Doradztwo w zakresie organizacji konferencji
i kongresów

Pomagamy w zbudowaniu strategii organizacji konferencji, kongresu lub sympozjum, zaplanowaniu jego celów, a przede wszystkim w kompleksowym zorganizowaniu wydarzenia od A do Z, biorąc pełną odpowiedzialność za efekt końcowy.

Poznaj szczegóły

Doradztwo w zakresie organizacji konferencji i kongresów
– opis usługi

Każda firma, która planuje organizację konferencji czy kongresu ma inny cel, który chce osiągnąć przez jego organizację. Naszym zdaniem bardzo często cel ten jest niedoprecyzowany, niejasny albo z różnych powodów (finansowych, czasowych, organizacyjnych, kadrowych) trudny, albo wręcz nierealny do osiągnięcia. Czy jest sposób, aby temu zaradzić? 

Naszym zdaniem niezwykle istotnym elementem organizacji konferencji, jest odpowiednia strategia, plan i ustalenie założeń związanych z oczekiwanym zwrotem z inwestycji, który nastąpi po organizacji konferencji. A przede wszystkim cel, jaki przyświeca organizacji danego eventu.

Inny cel będzie przyświecał organizacji międzynarodowej konferencji medycznej, na którą zaproszeni zostali lekarze i eksperci z całego świata, a inny cel będzie miała firma, która chce zorganizować konferencję programistyczną, podczas której głównymi interesariuszami będą jej potencjalni klienci i pracownicy.

Jeszcze inny cel może dotyczyć organizacji konferencji marketingowej, podczas której będą prezentowane nowe rozwiązania z zakresu social mediów, social selling, sprzedaży, Marketing Automation, SEO / SEM, której organizatorem będzie np. software house, albo wydawnictwo marketingowe.

Jeszcze inaczej do organizacji tego typu spotkań należy podejść, jeśli konferencja jest kierowana np. do branży technologicznej, finansowej, logistycznej, informatycznej albo budowlanej.  Wiemy to, bo podczas 14 lat organizacji różnego rodzaju spotkań, nie tylko konferencji, nauczyliśmy się, że nie ma jednej sprawdzonej recepty na przeprowadzenie tego typu wydarzeń, ale również zdobyliśmy praktyczne doświadczenie w organizacji tego typu spotkań.

Doradztwo w zakresie organizacji konferencji i kongresów
– dla kogo

Najczęściej z naszych usług korzystają:

  • Firmy szukające nowego pomysłu i rozwiązania na zorganizowanie konferencji czy kongresu dla swoich klientów lub kontrahentów B2B, gdyż stara formuła się zdezaktualizowała i potrzebne jest “nowe otwarcie”
  • Działy human resources / employer branding, które planują zorganizowanie angażującej i motywującej pracowników firmy konferencji, poświęconej istotnym problemom i wyzwaniom ich przedsiębiorstwa
  • Firmy, fundacje czy organizacje, które potrzebują kompleksowego zaplanowania wydarzenia, przeprowadzenia przez proces jego organizacji, kompleksowej produkcji wydarzenia od A do Z
  • Przedsiębiorstwa chcące zorganizować konferencję dla swoich klientów B2B, połączoną z działaniami wizerunkowymi ich firmy np. launching nowego produktu lub usługi, komunikacja istotnych zmian w firmie, rebranding, zmiana strategii firmy itp.
  • Firmy chcące połączyć formę konferencji (część oficjalna) ze świętowaniem jubileuszu swojej firmy (część nieoficjalna)
  • Stowarzyszenia branżowe szukające kompleksowego plannera i organizatora eventu połączonego np. z rozdaniem nagród, ogłoszeniem wyników w danej dziedzinie itp.
  • Organizatorzy konferencji branżowych np. medycznych, logistycznych, budowlanych, programistycznych, szukający tzw. inwestora zastępczego, a więc firmy, która kompleksowo wyprodukuje i zorganizuje większość lub wszystkie elementy wydarzenia

Doradztwo w zakresie organizacji konferencji i kongresów
– początek współpracy

Dlatego też, aby móc odpowiednio podejść do strategii przygotowania konferencji, do jej odpowiedniego zaplanowania, zabudżetowania i do jej organizacji zaczynamy od warsztatu zerowego / briefingu, który w ramach procesu organizacji wydarzenia pełni wiele istotnych funkcji. Oto te najważniejsze według nas:

  1. Badamy i ustalamy cele, które poprzez organizację konferencji czy kongresu chce osiągnąć zleceniodawca (firma, fundacja, stowarzyszenie, jednostka samorządowa itd.)
  2. Definiujemy grupę interesariuszy / odbiorców danej konferencji / kongresu
  3. Opisujemy i ustalamy efekty, jakie dla organizacji mają być widoczne i policzalne po organizacji wydarzenia
  4. Mapujemy dotychczasowe działania, które były realizowane (cel / realizacja / zwrot z inwestycji)
  5. Ustalamy elementy twarde wydarzenia, które powinny się znaleźć w planowanym scenariuszu i które są oczekiwane przez klienta
  6. Opisujemy czasowy plan realizacji danego spotkania (timing)
  7. Ustalamy wagi i zmienne, na podstawie których będziemy liczyć zwrot z inwestycji z konferencji / kongresu
  8. Tworzymy wstępny plan organizacji – na tym etapie rozumiemy już kierunek, w którym ma pójść organizacja

Dodatkowym celem warsztatu zerowego jest możliwość sprawdzenia naszych kompetencji, jeszcze przed rozpoczęciem organizacji konferencji, kongresu czy sympozjum. To pozwala upewnić się, czy jesteśmy firmą której szukacie i czy wypracowany plan odpowiada Wam, jako zleceniodawcy.

