Z tego artykułu dowiesz się:

• od czego zacząć wybierając miejsce pod event dla Twojej firmy
• jak przygotować dobrą specyfikację eventową dla hotelu czy obiektu konferencyjnego
• na co zwrócić uwagę wybierając hotel czy miejscówkę eventową pod wydarzenie firmowe
• jak przygotować umowę z obiektem eventowym na organizację wydarzenia
• jakich niepotrzebnych błędów i kosztów należy się wystrzegać

Kiedy rozmawiam z moimi klientami o organizacji wydarzeń, to planowanie eventów najczęściej porównuję do budowy domu. Dlaczego? Moim zdaniem możesz mieć super pomysł na wymarzony dom, ale jeśli działka,na której go postawisz będzie źle dobrana, to komfort życia Twój i Twojej rodziny może przez to mocno ucierpieć. Jak? Na przykład możesz codziennie tracić kilka godzin na dojazdy do szkoły i do pracy. Zamiast cieszyć się z czasu spędzonego z bliskimi w swoim domu, codziennie tkwić w korkach. To po co Ci wówczas taki dom?

Z planowaniem organizacji wydarzeń jest podobnie. Możesz mieć rewelacyjne założenia, koncept, pomysły na efekt WOW i scenariusz, ale jeśli wybierzesz do tego kiepski obiekt eventowy, albo hotel, to… Twoi goście mogą na przykład w ogóle nie chcieć na Twoją konferencję albo galę przyjechać, bo będzie im, dajmy na to, za daleko. Albo jeśli przyjadą, to będziesz potem długo słyszeć opinie na temat źle dobranej miejscówki, na którą zdecydowałeś się biorąc pod uwagę swoje subiektywne preferencje i upodobania (bo np. taki obiekt Ci się podobał), a nie komfort i wygodę Twoich klientów.

Jeśli jesteś więc osobą, która odpowiada za organizację eventów w Twojej firmie, to pewnie sam doskonale wiesz, jak cholernie trudno jest znaleźć odpowiednią lokalizację na wydarzenie. I nie chodzi o to, że takich miejsc nie ma, albo że jest problem z ich znalezieniem. Obiektów hotelowych i eventowych jest w Polsce naprawdę dużo. Mam raczej na myśli liczne wątpliwości i pytania, które często rodzą się w głowie moich klientów, kiedy wspólnie przeprowadzamy analizę porównawczą branych przez nas pod uwagę lokalizacji.

Za każdym razem, doradzając moim klientom wybór danego miejsca, w którym miał się odbyć ich event, stawiałem przed nimi kilka turbo ważnych pytań. A jedno z nich jest moim zdaniem mega kluczowe dla sukcesu każdego wydarzenia.

Jakie jest najważniejsze pytanie, które powinieneś sobie postawić szukając miejsca eventowego?

Kiedy planujesz organizację eventu i zabierasz się do rozsyłania zapytań do obiektów eventowych i hoteli w celu otrzymania stosownej oferty, to najpierw zatrzymaj się na chwilę i… Wyobraź sobie reakcję swoich klientów, kiedy otrzymują zaproszenie, w którym dowiadują się, że mają przyjechać tej czy innej lokalizacji. Spróbuj wczuć się w ich emocje i wejść w ich przysłowiowe “buty”. Dlaczego jest to tak ważne?

Moim zdaniem najważniejszą rzeczą przy planowaniu organizacji wydarzenia i w samym szukaniu miejsca na event, jest zamienienie się rolami z klientem i spojrzenie na zaproszenie z jego perspektywy. Jak zareaguje, kiedy dowie się, że ma przyjechać 800 km, aby wziąć udział w Twojej konferencji? Jaka będzie jego motywacja? Czy będzie chciało mu się wziąć udział w planowanej przez Ciebie imprezie?

Co pomyśli i powie innym, kiedy przeczyta w zaproszeniu na jubileusz Twojego przedsiębiorstwa, że event odbywa się w sobotę, dniu zarezerwowanym dla jego rodziny i przyjaciół. A jak wiesz dla wielu prezesów, właścicieli firm i osób, które piastują wysokie stanowiska we wszelkiej maści przedsiębiorstwach, to właśnie czas jest najbardziej deficytowym towarem. A Ty chcesz mu ukraść weekend!

