Jakich błędów nie wolno popełniać tworząc budżet eventowy

Ile kosztuje zorganizowanie eventu? Na co zwrócić uwagę przygotowując budżet na organizację konferencji, kongresu czy spotkania integracyjnego dla pracowników? Jak to wszystko dobrze policzyć, aby uwzględnić wszystkie elementy wydarzenia? Jak nie przepalić budżetu na event? Jeśli zadajesz sobie podobne pytania, to na ich część znajdziesz odpowiedzi w tym artykule.

Ten artykuł przeczytasz w 9 minut

Z tego artykułu dowiesz się:

  • jak zabrać się do tworzenia budżetu eventowego
  • jak dobrze przygotować i policzyć budżet dla zarządu firmy
  • jakie błędy są najczęściej popełniane przy tworzeniu budżetów na eventy
  • na co zwrócić uwagę licząc koszty organizacji konferencji, spotkania integracyjnego czy jubileuszu firmy

Jakich błędów lepiej nie popełniać tworząc budżet eventowy

Parę dobrych lat temu moi bliscy znajomi postanowili wybudować sobie dom. Kupili działkę, która wydawała im się atrakcyjna, a jakiś czas później projekt, który ich zdaniem był fajny, ładny i ciekawy.

Potem nie było już tak różowo. Okazało się, iż działka jednak nie leży w lokalizacji, w której chcieliby mieszkać. Do tego projekt domu nie spełniał funkcji, jakie chcieli uzyskać. Nie dość, że okazał się zbyt kosztowny w realizacji, to dodatkowo przerabianie go pod wymiary działki i warunki zagospodarowania przestrzennego (bo tych nie wzięli oczywiście pod uwagę), pochłonęłyby tyle czasu i pieniędzy, że lepiej było zrobić nowy projekt od zera.

Jak się domyślasz historia ta nie zakończyła się zbyt szczęśliwie. Stres, nerwy, zmarnowany czas i pieniądze spowodowały, że moi znajomi postanowili się… rozwieść! Nie mogli dojść do porozumienia, czyja wizja wspólnego domu jest właściwa. W dodatku konflikt przeniósł się na inne dziedziny życia, a rozbieżność zdań między nimi była tak wielka, że mimo zewnętrznych mediacji, rozmów i naprawę wielu prób dojścia do konsensusu, nie udało się im uratować związku, w którym… Niestety ucierpiały również ich dzieci.

Dlaczego porównuję organizację eventu, do budowy domu?

Pewnie widziałeś w swoim życiu wiele domów, które mimo tego, że są zamieszkane, to od wielu lat stoją niewykończone. Nie mają ogrodzenia, tynku, straszą bałaganem dookoła. Mają za to skomplikowane dachy, fikuśne kolumienki, oryginalne okna “na wymiar”, albo inne wspaniałe dodatki, które choć były kosztowne w budowie, to nie wniosły nic wybitnie wartościowego do funkcji, jaką dla ich mieszkańców miał pełnić ów budynek.

Pewnie widziałeś też sporą ilość niezamieszkałych pustostanów, które od lat czekają na wykończenie, strasząc porastającymi je dookoła chaszczami. Przed rozpoczęciem inwestycji ich właściciele źle oszacowali swoje możliwości finansowe i w trakcie budowy okazało się, że wzięli pod uwagę niby wszystko, ale nie to, ile ich pomysły będą kosztować. No i inwestycja stanęła.

Ja natomiast widziałem wiele eventów, na które wydano mnóstwo pieniędzy, które w żaden sposób nie przyniosły firmom, które były ich organizatorami, jakiegokolwiek zwrotu z inwestycji. Bo według mnie event jest inwestycją, która powinna się w ten czy inny sposób zwrócić.

Widziałem też wiele firm, które miały ogromne oczekiwania i wyobrażenia co do efektu, jaki chciały osiągnąć. Poświęciły mnóstwo czasu na briefowanie agencji, zbieranie pomysłów i analizowanie ofert, zamiast skupić się na celach, które event ma zrealizować. Suma summarum czas poświęcili, ale do eventu żadnego nie doszło. No bo jak miało dojść?

Jakie są najczęstsze powody takiego stanu rzeczy? Moje przemyślenia wypływają z kilkunastoletniego doświadczenia, którym dzielę się dziś z Tobą. Jeśli jesteś dyrektorem marketingu, public relations czy działu HR, albo jesteś prezesem czy właścicielem firmy i zastanawiasz się, ile powinieneś przeznaczyć na planowany event dla swoich pracowników, czy konferencję dla klientów, a może na jubileusz Twojej firmy, to powinno Cię to zainteresować.

