25-lecie Raben. Jak jubileusz firmy może stać się narzędziem sprzedaży B2B?

Jak przekuć jubileusz firmy w budowanie silnych relacji biznesowych? – proces Raben krok po kroku

Początkowo firma Raben planowała jubileusz 25-lecia w klasycznej formule – gala z koncertem i częścią bankietową. Podczas rozmów z klientem wspólnie doszliśmy jednak do wniosku, że celem wydarzenia nie powinna być wyłącznie celebracja. Kluczowym wyzwaniem było wykorzystanie jubileuszu jako narzędzia do pozyskania nowych klientów B2B oraz pogłębienia relacji z osobami decyzyjnymi na najwyższym szczeblu (C-Level, V-Level, prezesi, dyrektorzy logistyki).

Nasze podejście: inżynieria od celu do formy

Zamiast wychodzić od „formatu eventu”, rozpoczęliśmy pracę od określenia celów biznesowych. Wspólnie z działami marketingu, sprzedaży, PR i HR Raben przeprowadziliśmy serię warsztatów, aby doprecyzować, co firma naprawdę chce osiągnąć przez świętowanie i komunikację 25-lecia. Dzięki temu mogliśmy zaprojektować wydarzenie od podstaw jako projekt wspierający sprzedaż.

Efektem tego procesu było:

• Opracowanie koncepcji jubileuszu i strategii komunikacji skierowanej do obecnych i potencjalnych klientów biznesowych.

• Stworzenie unikalnej formuły konferencji, scenariusza i scenografii, które wykraczały poza standardowe rozwiązania eventowe.

• Zaplanowanie procesu komunikacji przed wydarzeniem w taki sposób, aby zmaksymalizować frekwencję i zaangażowanie uczestników.

Jubileusz jako narzędzie budowania relacji biznesowych
Konferencja „On the Way” 25-lecie Raben w Polsce

Jak połączyć event B2B z realnym wsparciem sprzedaży?
Efekty konferencji Raben 25-lecia

1. Skuteczność zaproszeń i komunikacji

Na potrzeby jubileuszu Raben została przygotowana lista 150 gości kluczowych tj. osób, z którymi firmie najbardziej zależało na bezpośrednim kontakcie. Minimalnym celem, uznanym za sukces, była obecność 30 osób z tej listy (20%). 

Dzięki spójnej strategii oraz komunikacji opartej na wartości biznesowej, w konferencji wzięło udział 105 osób z listy kluczowych klientów. To oznaczało realizację planu na poziomie 350%, czyli wynik o +250% powyżej zakładanego celu. Ważne – docelowo w wydarzeniu wzięło udział ponad 300 osób.

Efekt był jednoznaczny – przemyślana komunikacja, odpowiedni proces i personalizacja zaproszeń pozwoliły nie tylko osiągnąć cel, ale też uczyniły wydarzenie platformą spotkań z większością najważniejszych potencjalnych partnerów biznesowych firmy.

2. Nowe kontakty i szanse sprzedażowe

Konferencja stała się platformą do nawiązania nowych relacji biznesowych – także z klientami, którzy wcześniej nie rozważali współpracy z Raben. Obecność decydentów na poziomie C-Level i V-Level otworzyła realne możliwości do rozmów handlowych.

Równocześnie wydarzenie umożliwiło pogłębienie współpracy z obecnymi klientami. Spotkania w formule konferencyjnej stały się naturalną okazją do rozmów o rozszerzeniu zakresu usług – cross-sellingu i up-sellingu – co wzmocniło wartość wydarzenia.

3. Wzmocnienie pozycji marki

Profesjonalna organizacja jubileuszu pokazała Raben nie tylko jako lidera logistyki, ale także jako partnera biznesowego, który potrafi organizować wydarzenia wspierające biznes swoich klientów.

Wydarzenie zostało pozytywnie ocenione przez uczestników i zauważone w mediach branżowych, co przełożyło się na wzrost rozpoznawalności i wzmocnienie wizerunku marki w grupie decydentów. Konferencja potwierdziła, że Raben to nie tylko operator logistyczny, ale solidny partner biznesowy.