Co pomyśli o Tobie zaproszona osoba, która dowie się, że miejscem Twojego eventu jest ciasny hotel, w którym zajmie miejsce przy 12 osobowym stole, a podczas wydarzenia, w którym weźmie udział 400 osób (a sala ma 600 m2), będzie się czuć jak sardynka w puszce? Czy będzie uważał, że traktujesz go poważnie?

Moim zdaniem wiele firm planując wydarzenie, zbyt dużo wagi przykłada do atrakcji, gwiazd i scenariusza eventu, a zbyt mało czasu poświęca na myślenie o uczestniku spotkania i jego emocjach, komforcie i doświadczeniach, które wyniesie ze spotkania.

Nie oznacza to, że program wydarzenia nie jest ważny. Jest i to bardzo. Natomiast każdego namawiam gorąco do tego, aby planując wydarzenie zawsze postawił na pierwszym miejscu swoich gości i ich odczucia oraz emocje, a nie np. jedynie preferencje prezesa swoje firmy.

To forma jest wypadkową funkcji, a nie funkcja jest wypadkową formy

Jakiś czas temu pisałem o tym, że planując event i myśląc o miejscu, w który ma się odbyć, powinniśmy sobie wyobrazić funkcję, jaką ma nasze wydarzenie pełnić. Dobry architekt właśnie od tego zaczyna pracę nad projektowaniem budynku. Zanim nawet wstępnie naszkicuje bryłę, to najpierw spędza dużo czasu na wypisywaniu sposobów jego użytkowania i tego, jak w danej przestrzeni będą odnajdywać się ludzie, a więc użytkownicy danej inwestycji.

Z planowaniem eventów jest identycznie. Zanim wybierzemy daną lokalizację, to wraz z moimi klientami poświęcamy dużo czasu na wypisanie funkcji, jakie event ma spełniać dla jego uczestników. Do tego, im szczegółowiej będziemy sobie wyobrażać gości naszej konferencji, spotkania integracyjnego, team buildingu, kongresu, czy gali, tym łatwiej będzie nam wybrać idealną lokalizację wydarzenia.

Z mojego doświadczenia wynika, że im więcej czasu poświęcimy na tą część organizacji eventu, tym większe zadowolenie uczestników wydarzenia jesteśmy w stanie uzyskać. A to przekłada się na opinie o Tobie i Twojej firmie.

Nie zmienia to faktu, że wiele firm pyta mnie np. czy lepiej zorganizować wydarzenie w hotelu, czy np. w obiekcie eventowym? Odpowiadam, że to zależy, bo nie warto fokusować się na jedną opcję. Warto rozważyć kilka. Czasami hotel będzie OK, a w innym przypadku warto wziąć pod uwagę obiekt eventowy.

Na przykład teraz wraz z moim klientem rozpatrujemy sytuację, kiedy 70% zaproszonych gości pochodzi z północy Polski, a prezes firmy myśli o obiekcie na samym południu. Był tam kiedyś, spodobało mu się i tak się zacietrzewił, że ciężko jest go przekonać, iż nie jest to najlepsze rozwiązanie. Oczywiście nie jest dla jego gości, bo on uważa, że dla niego jest to miejsce idealne.

W kolejnej sytuacji wybieramy wraz z klientem hotel położony w skrajnej części Polski, bo z uwagi na wyjątkowy klimat i oferowaną infrastrukturę wpasowuje się nam w konwencję wydarzenia, ale tak planujemy strategię komunikacji i plan spotkania, aby na event ściągnąć jak najwięcej osób. Jak?

Na przykład oferując zaproszonym gościom dwa, a nie jak to się przyjęło standardowo jeden nocleg, aby zmotywować ich do przyjazdu. Wiemy, że będą jechać nieraz i z bardzo daleka, dlatego przez wzgląd i szacunek dla ich czasu i poświęcenia, bardzo mocno myślimy o ich wygodzie.

