eventy, mogą być wyróżnikiem przedsiębiorstwa na tle innych w danym mieście i regionie.

2. Mydło i powidło

Moim zdaniem wiele firm traktuje piknik firmowy, jako event, podczas którego nie warto, a nawet nie jest wskazane, aby wybitnie skupiać się na programie i scenariuszu wydarzenia. Najczęstszy przypadek zapytania na piknik firmowy, jaki dostajemy to przysłowiowe “czyszczenie lodówki”. Do jednego wora wrzuca się różne atrakcje, które nie są ze sobą w żaden sposób powiązane w spójną całość, czy jakiś złożony pomysł lub koncept.

Nie chodzi mi o tzw. motyw przewodni pikniku firmowego, który może być taki, albo inny. Chodzi raczej o to, co się dzieje dookoła. Bo nie ma znaczenia, czy Twoja impreza zorganizowana jest w konwencji “Piraci z Karaibów”, czy “Kraina Lodu”, albo na postawie innego ‘super kreatywnego’ pomysłu. Chodzi raczej o to, że tzw. dodatki są praktycznie zawsze takie same. W myśl zasady: ma być dużo i dla wszystkich. A poza tym najbardziej podobają się nam te piosenki, które już słyszeliśmy.

Na koniec pytanie retoryczne. Czy dużo zawsze znaczy dobrze? A może lepiej mniej, ale bardziej… No właśnie, co bardziej?

3. Bagatelizowanie znaczenia obecności dzieci na pikniku firmowym

Na palcach jednej ręki policzyłbym sytuacje, w których w briefie na organizacje pikniku firmowego otrzymałem pełną i sprawdzoną informację o ilości i wieku dzieci, które zostaną zaproszone na wydarzenie.

Mam nawet wrażenie, że osoby organizujące piknik firmowy podchodzą do tematu dzieci jak pies do jeża. Dzieci będą, ale nie wiemy ile. W jakim wieku? No nie wiemy. A z pana doświadczenia wynika, że ile dzieci pojawia się na eventach? – podobne pytania słyszę bardzo często.

Dlaczego dla organizatora pikniku firmowego, któremu chcesz zlecić organizację Twojego eventu, jest to tak bardzo ważne? Bo brak szczegółowej wiedzy na ten temat może doprowadzić do niezłego zamieszania.

Przykład: Pamiętam sytuację z jednej z organizowanych na początku mojej eventowej kariery imprez, gdzie brak informacji o liczbie dzieci z danych grup wiekowych spowodował złe rozplanowanie ilości atrakcji, w których mogłyby one wziąć udział. W telegraficznym skrócie popyt przewyższył podaż.

Już po fakcie okazało się, że do atrakcji dla maluchów w wieku 1-4 lat był dziki tłok i gigantyczne kolejki, a atrakcje dla dzieci starszych (5-8 i 9-12) świeciły pustkami. Wszystko przez to, że dział HR’u, który odpowiadał za organizację spotkania z ramienia klienta, nie zebrał wystarczającej informacji o ilości i wieku dzieci.

Czy pytałem się o to? Tak i to wiele razy. Czy mówiłem, dlaczego jest to bardzo ważne? Tak, jednak temat zbagatelizowano, założenia okazały się błędne, a pieniądze przeznaczone na dane atrakcje źle rozplanowane.

Była jeszcze druga kwestia. Otóż dział HR nie powiedział mi również o ilości dzieci w wieku 0-1. Dlatego ponad 60 mam nie miało miejsca, ani możliwości, aby spokojnie przewinąć, czy nakarmić piersią swoje maleństwo. Firma uznała, że wydanie pieniędzy na specjalne stanowiska dla mam nie ma sensu.

Najbardziej ucierpieli na tym jednak uczestnicy spotkania, którzy zamiast wziąć udział w wartościowym wydarzeniu, stali w kolejkach z wyjącymi dziećmi, które po prostu chciały fajnie spędzić czas. Za to inni rodzice smarowali pupy swoich dzieci kremem, na które z każdej strony leciał kurz z ponad 1000 osób, które dokoła, w 30 stopniowym upale, przemieszczały się po zapiaszczonym i suchym terenie. Trawy nie było, ale dobrze, że chociaż był cień.

