Organizacja eventów firmowych
– jak pracujemy z naszymi klientami

Firmy, które chcą zorganizować event firmowy np. wyjazd dla swoich pracowników lub spotkanie dla klientów B2B, przeprowadzamy kompleksowo przez pełen proces projektowania i organizacji takiego wydarzenia, biorąc odpowiedzialność za wynik końcowy. Wydarzenia firmowe organizujemy w całej Polsce i Europie. 

W procesie planowania najistotniejsze jest dla nas poznanie celu, który dana firma chce zrealizować poprzez organizację takiego eventu, a także spodziewanego efektu po zakończeniu takiego wydarzenia.

W Stereomatic bierzemy odpowiedzialność za 100% procesu planowania i organizacji eventów firmowych dla pracowników lub klientów, oferując kompleksową obsługę i organizację eventu od A do Z. Efekty naszej pracy możesz zobaczyć na poniższych realizacjach.

Organizacja wyjazdów firmowych
– jak rozpoczynamy współpracę

Aby pomóc w zaplanowaniu eventu firmowego np. spotkania dla pracowników czy wydarzenia dla klientów B2B, musimy dobrze poznać i zrozumieć cele oraz efekty, jakich po organizacji danego przedsięwzięcia spodziewa się nasz zleceniodawca. Do tego potrzebujemy “wejść w buty klienta” poznając jego strategię działania i kulturę danej organizacji. Na początku zaczynamy od poznania celów, którymi kieruje się zleceniodawca szukający wsparcia w tym zakresie.

Pomaga w tym nasze autorskie rozwiązanie polegające na przeprowadzeniu klienta przez cały proces planowania i organizacji tego typu działania. Został on wykorzystany i sprawdził się on m.in. przy zrealizowanych przez naszą firmę wydarzeń firmowych np. dla Skanska, Raben, Press Glass, Orlen Asfalt, T-Systems, Deichmann, czy Hafele Polska.

Proces ten rozpoczynamy od Warsztatu Startowego, podczas którego omawiamy 3 kluczowe aspekty organizacji wydarzenia:

• CO event będzie komunikował – określamy w nim m.in. cele projektu i oczekiwane przez klienta efekty jego realizacji
• DO KOGO będzie komunikowany przekaz – tu tworzymy persony odbiorców wydarzenia i mapujemy działania realizowane do tej pory przez firmę do interesariuszy eventu
• JAK będziemy to komunikować – na końcu tego procesu ustalamy “plan drogi”, która pozwoli nam osiągnąć zamierzony przez klienta cel biznesowy i przedstawiamy możliwe koncepcje organizacji wyjazdu oraz budżet spotkania firmowego

Dzięki ww. procesowi nasi klienci są w stanie jeszcze przed podjęciem decyzji i kroków zmierzających do wydania często sporych kwot na organizację eventu firmowego, które chcą lub zamierzają przeznaczyć na dany wydarzenie ocenić, czy i które wypracowane podczas Warsztatu rozwiązania są dla nich najlepsze.

Etap ten daje także możliwość poznania nas jako firmy “w akcji”, jeszcze przed rozpoczęciem często wielomiesięcznej współpracy przy organizacji eventu firmowego, dając przedsmak tego, jak współpraca będzie się układać w przyszłości.

Ile kosztuje organizacja eventu firmowego?

W naszym portfolio znajdują się eventy firmowe, które całościowo kosztowały od 100 tys. do ponad miliona złotych netto. Koszt organizacji takiego wydarzenia zależy od wielu zmiennych, które określamy na poziomie Warsztatu Startowego. Mają one wpływ na finalny wygląd, zakres i kosztorys projektu.

Na koszt projektu ma wpływ m.in.:

• cel spotkania
• ilość uczestników
• miejsce projektu
• termin realizacji działania
• zakres prac projektowych
• program i finalny pomysł na event
• odpowiedzialność naszej firmy za projekt itp.

Realizację tego typu projektów można porównać do budowy domu. Można postawić prosty drewniany domek z prefabrykatów albo 500 metrową rezydencję w prestiżowej części miasta. I to i to jest budynkiem, ale w każdym przypadku zupełnie innym. Podobnie jest z eventami i działaniami live marketing.

Organizacja eventów firmowych
– z kim najczęściej pracujemy?

Z naszego wsparcia w tym zakresie najczęściej korzystają:

• Działy Human Resources, Employer Branding i Employee Exprerience firm, które chcą powiązać planowaną imprezę integracyjną, czy wyjazd firmowy, ze strategią komunikacji firmy skierowaną do klienta wewnętrznego tj. do pracowników
• Działy Marketingu firm, które chcą zorganizować konferencje, jubileusz czy wyjazd dla swoich kluczowych klientów B2B
• Firmy, które chcą ściśle powiązać organizowany wyjazd firmowy, czy imprezę integracyjną z ważnym elementem związanym ze strategią firmy np. z jej jubileuszem, otwarciem nowej siedziby, świętowaniem zamknięcia ważnego projektu, nagrodą itp.
• Firmy, które szukają kompleksowej organizacji wydarzenia od A do Z i agencji eventowej, która zaplanuje, zorganizuje i rozliczy wydarzenie, biorąc pełną odpowiedzialność za efekt końcowy
• Firmy szukające agencji eventowej, która ma bogate i szerokie doświadczenie w zakresie organizacji wydarzeń w Polsce i za granicą, która dysponuje praktycznym doświadczeniem w zakresie kompleksowej organizacji wyjazdów firmowych i rozumie specyfikę tego typu wydarzeń oraz posiada bogate referencje w tym zakresie
• Firmy, organizacje, czy towarzystwa, które nie dysponują odpowiednimi zasobami ludzkimi i czasem, aby kompleksowo przygotować i zrealizować taki projekt od A do Z

Organizacja wyjazdów firmowych
– dlaczego warto współpracować z nami

• Dlatego, że wyjazd czy event firmowy, to nie jest dla nas po prostu “impreza”, ale narzędzie do wsparcia realizacji celów biznesowych i strategii danej firmy np. w obszarze marketingu, employer brandingu czy PR’u
• Bo  mamy ogromne doświadczenie w organizacji wyjazdów firmowych i imprez w Polsce i za granicą dla takich firm jak np. Press Glass, Raben, De Dietrich, Skanska, Deichmann, Idea Leasing czy Orlen Asfalt
• Bo rozumiemy problemy działów marketingu B2B, HR’u, czy Employer Brandingu, przez co potrafimy skutecznie powiązać procesy istniejące w firmie (marketingowe, sprzedażowe, employer braningowe) z celami i efektami organizowanego eventu
• Bo bierzemy odpowiedzialność za cały proces planowania i organizacji danego projektu od A do Z (pracujemy kompleksowo) 
• Bo za każdym razem projekt tworzymy “od zera”, gdyż wiemy, że dzięki dostosowaniu rozwiązań i pomysłów do specyfiki danej branży oraz celów konkretnej firmy, można osiągnąć bardziej owocne rezultaty z przeprowadzonego działania eventowego, czy live marketingowego 

Zobacz nasze pozostałe usługi: