Kompleksowa Organizacja
Konferencji Dla Firm

Organizacja Konferencji Dla Firm
– wparcie sprzedaży, marketingu i HR

Zauważyliśmy, że bardzo wiele firm, planujących organizację konferencji dla swoich klientów (obecnych lub przyszłych), albo dla pracowników, boryka się z podobnym problemem.

Nie potrafią w pełni powiązać planowanej konferencji ze strategią swojej firmy. Nie wiedzą, co zrobić, aby osiągnąć określone wymierne efekty biznesowe np. wspierające marketing, sprzedaż, czy też działania employer brandingowe. Nie umieją policzyć zwrotu z inwestycji z takich działań. Dlatego też bardzo dużo konferencji jest zorganizowanych źle i są one zazwyczaj jedynie kosztem, a nie inwestycją. Jak to zmienić?

Organizacja i Obsługa Konferencji
– w jakich obszarach pomagamy?

Dlatego firmy, które chcą zorganizować konferencję biznesową dla swoich klientów, albo zawierającą elementy employee experience dla swoich pracowników przeprowadzamy przez pełen proces projektowania i organizacji konferencji, biorąc odpowiedzialność za wynik końcowy.

Oferując kompleksową organizację konferencji planujemy i realizujemy ją w taki sposób, aby przyniosły one naszym klientom policzalny efekt, który będzie można zmierzyć i rozliczyć po zakończeniu projektu (return of investment). Mamy wiele sprawdzonych sposobów na to, aby zwiększyć skuteczność organizacji konferencji firmowych, biznesowych, sprzedażowych, czy marketingowych i tym samym osiągnąć większą satysfakcję uczestników takich eventów.

Zobacz, jakie konferencje biznesowe i dla jakich firm zorganizowaliśmy do tej pory. A jeśli wyda Ci się to interesujące, to poniżej znajdziesz więcej informacji na ten temat, które mogą być dla Ciebie ważne i istotne w kontekście planowanej przez Ciebie konferencji dla klientów lub pracowników Twojej firmy.

Kompleksowa Organizacja Konferencji
– jak pracujemy z naszymi klientami?

Aby dobrze zrozumieć cele organizacji konferencji np. wspierającej biznes i sprzedaż, działania marketingowe, employee experience, czy działania PR i media relations, to proces jej planowania i organizacji rozpoczynamy od poznania strategii Twojej firmy. Zanim zaproponujemy nasze pomysły i rozwiązania przyglądamy się dotychczasowym działaniom komunikacyjnym, przewagom konkurencyjnym i wartościom, jakimi kieruje się Twoja marka lub firma.

Dlatego opracowaliśmy nasz autorski proces organizacji konferencji, który bez względu na rodzaj organizowanego eventu wygląda następująco:

ORGANIZACJA KONFERENCJI FIRMOWEJ
– przygotowanie

Pierwszy etap prac polega głównie na zrozumieniu Twoich celów i motywów biznesowych, jakie stoją przed Tobą w ramach organizowanej konferencji, a także ustaleniu efektów, jakich Ty i Twoja firma spodziewacie się po jej organizacji.

• PIERWSZA ROZMOWA – jak mawiał klasyk “warto rozmawiać”. Dlatego na początku zadzwonimy do Ciebie, albo umówimy się na krótką rozmowę online, aby poznać Twoje wstępne oczekiwania, jakie stawiasz przed planowaną przez Ciebie konferencją. Jeśli wstępnie uznamy, że jesteśmy Ci w stanie pomóc, to wówczas przechodzimy do kolejnego kroku.
• ANKIETA – ten krok rozpoczynamy od szczegółowego poznania celów i efektów, które chcesz osiągnąć poprzez organizację konferencji. Służy nam do tego prosta i krótka ankieta, o której wypełnienie poprosimy Cię po naszej rozmowie i którą prześlemy Ci e-mailem.
• DRUGA ROZMOWA – aby dobrze zrozumieć Twoje cele i oczekiwane efekty organizacji konferencji, to po przesłaniu przez Ciebie odpowiedzi na nasze pytania, zaproponujemy Ci ciut dłuższą rozmowę (30-40 minut), podczas której rozwiniemy poruszone przez Ciebie w ankiecie wątki.
• REKOMENDACJE – wyżej opisany proces kończymy przedstawieniem rekomendacji dla Twojej firmy, a więc opisaniem dalszych kroków, jak może wyglądać nasza współpraca.

WAŻNE: do tego momentu nie ponosisz żadnych kosztów oprócz czasu, który musisz poświęcić, aby wypełnić ankietę, czy też porozmawiać z nami telefonicznie lub online. Jeśli uznasz, że nie jesteśmy firmą, jakiej szukasz, to po tym etapie rozstajemy się życząc sobie dużo zdrowia i biznesowej pomyślności.

KOMPLEKSOWA ORGANIZACJA KONFERENCJI
– realizacja

Jeśli natomiast po przedstawieniu naszych rekomendacji zdecydujesz, że chcesz iść dalej, to kolejne kroki prezentują się w następujący sposób:

• WARSZTAT STARTOWY – w tym miejscu pojawiają się pierwsze inwestycje finansowe. Warsztat startowy, to spotkanie w gronie tzw. “zespołu roboczego”, który powołamy w Twojej firmie i w naszym zespole w celu bardzo szczegółowego przygotowania prac związanych z realizacją konferencji.
• PROJEKT EVENTU – warsztat startowy trwa od 1 do 2 dni (w zależności od zakresu prac) i kończy się prezentacją oferty na realizację Twojej konferencji, na którą składa się koncepcja kreatywna, szczegółowy kosztorys eventu oraz rekomendacje, co do scenariusza i programu.
• ORGANIZACJA EVENTU – ostatnim etapem tego procesu jest fizyczne rozpoczęcie przygotowań, poprzedzone podpisaniem umowy i wpłatą zaliczki na poczet organizacji konferencji.
• PRACE OPERACYJNE – w międzyczasie trwać będą tzw. prace operacyjne, polegające na realizacji kolejnych zaplanowanych i zakontraktowanych etapów realizacji konferencji (na każdym etapie robimy tzw. “pit stopy” przedstawiając Ci stopień zaawansowania kolejnych kamieni milowych projektu).
• TWÓJ EVENT – aż w końcu następuje “ten dzień”, a więc spotykamy się na Twojej konferencji, na którą przyjeżdżają Twoi klienci i kontrahenci lub pracownicy.
• PODSUMOWANIE – realizacja każdej konferencji kończy się spotkaniem, podczas którego szczegółowo omawiamy i podsumowujemy wszystkie etapy realizacji projektu, aby na samym końcu policzyć “zwrot z inwestycji” (tzw. ROI), jaki uzyskała Twoja firma dzięki organizacji konferencji.