Jak zorganizować nowoczesną konferencję i cieszyć się wysoką frekwencją?

Jak zorganizować nowoczesną konferencję i cieszyć się wysoką frekwencją? Jak podejść do zaplanowania takiego wydarzenia? Na co szczególnie zwrócić uwagę przy planowaniu i organizacji konferencji dla klientów i pracowników? Jeśli zadajesz sobie te i inne pytanie, to na część z nich znajdziesz odpowiedź w tym artykule.

Ten artykuł przeczytasz w 5 minut

Z tego artykułu dowiesz się:

  • co jest najważniejsze przy nowoczesnej konferencji B2B lub B2E
  • jak dobrze zaplanować proces organizacji konferencji, kongresu czy sympozjum
  • jak podejść do zaplanowania budżetu na organizację konferencji
  • jakich błędów wystrzegać się planując konferencję

W Polsce branża spotkań MICE rozwija się doskonale. Co chwilę organizowane są różnego rodzaju meetingi. Eventy tego rodzaju dotyczą wszystkich branż i wszelkich tematów. Planujesz zorganizować konferencję lub kongres, ale nie wiesz, jak się do tego zabrać? A może wiesz, ale potrzebujesz dodatkowej wiedzy i wsparcia? Oto kilka moich rad, które pozwolą Ci trochę prościej i łatwiej przebrnąć przez proces organizacji. Od czego zaczynamy?

T JAK TARGET

Rzeczą od której powinieneś zacząć, to adresaci Twojej konferencji. Kogo chcesz zaprosić? Kim są? Dlaczego mają przybyć właśnie na Twoją konferencję? Ile osób chciałbyś, aby wzięło w niej udział? Od odpowiedzi na te pytania zależy całość dalszych działań, a więc kiedy, gdzie i jak wydarzenie ma zostać zorganizowane.

C JAK CEL

Kolejna kwestia to cel, jaki chcesz osiągnąć organizując konferencję? Co chcesz, aby uczestnicy spotkania z niej wynieśli? Czego mają się dowiedzieć? Co ma ich skłonić do wzięcia udziału w Twoim wydarzeniu? Po co właściwie mieliby przybyć na organizowany przez Ciebie event?

K JAK KONKURENCJA

Jeśli już wiesz, do kogo kierujesz spotkanie powinieneś w pierwszej kolejności sprawdzić, jakie inne wydarzenia (w tym konferencje) organizowane są do tej samej grupy docelowej? Gdzie, przez kogo, kiedy i w jakiej formie się odbywają?

A jeśli dopiero zaczynasz i jest to pierwsza edycja wydarzenia, to tym bardziej czeka Cię ciężki orzech do zgryzienia. Nawet jeśli tematyka, którą się zajmujesz jest na tyle niszowa, że nie organizowane są podobne wydarzenia, to pamiętaj, że zaproszeni przez Ciebie goście bywają na innych eventach i będą porównywać to co im zaproponujesz do tego, co już znają.

W JAK WYRÓŻNIK

Bardzo ważne pytanie, które musisz sobie zadać przed rozpoczęciem prac nad wydarzeniem, brzmi “Czym moja konferencja wyróżni się na tle innych?” Tematyką? Prelegentami? Scenografią? Atrakcjami dodatkowymi? Formułą? A może wszystkim? Co sprawi, że zaproszeni na wydarzenie goście zechcą poświęcić swój cenny czas i przyjmą zaproszenie?

Ważne! Nie strzelaj kulą w płot! Nie zgaduj, ale analizuj, planuj, zbieraj informacje, a dopiero potem podejmuj decyzje.

S JAK SCENARIUSZ

Jeśli już odpowiedziałeś sobie na wszystkie ww. pytania (ale tak szczerze, dogłębnie i od serca), to masz fundament do dalszych działań. Używając terminologii budowlanej, masz opisaną funkcję, jaką ma pełnić Twoje wydarzenie. Czas przejść do tworzenia formy.

Tu musisz sobie postawić kolejne pytania. W jakim dniu tygodnia ma się odbyć wydarzenie? O której godzinie ma się rozpocząć? Ilu i jakich mówców chcesz zaprosić na event? Jaka będzie tematyka ich wystąpień?

Czy przewidujesz dodatkowo np. panel dyskusyjny, część networkingową, a może afterparty po konferencji? Czy event jest jedno, czy dwudniowy? To są bardzo istotne i zarazem trudne pytania. Natomiast będą one miały istotny wpływ na jeden z najważniejszych czynników organizacji wydarzenia, czyli na … A o tym za chwilę 🙂

P JAK PROMOCJA

Kolejny element to kwestia komunikacji, promocji i reklamy wydarzenia, z którym jest związane istotne pytanie. Czy Twoja konferencja, jest płatna, czy bezpłatna? Od odpowiedzi na to pytanie zależy wiele np. budżet, narzędzia i zasoby, jakie musisz przeznaczyć na jego promocję.

Zupełnie inaczej wygląda promocja wydarzenia bezpłatnego, a z kolei kompletnie innych środków będzie wymagać komunikacja konferencji, która ma charakter komercyjny.

M JAK MIEJSCE

Dlaczego dopiero w tutaj mówimy o miejscu wydarzenia? Pewnie spotkałeś się ze szkołą (a może ją nawet sam wyznajesz), że od miejsca się zaczyna, a nie kończy. Że najpierw sprawdza się lokalizacje, a dopiero jak już wiemy gdzie i kiedy można dane wydarzenie zrobić, to wówczas planuje się resztę działań. Moim zdaniem, jest to bardzo duży błąd i już wyjaśniam dlaczego.

