Firma Raben jest jedną z największych firm logistycznych w Polsce. Dysponuje ogromnym taborem, rozwiniętą siecią oddziałów oraz nowoczesną powierzchnią magazynową. Firma posiada kilka spółek m.in. Raben Logistics Polska, Raben Transport, czy Fresh Logistics Polska.

Oprócz Polski, firma działa w 14 krajach, w 160 lokalizacjach, które składają się na 1 300 000 m2 powierzchni magazynowej, a rocznie obsługuje 13 000 000 przesyłek

25-lecie Raben w Polsce
– cele biznesowe projektu

Firma Raben zwróciła się do nas z prośbą o pomoc i strategiczne doradztwo w zorganizowaniu obchodów 25-lecia firmy w Polsce. Firma oczekiwała, że projekt ten będzie ściśle powiązany ze strategią marketingową, sprzedażową i wizerunkową ich przedsiębiorstwa. Nie chodziło o organizację zwykłego eventu dla klientów, tylko o zaprojektowanie takich rozwiązań, za pomocą których uczestnicy obchodów 25-lecia Raben w Polsce w wyjątkowy sposób doświadczą wartości firmy. 

25-lecie Raben w Polsce
– warsztat i planowanie projektu

W myśl wyznawanej przez nas zasady, że “5 minut planowania oszczędza 1 godzinę pracy”, prace nad przygotowaniem i organizacją wydarzenia rozpoczęliśmy od analizy sytuacji, jaką zastaliśmy w firmie klienta.

Działania te odbyły się w trakcie tzw. warsztatu startowego, podczas którego, w ramach tzw. grupy roboczej, w której skład wchodzili m.in. przedstawiciele działów HR, PR i marketingu. W czasie warsztatu:

• szczegółowo i dogłębnie rozmawialiśmy o celu, jakie firma i jej właściciel tj. Ewald Raben chcą osiągnąć przez organizację i komunikację obchodów 25-lecia Raben w Polsce,
• dyskutowaliśmy o grupie docelowej, do której będzie kierowana komunikacja wydarzenia (a więc interesariuszach projektu),
• rozmawialiśmy też o efektach, jakie projekt ma przynieść firmie po jego zakończeniu (biznesowych, wizerunkowych itp.),
• pytaliśmy o procesy zachodzące w firmie klienta, które mają być powiązane z 25-leciem firmy Raben w Polsce,
• omówiliśmy również szanse i zagrożenia, jakie może przynieść klientowi ten projekt.

Etap ten zakończył się m.in. przedstawieniem klientowi naszych rekomendacji, które pozwoliłyby klientowi w najlepszy i najbardziej dogłębny sposób osiągnąć założone cele biznesowe. Rekomendacje te dotyczyły m.in:

• miejsca i terminu spotkania
• formuły i konwencji wydarzenia
• scenariusza i przebiegu spotkania
• elementów PR’owych i komunikacyjnych, jakie powinny zostać powiązane z projektem, które pomogą osiągnąć zamierzony efekt
• operatu szacunkowego budżetu wydarzenia – a więc zakresu inwestycji, czyli określenia jakie środki klient musi przeznaczyć na realizację projektu, aby określone podczas warsztatu startowego cele i efekty zostały zrealizowane.

Posłuchaj Podcastu

W tym odcinku opowiadamy m.in. o tym, jak wyglądała realizacja 25-lecia Raben od kuchni, a także innych projektów jubileuszowych, za które braliśmy jako Stereomatic strategiczną odpowiedzialność. Między innymi mówimy tu o 25-leciu Press Glass, 70-lecia Hiab, 20-leciu De Dietrich, czy 20-leciu Phoenix Contact.

25-lecie Raben w Polsce
– rezultat projektu

Planowanie i organizacja wydarzenia zajęła kilka miesięcy, czego rezultatem było wydarzenie, które odbyło się w ATM Studio w Warszawie. Firma Stereomatic zajęła się kompleksową realizacją wydarzenia, którego planowanie i organizacja obejmowała m.in.:

• Stworzenie strategii 25-lecia Raben w Polsce i powiązanie jej ze wszystkimi elementami projektu (live experience, komunikacja PR, działania marketingowe, client experience itd.)
• Ustalanie warunków organizacji wydarzenia z ATM Studio w Warszawie (dwie przestrzenie), które po naszych rekomendacjach zostało wybrane na miejsce eventu / pełna współpraca / elementy prawne / logistyka
• Zaprojektowanie scenografii spotkania – zmniejszenie powierzchni studia, meble, kwiaty, dekoracje, wizualizacje, elementy świetlne, oświetlenie, iluminacje na budynku z zewnątrz
• Udział w spotkaniu prelegentów – Leszek Balcerowicz, Jacek Santorski, Bartłomiej Gola – reżyseria i wsparcie sceniczne prelegentów podczas wystąpienia, konsultacje nad przygotowaniem prezentacji i ich wystąpienia na wydarzeniu
• Komunikacja z uczestnikami wydarzenia przed spotkaniem – przygotowanie landing page wydarzenia, proces potwierdzania ich udziału w wydarzeniu, akcje telefoniczne, e-mailowe, raportowanie frekwencji do Klienta w trakcie, przed i po wydarzeniu
• Koordynacja i obsługa techniczna i multimedialna wydarzenia – nagłośnienie, oświetlenie, multimedia na dwóch salach podczas spotkania
• Afterparty – live cooking z udziałem Karola Okrasy
• Catering – zorganizowaliśmy przetarg na firmę cateringową do obsługi wydarzenia – zajęliśmy się również koordynacją procesów logistycznych w tym zakresie
• Zarządzanie recepcją – rejestracja gości, wydawanie gadżetów, komunikacja z uczestnikami w trakcie spotkania
• Przygotowanie reportażu video i foto z wydarzenia
• Tłumaczenie konsekutywne wydarzenia na język angielski

25-lecie Raben w Polsce
– podsumowanie i referencje

W wydarzeniu wzięło udział ponad 300 klientów firmy Raben z Polski i Europy. Spotkanie zostało ocenione niezwykle wysoko zarówno przez klientów firmy, jak i przez Zarząd przedsiębiorstwa, z prowadzącym wydarzenie Panem Ewaldem Rabenem włącznie.

Z uwagi na wykonaną przez nas pracę, firma Raben zgodziła się udzielić nam referencji w zakresie działań strategicznych związanych z planowaniem wydarzenia, jak i samej produkcji i organizacji eventu.