Brak powiązania eventu ze strategią firmy

Czy wiesz, jak moim zdaniem firmy najczęściej zabierają się do szukania ofert na organizację eventu? Rozsyłają jałowe i mało konkretne zapytania do kilkunastu (kilkudziesięciu!) agencji, które znajdą w Google. Oferty po jakimś czasie spływają, zbiera się grupa osób i ogląda je robiąc przy tym mądre miny licząc, że “coś im wpadnie w oko”.

W ten sposób tworzą swój plan i budżet eventowy zaczynając od wykończeń, zdobień, sztukaterii, a zapominając o fundamentach, na jakich wydarzenie ma stać. I taki event się niestety najczęściej “przewraca”.

Moim zdaniem, jeśli chcesz zorganizować jakiekolwiek wydarzenie (rodzaj eventu nie ma tu żadnego znaczenia, pod warunkiem, że podchodzisz do niego jak do inwestycji, a nie jak do kosztu) i zastanawiasz się, czy warto jest wydać takie lub inne pieniądze, to przede wszystkim musisz sobie odpowiedzieć na pytanie: Po co?

Jeśli nie widzisz powiązania celów Twojej firmy w wymiarach biznesowych, employer brandingowych, marketingowych, PR’owych, czy sprzedażowych z planowanym przez Ciebie wydarzeniem, to sam sobie odpowiedz na pytanie, czy warto jest wydawać pieniądze na jakikolwiek event?

Wyznaję zasadę, że 5 minut planowania oszczędza godzinę czasu. A zainwestowanie czasu w proces dochodzenia do odpowiedzi na jak najwięcej pytań pt. Po co….?, oszczędza mnóstwo pieniędzy.

I moim zdaniem właśnie w tym aspekcie najwięcej firm marnuje je, nie odpowiadając w ogóle, albo nie dostatecznie dokładnie na pytanie Po co…?

Złe założenia i oparcie ich na niesprawdzonych informacjach

Kilka lat temu prezes jednej z firm praktycznie wyrzucił mnie za drzwi, gdy próbowałem go przekonywać (niestety nieefektywnie), że zakładany przez niego budżet, który chciał przeznaczyć na rocznicę swojej firmy, jest nierealny, a event tym samym niemożliwy do zrealizowania.

Pan prezes był oburzony tym, że mam czelność mieć inne zdanie niż on, gdyż swoją wiedzę i “założenia budżetowe” oparł o dane uzyskane od swojego kolegi, prezesa innej firmy, który… Trochę wcześniej również organizował jubileusz i… Powiedział mu, że można to zrobić za tyle i za tyle!

I nie ważne, że ilość osób była inna, inne były założenia, inne miejsce, scenariusz, program itd. Ważne było to, że pan prezes zdobył taką informację od innego prezesa i na niej oparł swoją wiedzę o świecie.

Dla niego nie ja, ale jego kolega był ekspertem i doradcą. Ja natomiast byłem złodziejem. No cóż… Takie przykłady mogę mnożyć w nieskończoność, tylko… Po co? 🙂

Pośpiech i tworzenie budżetu na ostatnią chwilę

Bardzo częstym powodem tworzenia złych budżetów eventowych, jest robienie ich na kolanie i na ostatnią chwilę. Robi się więc budżety z tzw. czapy, bo jakieś założenia przecież zrobić trzeba.

Wielu prezesów, właścicieli, czy dyrektorów marketingu, z jakimi przychodzi mi rozmawiać, zakłada po prostu, że da się to zrobić za tyle i tyle, a dopiero potem zadają sobie pytanie, co można właściwie za to zrobić? I najczęściej okazuje się, ze zupełnie nie ma to związku ze wstępnymi oczekiwaniami.

I tak jak mamy budowlane straszydełka w postaci niewykończonych domów, tak potem oglądam zdjęcia z eventowych potworków, które na długo zapadną w pamięć ich uczestników. Oczywiście w pejoratywnym tego słowa znaczeniu.