Za każdym razem na pierwszy plan bierzemy komfort i zadowolenie uczestników spotkania. Bo nigdy nie ma jednoznacznej odpowiedzi, który obiekt będzie najlepszy, bo nie dogodzimy wszystkim. Są jednak pewne powtarzające się scenariusze, które warto rozpisać na czynniki pierwsze.

Kiedy wybrać obiekt eventowy, a kiedy hotel do organizacji jednodniowej konferencji?

Jeden z najczęstszych scenariuszy eventowych, które przechodzą przez moje ręce, to jednodniowa konferencja bez noclegu dla około 100-150, do maksymalnie 200 osób. Najczęściej szukam w takiej sytuacji przestrzeni ciekawszej niż (zazwyczaj) nudne sale konferencyjne z pstrokatymi dywanami i a’la kryształowymi żyrandolami, jakie ma do zaoferowania większość polskich hoteli.

W dodatku hotelowe sale są zazwyczaj niskie (bo standardem jest tu wysokość sal 2,5-3 m) i przez to dają mi zbyt mało swobody i możliwości aranżacyjnych. Bo kongresy i konferencje, które organizuję, zawsze składają się z czegoś więcej, niż z nudnego prelegenta, hotelowego rzutnika i zazwyczaj niewygodnych hotelowych krzesełek, na których goście konferencji będą się gnieździć przez kilka godzin.

Dlatego organizując nowoczesną konferencję, szukam raczej obiektów ciekawych i dających kreatywne możliwości aranżacyjne, a do tego zapewniające komfort uczestnikom spotkania. Na przykład w Warszawie zaliczam do takich miejsc eventowych Fort Sokolnickiego, należącą do kompleksu Koneser Butelkownię, Babkę do Wynajęcia, Studio Bank, czy też Pin-Up Studio.

W innych miastach lubię robić konferencje do maksymalnie 200 osób np. we Wrocławiu w sali wielofunkcyjnej Hali Stulecia, łódzkim EC1, krakowskim Muzeum Lotnictwa, a w Trójmieście na dziedzińcach Heweliusza i Fahrenheita, które należą do Politechniki Gdańskiej.

Dlaczego na jednodniową konferencję rekomenduję moim klientom np. wyżej wymienione miejsca, a nie hotele? Przede wszystkim z uwagi na fakt, że w takich obiektach eventowych jestem w stanie zrobić wydarzenie ciekawiej i taniej niż w hotelu. Przykład?

Jeśli robimy konferencję w Warszawie, Poznaniu czy Krakowie i nie potrzebujemy noclegów (a często dzieje się tak, że np. 90% uczestników pochodzi z danego miasta), to organizując event w hotelu zazwyczaj jesteśmy skazani na zapłacenie wyższej ceny, niż gdybyśmy wzięli salę plus ewentualne pojedyncze noclegi dla przyjezdnych osób.

Ba! Znam kilka hoteli, które bez rezerwacji odpowiedniej ilości pokojów, w ogóle nie wynajmą nam samych sal. Taką mają politykę i ciężko jest z nimi na ten temat dyskutować. A w hotelach, które nawet zgodzą się wynająć nam samą salę, koszt jej udostępnienia, a do tego zaproponowanego przez hotel cateringu, zazwyczaj będzie wyższy, niż zorganizowanie tego samego wydarzenia w obiekcie eventowym.

Dlatego moim zdaniem bardzo dużym plusem obiektów eventowych (oprócz z reguły ciekawszych niż hotelowe przestrzenie), jest możliwość przyprowadzenia zewnętrznej firmy cateringowej, która najczęściej jest w stanie zaoferować nam wyżywienie uczestników konferencji na znacznie korzystniejszym cenowo i jakościowo poziomie niż hotel.

Jeśli więc organizuję konferencję w dużym mieście typu Warszawa, Wrocław, Kraków, Poznań, czy Łódź, po której uczestnicy wracają do swoich domów, to moim zdaniem znacznie korzystniej jest zorganizować ją poza hotelem. Ale oczywiście i hotele bywają  ciekawe.

Czy dużą galę z okazji rocznicy firmy lepiej zorganizować w hotelu, czy obiekcie eventowym?

