25-lecie Raben w Polsce
– kilka słów o firmie

Firma Raben jest jedną z największych firm logistycznych w Polsce. Dysponuje ogromnym taborem, rozwiniętą siecią oddziałów oraz nowoczesną powierzchnią magazynową. Firma posiada kilka spółek m.in. Raben Logistics Polska, Raben Transport, czy Fresh Logistics Polska.

Oprócz Polski, firma działa w 14 krajach, w 160 lokalizacjach, które składają się na 1 300 000 m2 powierzchni magazynowej, a rocznie obsługuje 13 000 000 przesyłek

25-lecie Raben w Polsce
– początek współpracy

Firma Raben zwróciła się do nas z prośbą o pomoc i doradztwo w zorganizowaniu obchodów 25-lecia firmy w Polsce. Pierwotny pomysł firmy na to, jak to wydarzenie obchodzić, był dzięki naszemu wsparciu oraz przekazywanej firmie wiedzy z zakresu organizacji jubileuszów kilkukrotnie modyfikowany. Od samego początku ściśle współpracowaliśmy z zespołem marketingu, HR, PR’u oraz z zarządem firmy w zakresie koncepcji i kreacji wydarzenia.

Firma nie wybrała nas w wyniku przetargu. Od samego początku do tematu organizacji wydarzenia podeszliśmy konsultacyjnie i doradczo, co zaowocowało zbudowaniem wzajemnego zaufania, “chemią” i otwarciem na dialog pomiędzy nami, a zespołem Klienta.

25-lecie Raben w Polsce
– warsztat i planowanie

W myśl wyznawanej przez nas zasady, że “5 minut planowania oszczędza 1 godzinę pracy”, prace nad przygotowaniem i organizacją wydarzenia rozpoczęliśmy od kompleksowego briefingu i analizy sytuacji, jaką zastaliśmy w firmie.

Podczas warsztatu zerowego, który odbyliśmy z Klientem, a więc podczas wstępnej fazy pracy nad wydarzeniem rozmawialiśmy z Klientem m.in. o:

• celu, jakie firma i jej właściciel chcą osiągnąć przez organizację obchodów 25-lecia Raben w Polsce
• o koncepcji, jaką początkowo miała firma Raben na organizację spotkania
• grupie docelowej, do której będzie kierowana komunikacja wydarzenia
• wyobrażeń co do miejsca, w którym ma się odbyć spotkanie
• elementów składowych scenariusza spotkania
• najlepszego terminu na przeprowadzenie eventu
• sposobu komunikacji wydarzenia do grupy docelowej, do której miał być skierowany event

Na tej podstawie przedstawiliśmy Klientowi liczne rekomendacje lokalizacji wydarzenia, a także odbyliśmy wizję lokalną kilku wybranych miejsc. Każde z nich rozważyliśmy wspólnie pod kątem efektów i celu, które firma chce osiągnąć. Finalnie wspólnie ustaliliśmy miejsce, plan, przebieg, timing i budżet wydarzenia, po czym przystąpiliśmy do kolejnej fazy, a więc produkcji i organizacji spotkania.

Posłuchaj Podcastu

W tym odcinku opowiadamy m.in. o tym, jak wyglądała realizacja 25-lecia Raben od kuchni, a także innych projektów jubileuszowych, za które braliśmy jako Stereomatic strategiczną odpowiedzialność. Między innymi mówimy tu o 25-leciu Press Glass, 70-lecia Hiab, 20-leciu De Dietrich czy 20-leciu Phoenix Contact.

25-lecie Raben w Polsce
– rezultat działań

Planowanie i organizacja wydarzenia zajęła kilka miesięcy, czego rezultatem było wydarzenie, które odbyło się w ATM Studio w Warszawie. Stereomatic zajęło się kompleksową realizacją wydarzenia, którego organizacja obejmowała m.in.:

• Ustalanie warunków organizacji wydarzenia z ATM Studio w Warszawie (dwie przestrzenie), które po naszych rekomendacjach zostało wybrane na miejsce eventu / pełna współpraca / elementy prawne / logistyka
• Zaprojektowanie scenografii spotkania – zmniejszenie powierzchni studia, meble, kwiaty, dekoracje, wizualizacje, elementy świetlne, oświetlenie, iluminacje na budynku z zewnątrz
• Udział w spotkaniu prelegentów – Leszek Balcerowicz, Jacek Santorski, Bartłomiej Gola – reżyseria i wsparcie sceniczne prelegentów podczas wystąpienia, konsultacje nad przygotowaniem prezentacji i ich wystąpienia na wydarzeniu
• Komunikacja z uczestnikami wydarzenia przed spotkaniem – przygotowanie landing page wydarzenia, proces potwierdzania ich udziału w wydarzeniu, akcje telefoniczne, e-mailowe, raportowanie frekwencji do Klienta w trakcie, przed i po wydarzeniu
• Koordynacja i obsługa techniczna i multimedialna wydarzenia – nagłośnienie, oświetlenie, multimedia na dwóch salach podczas spotkania
• Afterparty – live cooking z udziałem Karola Okrasy
• Catering – przetarg na firmę cateringową do obsługi wydarzenia – koordynacja procesów logistycznych
• Zarządzanie recepcją – rejestracja gości, wydawanie gadżetów, komunikacja z uczestnikami w trakcie spotkania
• Przygotowanie reportażu video i foto z wydarzenia
• Tłumaczenie konsekutywne wydarzenia na język angielski

25-lecie Raben w Polsce
– podsumowanie i referencje

W wydarzeniu wzięło udział ponad 300 klientów firmy Raben. Niektórzy z nich przyjechali na wydarzenie zza granicy. Spotkanie zostało ocenione niezwykle wysoko zarówno przez klientów firmy, jak i przez Zarząd przedsiębiorstwa, z prowadzącym wydarzenie Ewaldem Rabenem włącznie.

Z uwagi na wykonaną przez nas pracę, firma Raben zgodziła się udzielić nam referencji w zakresie działań doradczo – konsultingowych związanych z planowaniem wydarzenia, jak i samej produkcji i organizacji eventu.

Jeśli mierzysz się z wyzwaniem organizacji jubileuszu swojej firmy albo innego złożonego wydarzenia np. gali, konferencji, spotkania team building czy wydarzenia zagranicznego, umów się z nami na bezpłatną konsultację i opowiedz o swoich wyzwaniach w tym zakresie.