Przeładowany program i zbędne wodotryski

Kolejny bardzo częsty powód marnowania firmowych pieniędzy, to zbyt rozbudowany program eventu. Podoba się nam to, tamto i owamto. Wszystko wrzucamy do jednego wora, mieszamy i… Mamy wybuchową i ciężkostrawną mieszankę, która zamiast powodować zachwyt uczestników wydarzenia, to powoduje rozstrój ich nerwów. Mydło i powidło!

Efekt jest taki, że goście nie mają chwili wytchnienia, a zamiast skupić się na nich, to wiele firm w myśl zasady “postaw się, a zastaw się”, skupia się na licznych i do tego w ogóle nie powiązanych ze sobą atrakcjach. Przez to chce pokazać na co je stać, aby zdobyć  uznanie i zachwyt uczestników wydarzenia.

I chociaż nie ma to większego sensu, ani nie jest w żaden sposób powiązane ze strategią ich firmy, to “zróbmy to lepiej niż konkurencja”. Lepiej, czyli więcej!

Bardzo często firmy decydują się też dosłownie wystrzelić swoje pieniądze w powietrze. Mam na myśli fajerwerki, czy inne niepotrzebne i kosztowne wodotryski, które uczestnikom eventu nie dają nic  wartościowego.

Pomijam kwestie, że fajerwerki straszą zwierzęta i powodują zanieczyszczenie powietrza. Ale naprawdę jest wiele ciekawszych pomysłów, które zdecydowanie bardziej docenią Twoi klienci, niż puścić z ogniem, w dodatku na ich oczach, 10 czy 20 tysięcy złotych.

Jedzenie wyrzucane do śmieci

Polska gościnność nakazuje nakarmić gości pod korek i dać im tyle napitku, aby przewracali się pod stołami. A te, mają się uginać od jadła, bo nikt nie może być głodny. Ma być dużo wszystkiego. Tylko po co?

Jest mi strasznie przykro, kiedy widzę marnowane jedzenie. Wiele razy miałem moralniaka, kiedy próbowałem przekonać jedną, czy drugą firmę, że przeładowanie menu i wydanie mnóstwa pieniędzy na zbyt rozbudowaną kolację sprawi, że ostatecznie jedzenie, za które zapłacili wyląduje w koszu. Dlaczego? Bo jest nie do przejedzenia!

Słyszę jednak, że goście nie mogą być głodni. Że jedzenia nie może zabraknąć i “żeby lepiej aby nawet się zmarnowało”. I na nic przekonywanie i argumentacja, że najczęściej menu hoteli, czy niesprawdzonych firm cateringowych jest przeszacowane. Że jedzenie zostanie wyrzucone do kubła, a za nie zapłaci firma.

Niestety, bardzo często ta argumentacja po prostu nie działa. Zastawione po brzeg stoły, są zbyt mocno zakorzenione w naszej kulturze. Cóż zrobić…

Zły wybór miejsca organizacji eventu

Ostatnio widziałem realizację jubileuszową jednej z dużych firm, której praktycznie cały (i to pewnie niemały) budżet pochłonął elegancki, a do tego bardzo drogi hotel. I co z tego, skoro zabrakło pieniędzy na dopracowanie programu wydarzenia, co było naocznie widać m.in. na zdjęciach z eventu, które firma opublikowała na swoim ‘Fejsbuniu’.

Pytanie, co bardziej zapamiętali goście jubileuszu? Drogi hotel, w którym byli pewnie kilka razy np. na zaproszenie innych firm (może nawet konkurencji gospodarzy)? Czy raczej nudny program zrealizowany na żenująco niskim poziomie?

Moim zdaniem nie koniecznie trzeba od razu wydawać wiadra pieniędzy na drogi obiekt np. hotelowy, aby klienci poczuli się przez to wyjątkowo. Nie to jest najważniejsze! Czasy, kiedy firma próbowała budować swój prestiż na wizerunku obiektu, w którym będzie zorganizowane wydarzenie, bezpowrotnie minęły. Obiekt jest ważny i istotny, ale kurcze, nie jest najważniejszy!

Niezwykle często lepiej, taniej, ciekawiej i efektowniej, jest zrobić event w ogóle poza hotelem. Jeśli nie ma racjonalnego uzasadnienia, że musi to być hotel (bo czasami takie uzasadnienie oczywiście się pojawia), to bardzo często dużo korzystniejsze  jest zorganizowanie go w niezależnej lokalizacji eventowej. Dlaczego?