Drugi najczęściej pojawiający się wątek w rozmowach z moimi klientami, to dla odmiany duży i złożony event dla kilkuset osób. Natomiast może Cię to zdziwi, ale w takim przypadku również najczęściej rekomenduję zorganizowanie go w obiektach eventowych, a nie w hotelu.

Powód jest trochę inny niż wyżej opisywany i dotyczy raczej braku dużych przestrzeni nadających się do organizacji eventu dla powiedzmy 300-500 osób, którymi dysponowałyby hotele. Co to znaczy dużych? Mam na myśli przestrzenie o powierzchni 800-1500 m2, a do tego wysokie na 4 i więcej metrów.

Bo dopiero taka kubatura daje możliwość nie tylko komfortowego ustawienia stołów, wygospodarowania miejsca na parkiet, przestrzenie networkigowe, czy bufety, ale przede wszystkim zastosowania złożonych multimediów, techniki, ekranów i innych elementów scenograficznych, które w małych i ciasnych salach hotelowych nie będą miały racji bytu. W dzisiejszych czasach zazwyczaj większość moich klientów oczekuje rozbudowanego programu i atrakcji. I wówczas pojawia się problem, gdzie to wszystko pomieścić?

Rzeczywistość więc jest taka, że nie ważne skąd byłby mój klient, czy z Opola, Wrocławia, Trójmiasta czy Śląska, to bardzo często główną zmienną w doborze lokalizacji eventowej, jest czas dojazdu gości na wydarzenie.

A najczęściej jest tak, że goście przyjeżdżają na event całej Polski, nieraz przylatują z różnych stron świata, dlatego na dzień dobry odrzucane są wszelkie skrajne lokalizacje, które nawet dysponują dużymi przestrzeniami eventowymi typu np. bardzo przeze mnie lubiany hotel Arłamów w Bieszczadach, czy Nosalowy Dwór w Zakopanem.

Nie wiem, czy jest to źle, czy dobrze, ale zazwyczaj akurat moi klienci chcą organizować event w centralnej Polsce tj. w okolicach Warszawy i Łodzi, gdzie tak naprawdę mamy do dyspozycji dwa – trzy hotele np. Narvil czy Double Tree By Hilton w Łodzi, w których można zorganizować np. dużą galę na kilkaset osób. Oba obiekty dobrze znam i cenię, natomiast czasami po prostu z braku wolnych terminów nie ma innej możliwości, jak zorganizować spotkanie poza hotelem.

Dlatego z pomocą przychodzą tu obiekty eventowe, które dla wielu firm mają jednak bardzo duży minus (zresztą zrozumiały). A jest nim konieczność przywiezienia gości autokarami z hoteli na event, a po imprezie odwiezienie ich do miejsca noclegu. W takich przypadkach rekomenduję przeprowadzenie pod kątem organizowanego wydarzenia wspólnej i wnikliwej analizy SWOT, podczas której omawiamy wszystkie aspekty eventu.

Co z tych rozmów bardzo często wynika? Otóż to, że najczęściej ważniejsze dla gości będzie jednak zorganizowane wydarzenia w wyjątkowym, przestronnym, ciekawym i komfortowym miejscu, niż w ciasnym hotelu. W takim przypadku do moich najczęstszych rekomendacji należą m.in. warszawskie i wrocławskie Studia ATM, warszawski Służewiec, krakowska Stara Zajezdnia, czy poznańska Sala Ziemi.

Goście dużo chętniej wolą wsiąść do autokaru, przejechać te 10-15 minut, aby dotrzeć do miejsca wydarzenia i potem tyle samo, aby wrócić, niż np. spędzić wieczór w ciasnej i dusznej sali hotelowej, w której z uwagi na liczbę gości panuje nieraz taki tłok, że ciężko jest nie szturchnąć sąsiada, kiedy wstaje się od stołu. O komfortowym przemieszczaniu się między stolikami nie wspomnę. A o miejscu do tańczenia i o przestrzeni na bardziej rozbudowaną scenę, to może w ogóle nie rozmawiajmy.

O kwestiach kosztów cateringu i tego, że w bardzo wielu przypadkach, mimo konieczności przywiezienia wszystkiego przez firmę cateringową z zewnątrz i tak wychodzi korzystniej niż w przypadku oferty hotelowej, nie wspomnę również, bo pisałem o tym wyżej.

Kiedy lepiej wybrać hotel, niż obiekt eventowy?

Z moich dotychczasowych przemyśleń mogłoby wynikać, że organizując eventy hotele są u mnie na pozycji przegranej. Ależ skąd! Ja uwielbiam współpracować z hotelami. Wszystko zależy jednak od typu wydarzenia, typologii gości klienta, a także specyfiki zleceniodawcy.

Jeśli wydarzenie jest średniej wielkości i ma się odbyć poza dużymi aglomeracjami, to tak czy owak nie ma specjalnie wyboru, niż zorganizować je w hotelu. Bardzo lubię średniej wielości obiekty, gdzie organizujemy dla 50-100 osób kameralne spotkania szkoleniowe, konferencje, czy eventy dla klientów VIP. Wówczas to własnie hotele są najlepszymi miejscami na tego typu wydarzenia, a do najczęściej przeze mnie rekomendowanych należą w takich sytuacjach np. Hotel Dębowy w Bielawie, Poziom 511, Głęboczek Vine Resort & Spa, Hotel Mikołajki, czy Fabryka Wełny w Pabianicach.

Z mojego doświadczenia wynika, że bardzo często z mniejszym hotelem położonym na uboczu, współpracuje się zdecydowanie lepiej niż z hotelami w dużych miastach. Nie jest to oczywiście regułą, wszystko zależy od ludzi, którzy tam pracują, ale z wydaje mi się, że takie obiekty po prostu bardziej się starają. Nie tylko w kwestii cateringu i obsługi na miejscu, ale również w kategoriach cenowych.

Jaka jest moja praktyczna rada przy wyborze miejsca eventowego?

Zawsze, ale to zawsze skup się na Twoich gościach. Weź pod uwagę czas ich dojazdu na Twoje wydarzenie, a jeśli są to goście zza granicy, to odległość lotniska od wybranego przez Ciebie obiektu. Słabo wygląda sytuacja, kiedy po 4 godzinach na lotnisku i 3 w samolocie, goście mają jeszcze spędzić kolejne 5 godzin w autokarze, aby bezpośrednio po przyjeździe pojawić się na evencie.

Na rozpatrywane przez ciebie obiekty eventowe czy hotele patrz przez pryzmat tego, jak uczestnicy spotkania będą się czuć w jego wnętrzach. I nie zawsze fakt, że będzie trzeba ich przywieźć autokarem z hotelu, będzie stanowić dla nich istotny problem.

Warto to zrobić, jeśli hotele które bierzesz pod uwagę, nie mają odpowiednich przestrzeni na organizację wydarzenia, a za to dysponujesz przestronnym i ciekawym obiektem eventowym, w którym da się zorganizować wyjątkowe spotkanie.

Przykładowo, jeśli masz zamiar zorganizować galę przy okrągłych stołach na około 400 osób, do tego z bogatą oprawą, programem i artystami, a nie masz do dyspozycji hotelowej sali o powierzchni minimum 1000 m2, to może być bardzo trudno, aby Twoi goście nie poczuli się na takim evencie mocno klaustrofobicznie.

Potrzebujesz porady?

Nie znam może każdego hotelu i miejsca eventowego w Polsce, ale jeśli szukasz porady w doborze odpowiedniej lokalizacji na organizowane przez Ciebie wydarzenia i chcesz jak najlepiej dopasować je do celów Twojego eventu, to jestem do Twojej dyspozycji.

Chętnie podzielę się z Tobą moją 11-letnią praktyczną wiedzą, którą zdobyłem organizując ponad 200 dużych projektów eventowych w 9 krajach na świecie. Współpracowałem z wieloma obiektami w Polsce, a także m.in. w Austrii, Wielkiej Brytanii, we Włoszech, w Hiszpanii, w Niemczech, w Grecji, czy w Holandii.

Umów się na bezpłatną konsultację i opowiedz o swoich wyzwaniach i planowanym przez Ciebie wydarzeniu.