Zamów bezpłatną konsultację

Planujesz organizację konferencji lub kongresu? Szukasz firmy, która zaplanuje, zaprojektuje i zorganizuje całość wydarzenia od A do Z, przeprowadzając Cię przez wszystkie etapy działania? Napisz do nas i umów się na rozmowę, aby opowiedzieć o problemach i wyzwaniach, przez którymi stoisz.

Modele współpracy

Audyt eventowy

Warsztat lub konsultacja mająca na celu poprawę zwrotu z inwestycji w realizacji dotychczasowych konferencji w firmie

Warsztaty eventowe

Pomoc dla działu marketingu firmy lub organizacji w zakresie samodzielnego planowania i organizacji konferencji

Opracowanie projektu

Warsztat mający na celu zaprojektowanie wydarzenia, które będzie realizowane samodzielnie przez firmę

Inwestoring zastępczy

Pełne planowanie i koordynacja organizacji konferencji na wszystkich etapach jej realizacji od A do Z

Doradztwo w zakresie organizacji konferencji i kongresów
– czy warto

  • To co oferujemy naszym klientom to doświadczenie, wiedza i studium przypadków kilkudziesięciu polskich i zagranicznych przedsiębiorstw i organizacji, dla których pracowaliśmy do tej pory
  • To wiedza praktyczna, której efekt można sprawdzić naocznie oglądając zdjęcia i filmy z realizacji m.in. konferencji i kongresów dla takich firm jak Raben, Orlen, Press Glass, Phoenix Contact, De Dietrich, T-Systems, czy GS1 Polska
  • To również doświadczenie w organizacji wydarzeń nie tylko w Polsce, ale również we Włoszech, Hiszpanii, Wielkiej Brytanii, Niemczech, Austrii, Holandii, Grecji i Czechach
  • Dlaczego więc warto? Bo zazwyczaj koszty konsultacji, są wielokrotnie niższe niż potencjalnie popełnianych błędów przy organizacji konferencji czy kongresu
  • Do współpracy podchodzimy projektowo, nie mamy gotowych ofert, lecz każdorazowo przygotowujemy działania bazując na strategii danej firmy i na oczekiwanym przez klienta efekcie i rezultacie tych działań
  • Bo zaangażowanie naszej firmy na możliwie wczesnym etapie planowania konferencji czy kongresu, pozwala uzyskać cenne spojrzenie eksperta z zewnątrz
  • Do tego, bierzemy odpowiedzialność nie tylko za wykreowanie pomysłów i za strategię organizacji konferencji czy kongresów, ale przede wszystkim za ich kompleksowe zaplanowanie, organizację i produkcję od A do Z, a także za rozliczenie ich efektów

Doradztwo w zakresie organizacji konferencji i kongresów
– jakie są koszty?

Koszty naszego doradztwa są policzone w taki sposób, aby były opłacalne zarówno dla małych, średnich, jak i dużych firm. Pośród naszych klientów są zarówno kilkunastoosobowe start’upy sprzedające w modelu B2B, kilkudziesięcioosobowe firmy software house, polskie firmy rodzinne, jak i duże międzynarodowe korporacje. Co je ze sobą łączy? Większość naszych klientów podchodzi do nas, jak do współpracy z prawnikiem, doradcą finansowym, czy np. architektem, czyli jak do inwestycji w pracę z doradcą i konsultantem, a nie jak do kosztu.

Naszemu działaniu przyświeca zasada, że “5 minut planowania oszczędza godzinę pracy”. Dlatego w łatwy i prosty sposób jesteśmy w stanie pokazać i udowodnić, że nasze projektowe i systemowe podejście do pracy przy planowaniu konferencji i kongresów, może w świadomy sposób oszczędzić czas, nerwy i pieniądze poświęcone na te działania.

A co za tym idzie, zaplanowany w ten sposób proces organizacji konferencji, przyniesie nie tylko większy efekt i zwrot z inwestycji i da wdrażającej go firmie przewagę konkurencyjną na rynku, ale też sprawi nieporównywalnie większą satysfakcję z realizacji projektu.

Jeśli chcesz poznać koszty doradztwa dla swojej firmy, zamów poniżej bezpłatną konsultację i opowiedz o swojej sytuacji i oczekiwaniach.

Chcesz porozmawiać?

Planujesz organizację konferencji lub kongresu? Szukasz firmy, która zaplanuje, zaprojektuje i zorganizuje całość wydarzenia od A do Z przeprowadzając Cię przez wszystkie etapy działania? Napisz do nas i umów się na rozmowę, aby opowiedzieć o problemach i wyzwaniach, przez którymi stoisz.

Wyślij zapytanie

Nasi kluczowi klienci

Posłuchaj Podcastu E Com On

Doradztwo w zakresie organizacji konferencji i kongresów
– obszary specjalizacji

Rodzajów konferencji i kongresów jest bardzo wiele. Najczęściej dla naszych klientów organizujemy:

  1. Konferencje sprzedażowe i marketingowe
  2. Kongresy i sympozja medyczne
  3. Konferencje techniczne / technologiczne / IT
  4. Konferencje połączone np. z jubileuszem istnienia firmy
  5. Konferencje połączone z rozdaniem nagród
  6. Konferencje motywacyjne np. dla pracowników firmy i / lub jej klientów
  7. Konferencje połączone np. z premierą nowej usługi / produktu (launching)
  8. Konferencje networkingowe
  9. Konferencje skierowane do branży budowlanej
  10. Konferencje prasowe / spotkania dla mediów
  11. Konferencje naukowe (w tym medyczne)
  12. Kongresy ekonomiczne i biznesowe
  13. Konferencje logistyczne

Zostaw namiar na siebie

A my szybciutko oddzwonimy :)






    Skontaktuj się z nami