Weźmy pod uwagę np. catering. Wiadomo, że marża na jedzeniu i alkoholu jest dość wysoka, dlatego  korzystając z firmy cateringowej, jesteśmy w stanie bardzo często uzyskać zdecydowanie lepszą relację ceny do jakości, niż w przypadku korzystania z cateringu hotelu. Dlatego jeśli mamy ograniczony budżet i chcemy go wydać jak najbardziej racjonalnie, to pchanie się do hotelu czasami już racjonalne nie jest. Podkreślę czasami, a nie zawsze!

Przykład? Jakiś czas temu zrobiliśmy dla jednego z naszych klientów kalkulację porównawczą wyprodukowania tego samego wydarzenia, z tym samym programem i oprawą w hotelu i w miejscu eventowym.

I co z tego, że lokalizacja eventowa liczyła sobie dodatkowo za wynajem (hotele zresztą też coraz więcej sobie liczą za wynajem sal), skoro oszczędności wynikające np. ze skorzystania z cateringu zewnętrznego, a nie hotelowego, szły w dziesiątki tysięcy złotych.

Optymalizując budżet mogliśmy w ten sposób zaoszczędzone pieniądze przeznaczyć na inne elementy wydarzenia, program, atrakcje, czy dopracowanie scenariusza eventu, co spotkało się z dużym uznaniem naszego klienta.

Innym razem zdecydowanie lepiej wyszło zorganizowanie eventu w hotelu, a jeszcze innym… Jak widzisz nie ma reguły. Ważne, aby nie zamykać się na jedno rozwiązanie. I zadawać sobie dużo pytań… Już wiesz jakich 🙂

Jak więc nie tracić czasu i pieniędzy przy planowaniu budżetu eventowego?

Przede wszystkim planować go z głową, bez pośpiechu i zaczynając od określenia celów, jakie chcemy osiągnąć. Przygotowując budżet eventowy warto również posiłkować się wiedzą firm, które mają w tym praktykę i bieżące doświadczenie, a nie teoretyzować, że słyszeliśmy, że kiedyś ktoś mi powiedział itd.

Jeśli robiłeś event kilka lat temu (np. jubileusz Twojej firmy), i chcesz to powtórzyć po 5 latach, a w międzyczasie nic się podobnego w Twojej firmie nie działo, to pozwolę sobie uprzejmie zauważyć, że Twoja wiedza jest nieaktualna, a dane które posiadasz błędne. Więc jeśli jedynie na nich oprzesz swoją wiedzę i przypuszczenia, to może spotkać Cię niestety duże rozczarowanie. O frustracji Twoich gości nie wspomnę.

Dlatego jeśli przymierzasz się do organizacji wydarzenia, nie wiesz ile na to przeznaczyć i nie do końca masz pomysł jak się do tego zabrać, umów się na bezpłatną konsultację i opowiedz o swojej sytuacji i wyzwaniach.

Pogadajmy o pieniądzach

Planujesz organizację wydarzenia? Potrzebujesz dobrze policzyć jego koszty zanim podejmiesz decyzję, czy go w ogóle organizować? Umów się na bezpłatną konsultację i opowiedz nam o swoich celach i sytuacji.

WYŚLIJ ZAPYTANIE

Damian Haftkiewicz

Niszczyciel Konwencji / Współwłaściciel Stereomatic

Wierzy, że pomysł jest wart jedynie dolara, a dopiero jego realizacja milion. Z wykształcenia socjolog, dziennikarz i marketer. Doświadczenie zdobywał pracując m.in. w radio, a także w kilku międzynarodowych korporacjach. W 2007 roku stworzył firmę Stereomatic, którą rozwija wraz ze swoją żoną Kamilą. Od tego czasu wraz z zespołem zrealizowali ponad 250 projektów marketingowych i eventowych w Polsce i w Europie. Dodatkowo od 2018 roku prowadzi e-commerce RedPike.pl - jedną z najbardziej rozpoznawalnych na polskim rynku marek wędkarskich. Wspólnie z Kamilą tworzą podcast E Com On, w którym opowiadają o swoim praktycznym doświadczeniu z dziedziny marketingu, eventów i e-commerce. Prywatnie ojciec dwóch wesołych dziewczynek Ali i Kai, kolekcjoner płyt winylowych, "połykacz" książek, fotograf, pasjonat wycieczek rowerowych, gier strategicznych i RPG. Lubi gotować i łowić duże szczupaki.

Skontaktuj się z nami