Piknik rodzinny dla pracownikow

4. Bagatelizowanie ryzyka złych warunków atmosferycznych

Podczas organizacji pikników firmowych nadal niewiele firm zwraca należytą uwagę na kwestie bezpieczeństwa uczestników wydarzenia. Niby się o tym mówi, niby jest to ważne, ale w trakcie przygotowań do organizacji eventu niestety bardzo niewiele czasu i uwagi poświęcamy rozmowom na temat tego, co na pikniku firmowym może się wydarzyć. Firmy najczęściej próbują nam wmówić, że musimy ciąć koszty, a przecież nic się nie wydarzy, bo jeszcze się nie wydarzyło. I najczęściej faktycznie nic się na szczęście nie wydarza. Ale do czasu…

I o ile zdziwienia nie budzi już konieczność uwzględnianie w budżecie kosztów karetki, czy ochrony, to np. próby przekonywania do zabezpieczenia terenu przed deszczem, wiatrem, czy burzą, nadal spotykają się z bardzo dużym oporem.

Przykład: Dwa lata temu zrezygnowaliśmy z realizacji dużego i wysokobudżetowego wydarzenia, w którym udział miało wziąć ponad 1000 pracowników jednej z firm, plus tyle samo dzieci  i osób towarzyszących, a nawet psy. Łącznie około 2500-3000 osób i kilkadziesiąt czworonogów.

Klient jednak zdecydował, aby nie inwestować w namioty. Powiedziano nam nawet, że “Kiedy my organizujemy eventy, to zawsze jest ładna pogoda i świeci słońce”. Dlatego z budżetu wycięto nam wszystkie koszty związane z zabezpieczeniem miejsca eventu na wypadek niepogody. Zero namiotów, praktycznie zero zadaszeń, tniemy co się da, natomiast całość pakujemy w atrakcje. Tych jest sporo, bo miało być na bogato. Trudno zaprzeczyć, że było…

Z drugiej jednak strony firma bardzo nas naciskała, abyśmy w umowie zapisali klauzulę, na podstawie której, jeśli pogoda nie dopisze i przyjdzie mniej ludzi, to oni zapłacą tylko za tych, którzy się pojawili. Nawet, jeśli pogoda popsuje się w ostatniej chwili, to i tak my, a nie oni bierzemy odpowiedzialność za nie odbycie się tego czy innego elementu programu. Za catering płacą również tylko za ten, który zostanie wydany.

Na zapis się nie zgodziliśmy i dzięki Bogu. Firma wybrała inną agencję, która podjęła się wyzwania i… W dniu wydarzenia z ciekawości pojechałem na miejsce eventu sprawdzić co się dzieje. Mimo tego, że był to czerwiec, to kilka dni wcześniej pogoda mocno się popsuła. Temperatura spadła do 13 stopni, padało, wiał silny wiatr. A miejsce wydarzenia, mimo koncertu dużej gwiazdy rodem z Festiwalu Piosenki w Opolu, licznych atrakcji i całkiem fajnie przemyślanego programu świeciło pustkami, bo pracownicy przestraszyli się pogody. Wiele atrakcji się po prostu nie odbyło. Było mi przykro.

Niestety, sytuacji w których podczas tworzenia oferty pikniku firmowego firmy przeznaczają odpowiedni budżet na namioty eventowe, zabezpieczenia na wypadek niepogody, a także zaplanowanie programu w taki sposób, aby nawet gdyby padało, wiało, a nawet przeszła burza, wszystko odbyło się bez strat i zakłóceń, mamy bardzo, ale to bardzo niewiele.

Zazwyczaj kończy się to próbą przekonania nas, żebyśmy “coś wymyślili” i bagatelizowaniem konieczności ponoszenia kosztów na zabezpieczenia, które suma summarum mają zagwarantować bezpieczeństwo uczestników imprezy. W tym na przykład dzieci.

5. Kiepskie, żeby nie powiedzieć podłe jedzenie

Kolejka do grilla. W menu kiszka, kaszanka, karkówka, kiełbaski. Wszystko mocno przyprawione, aby nie było czuć, że mamy do czynienia niestety z niepierwszego sortu jadłem. Do tego mocno przypieczonym. Ma być dużo i tanio. A zresztą, kto przy 3000 osobach w ogóle się skapnie? Do tego piwo na talony. Też zresztą podłe. Dla dzieci popcorn, wata cukrowa, drożdżówki i lody. Nic poza tym.

Jeśli organizujesz piknik firmowy dla swoich pracowników, to wiedz, że takie podejście do jedzenia moim zdaniem już nie wystarczy! Ludzie nie są głupi, za to są coraz bardziej wymagający. Firma, która na firmowym pikniku podaje swoim pracownikom kiepski catering, pokazuje im w ten sposób, co sądzi na ich temat. Jak traktuje swoich Klientów Wewnętrznych, swoich pracowników, którym tyle zawdzięcza i tak bardzo dziękuje.

Wiele firm zapomina, że jedzenie to bardzo wdzięczny i ciągle niezwykle modny temat. Dlaczego więc w czasie pikniku firmowego nie zrobić na przykład warsztatów gotowania, w których wezmą udział rodzicie i ich dzieci? W dodatku niech wszystko będzie zdrowe, kolorowe, ciekawe, a do tego edukacyjne. Do tego wszystkiego Twoi pracownicy spędzą ciekawie czas ze swoimi dziećmi, a przy okazji nauczą się czegoś o gotowaniu, zrównoważonym rozwoju, diecie i zdrowiu.

Pomysłów można mnożyć bez końca. Wystarczy chcieć. Tylko, albo aż.

6. Rutyna i sztampa.

Nie lubię organizować pikników firmowych. Jest to forma wydarzenia, którą uważam za najmniej wdzięczną. Ale nie dlatego, że nie chcę ich robić. Raczej dlatego, że do tej pory zdarzyło mi się dosłownie kilka razy stanąć na drodze firmy, której bardzo chciałem taki event zorganizować. Jaki?

Mądry, angażujący, edukacyjny, zabawny, rodzinny, nastawiony na współpracę, poznanie, rozwojowy, pachnący, kolorowy, ekologiczny, zrównoważony, wesoły… Mógłbym tak pisać jeszcze trochę.

Dlatego strasznie żałuję, że wiele firm z którymi rozmawiam, ma takie, a nie inne podejście do organizacji eventów dla pracowników. W tym do organizacji pikników firmowych. Jest mi niezwykle ciężko, gdy będąc na spotkaniu okazuje się, że nie ma o czym rozmawiać, bo i tak wygrają dmuchańce i malowanie buziek, szczudła i kolejki po piwo. Na scenie Bajm, a często bardzo chętnie również Disco Polo. Nie kręci mnie to. Nie robię takich eventów.

Z drugiej strony te same firmy wydają dużo pieniędzy na wypasione spotkania z klientami. Ale przecież pracownik, to taki sam klient. Tyle że wewnętrzny. Dla wielu firm, z którymi rozmawiam, nadal piknik firmowy ma znaczenie drugorzędne. Żeby nie powiedzieć marginalne.

Kurcze, a wystarczyłaby zmiana podejścia i nastawienia, a mogłoby się zmienić naprawdę wiele. I naprawdę nie zawsze chodzi o pieniądze. A jeśli nawet, to może warto się lepiej skupić nie na tym ile to kosztuje, ale raczej jaki będzie zwrot? Wszystko zależy jednak od tego, czy piknik firmowy oznacza dla Ciebie koszt, czy inwestycję?

7. Brak prospecitingu i analizy rynku

Dlaczego tak się dzieje, że przychodząc do jednej, drugiej, trzeciej firmy, odbijam się od ściany? Bo osoby z działów marketingu, PR’u, HR’u, z którymi rozmawiamy, mając sprawdzonych lokalnych dostawców, którzy od lat obstawiają im pikniki firmowe, często w ogóle nie analizują tego, co się dzieje na rynku.

A wystarczyłoby wychylić głowę zza miedzy, pojechać na jedną czy drugą konferencje, poczytać to i owo. A nie zakładać, że jak od 10 lat pracujesz z tą samą firmą, która co roku dostarcza Ci te same dmuchańce, scenę i zespół coverowy, to jest to najlepsze co mogło Cię spotkać. Wiem, że Ci się nie chce. Nawet Cię rozumiem…

Jednak prospecting, dotyczy również weryfikacji przez firmy rynku eventowego. Działy marketingu, PR’u, czy HR’u powinny analizować sytuację na rynku agencji organizujących eventy firmowe, pikniki, spotkania integracyjne i team buildingowe. Warto by było, aby również analizowały trendy szukając inspiracji np. w eventowych realizacjach zagranicznych, z których można czerpać naprawdę wielkimi garściami. Po co? Sam sobie odpowiedz na to pytanie.

Skąd na to wszystko znaleźć czas? W dodatku, gdy tego rodzaju działania wymagają często partnerskiej współpracy działu marketingu, HR’u, kadr, a często również zaangażowania zarządu danej firmy. A jak wiadomo Panowie Prezesi mają ważniejsze rzeczy na głowie. Co tam piknikiem będą sobie ją zawracać!

Jednak aby udało się stworzyć coś naprawdę wartościowego, to potrzeba zaangażowania całej firmy. To nie jest tak, że agencja, która Cię nie zna, przygotuje Ci coś ot tak, po prostu, położy na stole i powie “Będzie pan zadowolony”.

 

Podsumowanie

Czy mam pomysł na wymarzony piknik firmowy? Jasne i to nie jeden. Nie jest to jednak ważne. Najważniejsze jest to, czy Ty chcesz do tego podejść inaczej niż dotychczas? Czy chcesz coś zmienić i poprawić? Jak będąc osobą odpowiedzialną za organizację eventów, pikników firmowych, wydarzeń integracyjnych, szkoleń w Twojej firmie, a może będąc jej właścicielem, albo prezesem, podchodzisz do tematu wydarzeń dla swoich pracowników?

Czy w eventach widzisz szansę rozwoju swojego przedsiębiorstwa? Czy jest to dla Ciebie narzędzie, dzięki którym będziesz mógł poprawić np. komunikację w Twojej firmie? Pozwolić ludziom lepiej się poznać? Ale tak naprawdę poznać, a nie tylko “integrować się” przy piwku i karkówce, słuchając zespołu coverowego.

Jeśli mierzysz się z planem organizacji pikniku firmowego dla swoich pracowników i szukasz kompleksowego doradztwa w tej sprawie, umów się na bezpłatne konsultacje i opowiedz nam o swoich oczekiwaniach, planach i wyzwaniach.

Kamila Watras - Haftkiewicz

Lodołamacz Schematów / Współwłaściciel Stereomatic

Uważa, że 5 minut planowania oszczędza godzinę pracy. Zwolenniczka optymalizacji przestrzeni i procesów. Absolwentka stosunków międzynarodowych na wrocławskim Uniwersytecie Ekonomicznym. Doświadczenie zdobywała m.in. otwierając restaurację, czy koordynując najemców na budowach galerii handlowych. Wraz ze swoim mężem Damianem od 2008 roku prowadzi Agencję Stereomatic, a od 2018 roku również e-commerce RedPike.pl - jedną z najbardziej rozpoznawalnych marek na rynku wędkarskim. Wspólnie z Damianem tworzy podcast E Com On, w którym opowiadają o swoim praktycznym doświadczeniu z dziedziny marketingu, eventów i e-commerce. Wraz z dwiema niesamowitymi córkami Alą i Kają, mieszkają we Wrocławiu w zaprojektowanym przez Kamilę mieszkaniu. Miłośniczka gór i rowerowych wycieczek. Lubi czytać reportaże i chodzić z mężem do teatru.

Porozmawiajmy

Jeśli jesteś w trakcie planowania wymarzonego pikniku firmowego dla swoich pracowników, a ten artykuł wydał Ci się interesujący, umów się na bezpłatną konsultacje telefoniczną, aby przekonać się, czy nasza wiedza może pomóc w Twoich wyzwaniach.

Wyślij zapytanie

Skontaktuj się z nami