Podsumowanie
Jubileuszowa konferencja Raben była dowodem na to, że dobrze zaprojektowany event B2B może pełnić funkcję skutecznego narzędzia biznesowego – wspierać relacje, otwierać nowe możliwości sprzedażowe i wzmacniać pozycję marki w oczach klientów (również potencjalnych).

Event B2B zaprojektowany pod cele biznesowe firmy:

Rezultatem 9-miesięcznego projektu było stworzenie wydarzenia biznesowego, które nie tylko celebrowało jubileusz 25-lecia, ale przede wszystkim wspierało sprzedaż i budowanie relacji z kluczowymi klientami. Zobacz, jak organizujemy jubileusze – krok po kroku
Event odbył się w prestiżowym ATM Studio w Warszawie i jego sukces został zmierzony konkretnymi efektami biznesowymi. Kompleksowa realizacja projektu obejmowała:

• Strategię 25-lecia – przygotowanie i wdrożenie spójnej strategii, łączącej wszystkie elementy projektu: komunikację PR, działania marketingowe, live experience i obsługę uczestników.

• Pozyskiwanie nowych klientów – opracowanie planu dotarcia i aktywizacji potencjalnych klientów, którzy dotychczas nie uczestniczyli w wydarzeniach organizowanych przez Raben.

• Maksymalizację frekwencji-– wdrożenie narzędzi komunikacyjnych zwiększających obecność kluczowych gości, w tym osób, które wcześniej odmawiały udziału.

• Formułę spotkania – zaprojektowanie koncepcji wydarzenia odpowiadającej potrzebom menedżerów wyższego szczebla (C-Level i V-Level).

• Lokalizację i aranżację przestrzeni – negocjacje warunków w ATM Studio w Warszawie oraz dostosowanie przestrzeni do potrzeb konferencji i części artystycznej.

• Scenografię i realizację wizualną-– projekt i wdrożenie spójnej oprawy scenicznej: mebli, dekoracji, świateł, wizualizacji i oświetlenia zewnętrznego budynku.

• Współpracę z prelegentami – reżyserię i wsparcie merytoryczne wystąpień, w tym konsultacje przygotowania prezentacji (udział m.in. Leszka Balcerowicza, Jacka Santorskiego, Bartłomieja Goli).

• Komunikację z uczestnikami – planowanie procesu zaproszeń, potwierdzania udziału oraz komunikację e-mailową i telefoniczną, co pozwoliło utrzymać wysoką frekwencję.

• Obsługę techniczną i multimedialną – pełną koordynację nagłośnienia, oświetlenia i multimediów w obu salach konferencyjnych.

• Afterparty z elementem doświadczenia – organizację interaktywnej części kulinarnej z udziałem Karola Okrasy.

• Catering – przeprowadzenie przetargu i koordynacja pracy firmy cateringowej.

• Rejestrację i obsługę gości – proces rejestracji, wydawanie materiałów i gadżetów konferencyjnych, opiekę nad uczestnikami.

• Dokumentację wydarzenia – przygotowanie profesjonalnego reportażu foto i wideo.

• Tłumaczenia – zapewnienie obsługi tłumaczeniowej w językach obcych.

ROI z Eventu B2B?
– podsumowanie

W konferencji jubileuszowej uczestniczyło ponad 300 klientów firmy Raben z Polski i Europy. Wydarzenie zostało bardzo wysoko ocenione zarówno przez uczestników, jak i przez zarząd, w tym przez Ewalda Rabena.

Firma Raben, zadowolona z efektów współpracy, udzieliła agencji Stereomatic oficjalnych referencji, potwierdzających skuteczność wsparcia w zakresie opracowania strategii, planowania oraz kompleksowej organizacji wydarzenia.

To podsumowanie podkreśla nie tylko skalę i rezultaty projektu, ale także wiarygodność agencji, wzmocnioną pozytywnymi opiniami klienta i realnym ROI z działań eventowych.