Otóż wyobraź sobie, że zaczynasz od szukania lokalizacji i masz w głowie tylko jedną zmienną tj. ilość osób. Dajmy na to, że założyłeś udział 100 osób w bezpłatnej konferencji skierowanej do Twoich klientów.

Czym moja konferencja wyróżni się na tle innych? Tematyką? Prelegentami? Scenografią? Atrakcjami dodatkowymi? Formułą? A może wszystkim? Co sprawi, że zaproszeni na wydarzenie goście zechcą poświęcić swój cenny czas i przyjmą zaproszenie?

Odbyłeś czasochłonne wizje lokalne, wykonałeś dziesiątki telefonów i sprawiłeś liczne miejsca np. w Warszawie, które dysponują przestrzeniami, które pomieszczą taką liczbę osób.

Masz listę miejsc, masz terminy i idziesz z nimi np. na zarząd Twojej firmy. Wszystko jest pięknie, pokazujesz lokalizacje, zarząd mówi super, chwali Cię i mówi, że wybiera tą lub tą, po czym dopiero w tym momencie przystępujesz do tworzenia scenariusza. I tu zaczynają się schody.

W trakcie planowania wydarzenia okazuje się, że Twoje szefostwo chciałoby, żeby goście siedzieli na wygodnych kanapach, a wybrane przez Ciebie sale pomieszczą 100 osób, ale na krzesłach. Nie założyłeś też części networkingowej i afterpary. Do tego zarząd postanowił, że zaprosicie jednak 200, a nie 100 osób. I co? I cała Twoja praca na marne. Wszystko trzeba zaczynać od początku.

Spotkałeś się już z taką sytuacją? Bo ja tak i to bardzo często. Dlatego właśnie namawiam moich klientów do tego, aby najpierw przejść przez cały proces planowania, a dopiero potem zająć się np. szukaniem miejsca na event.

Tłumaczę, że to trochę tak, jakby najpierw kupować działkę, a potem zastanawiać się, co można na niej postawić. Planujesz wieżowiec, a plan zagospodarowania przestrzennego daje możliwość postawienia co najwyżej 4 piętrowego budynku itd.

B JAK BUDŻET

Kiedy zaczynam rozmawiać z nowym klientem nad planowaniem wydarzenia, to prawie zawsze pierwszym pytaniem które zadaje jest: A ile to będzie kosztować? Ale co? – odpowiadam.

Wiele firm chce rozmawiać o kosztach jeszcze zanim ustali specyfikację i oczekiwania wydarzenia. To trochę tak, jakby rozmawiać o kosztach budowy domu przed zakupem działki i przed stworzeniem projektu.

Oczywiście, że szacunkowe dane można podać zawsze, ale po co? Co z tego wyniknie? Moim zdaniem same niedobre rzeczy. Jeśli podaję budżet niedoszacowany, to potem klient ma pretensje, że podałem kwotę x, a wyszło dwa razy tyle. Kiedy podaję kwotę przeszacowaną, to klient się odwraca na pięcie i idzie do innej firmy, która poda mu niższą. Tak źle, a tak niedobrze.

R JAK REASUMUJĄC

Przygotowanie konferencji, podobnie jak każdego innego rodzaju wydarzenia, wymaga działania zgodnie “ze sztuką”. Z mojego ponad 10-letniego doświadczenia w organizacji wydarzeń wynika, że ww. proces dochodzenia do przygotowania oferty i projektu, jest bliski ideałowi.

Potwierdzają to moi klienci, którzy w każdym przypadku potwierdzają, że ten sposób organizacji konferencji, zapewnia ład, porządek, spokój i pełną kontrolę nad projektem.

PODSUMOWANIE

Planujesz organizację konferencji, kongresu, sympozjum? Szukasz praktycznego doradztwa i konsultingu w tym zakresie? Umów się na bezpłatną konsultację i opowiedz o wyzwaniach przed którymi stoisz.

Kamila Watras - Haftkiewicz

Lodołamacz Schematów / Współwłaściciel Stereomatic

Uważa, że 5 minut planowania oszczędza godzinę pracy. Zwolenniczka optymalizacji przestrzeni i procesów. Absolwentka stosunków międzynarodowych na wrocławskim Uniwersytecie Ekonomicznym. Doświadczenie zdobywała m.in. otwierając restaurację, czy koordynując najemców na budowach galerii handlowych. Wraz ze swoim mężem Damianem od 2008 roku prowadzi Agencję Stereomatic, a od 2018 roku również e-commerce RedPike.pl - jedną z najbardziej rozpoznawalnych marek na rynku wędkarskim. Wspólnie z Damianem tworzy podcast E Com On, w którym opowiadają o swoim praktycznym doświadczeniu z dziedziny marketingu, eventów i e-commerce. Wraz z dwiema niesamowitymi córkami Alą i Kają, mieszkają we Wrocławiu w zaprojektowanym przez Kamilę mieszkaniu. Miłośniczka gór i rowerowych wycieczek. Lubi czytać reportaże i chodzić z mężem do teatru.

Chcesz porozmawiać?

Mierzysz się z wyzwaniem organizacji konferencji lub kongresu? Planujesz organizację spotkania biznesowego dla swoich klientów B2B? Potrzebujesz kompleksowego doradztwa w tym zakresie? Umów się z nami na bezpłatną konsultację i opowiedz o swoich wyzwaniach.

WYŚLIJ ZAPYTANIE

Napisz lub zadzwoń: