Z tego artykułu dowiesz się:

• jakie trendy w organizacji eventów zdaniem naszych klientów będą obowiązywać w 2020 roku
• jakie technologie i nowości pojawią się na rynku eventów
• jakie nowe rozwiązania z zakresu organizacji konferencji, team buildingu i spotkań firmowych warto wziąć pod uwagę w planowaniu spotkań na 2020 rok

Gdy czytam coroczne podsumowania z dziedziny organizacji eventów i konferencji, które publikują wszelkiej maści portale, a także wydawnictwa eventowe i marketingowe, kiedy czytam o trendach i tak zwanych nowościach, które przez wielu ekspertów są uznawane jako innowacyjne i obowiązujące w danym roku, to mam wrażenie, że od kilku lat mieli się w sumie te same tematy. Cytując fragment z “Rejsu” Barei “(…) Nuda… Nic się nie dzieje, proszę pana. Nic.”

Dlatego do mojego podsumowania trendów w organizacji eventów i konferencji w nadchodzącym 2020 roku, postanowiłem podejść inaczej niż wszyscy. Chciałbym się z Tobą podzielić moimi wnioskami, które zdobyłem dzięki organoleptycznym metodom badania rynku, to jest podczas rozmów z moimi klientami. Są to więc w znacznym stopniu opinie osób, które najczęściej strategicznie zarządzają firmami, a więc również budżetami.

Nie twierdzę, że są to kierunki jakoś wybitnie innowacyjne. Wręcz przeciwnie. Uważam, że wiele z nich dowodzi, że pewne trendy, które kilka lat temu były uznawane za novum, które się sprawdzą i będą dominować, dopiero teraz, bardzo powoli, umacniają się w przekonaniach osób odpowiedzialnych za organizację eventów, spotkań, konferencji i wydarzeń.

No to lecimy! 🙂

1. Event to inwestycja, a nie koszt.

Po 11 latach prowadzenia agencji eventowej widzę bardzo mocny wzrost świadomości dyrektorów marketingu, PR’u, HR’u czy zarządów firm z którymi się spotykam, co do konieczności radykalnej zmiany podejścia w wydawaniu pieniędzy na eventy.

Jeszcze parę lat temu budżet eventowy był traktowany głównie jako czysty koszt. Pieniądze się wydawało, nie do końca było wiadomo na co i po co. Rzadko mierzono zwrot z inwestycji z takich działań, bo w sumie to nie wiedziano, jak to właściwie miałoby wyglądać. Poza tym z jakiej inwestycji, skoro event to 100% koszt! Brakowało więc sprawdzonej wiedzy, know how, a przede wszystkim nie było w ogóle chęci, aby to robić.

W ciągu ostatnich 2-3 lat widzę bardzo silny trend co do zmiany w podejściu przy tworzeniu budżetów eventowych. Jest on widoczny przede wszystkim w wymiarze zrozumienia celowości wydawania pieniędzy na wydarzenia jako takie. I co najważniejsze, zmianę tą widzę niekoniecznie w dużych firmach, a raczej w średnich, a czasami nawet małych, w których każdą wydaną złotówkę ogląda się coraz to bardziej dokładnie. Dlatego podczas spotkań z moimi klientami coraz więcej czasu poświęcam na rozmowy o celowości organizacji danego eventu. Często bardzo długo rozmawiamy o tym, w jaki sposób organizowane spotkanie ma być powiązane ze strategią firmy. Jaki efekt na jego uczestnikach ma wywołać? Jaki efekt biznesowy ma przynieść inwestorowi? 

Być może jest to wynikiem sygnałów o nadchodzącym spadku koniunktury? Być może wynikiem rosnącej świadomości, co do sensu wydawania pieniędzy na eventy jako takie? A być może po prostu dzieje się tak, bo coraz częściej (i bardzo dobrze, że się tak dzieje) w organizację wydarzeń angażują się osoby bezpośrednio zarządzające firmą.

Z moich obserwacji i z mojego doświadczenia wynika zresztą, że im szybciej prezesi, właściciele, czy członkowie zarządu strategicznie odpowiadający za procesy sprzedażowe i marketingowe zaangażują się w przygotowanie eventu, konferencji czy spotkania biznesowego, tym suma summarum projekt przynosi dla firmy większy zwrot z inwestycji.

Przykładów mogę podać naprawdę wiele, że tak właśnie jest.

2. Agencja ma być doradcą, a nie tylko wykonawcą pomysłów firmy.

Również w ciągu ostatnich dwóch lat zauważyłem zmianę w podejściu do agencji eventowej jako takiej. To z czym się coraz częściej spotykam, to otwartość na tzw. konsulting eventowy, doradztwo i partnerstwo przy organizacji wydarzeń. Co mam na myśli? Oto przykład.

W 3 i 4 kwartale bieżącego roku wziąłem udział w około 20 spotkaniach, które bezpośrednio odbyły się z członkami zarządów często naprawdę całkiem sporych firm. Za każdym razem rozmawialiśmy o tym, jak cele i efekty, jakie ma wywołać dany event, miałyby by zostać powiązane ze strategią firmy. Nie byłoby to jednak możliwe, gdyby nie szła za tym zmiana postrzegania roli agencji w procesie organizacji eventu. Ta coraz częściej z wykonawcy pomysłów firmy staje się partnerem i strategicznym kreatorem działań.

Wymaga to oczywiście dużego nakładu pracy ze strony agencji, która musi się nauczyć zrozumienia biznesu danej firmy, problemów z jakimi się boryka, wyzwań przed jakimi stoi i sytuacji, w której się w dana firma znajduje, a przede wszystkim kierunku, w którym zmierza. I mówię tu nie tylko o kontekście eventu jako takiego, ale całego funkcjonowania firmy i jej strategii marketingowej, wizerunkowej i sprzedażowej.

Dodatkowo w minionym roku przeprowadziłem ponad 20 benchmarków z różnych branż i sektorów rynku, które analizowałem pod kątem działań eventowych. Było mi to potrzebne, aby doradzić moim klientom, jaką strategię obrać przy podejmowaniu decyzji o takiej czy innej formule planowanego spotkania. Dopiero po zebraniu informacji np. o tym, co robi konkurencja danej firmy, zabierałem się do tworzenia podbudowy konkretnej strategii eventowej.

Trend ten oceniam bardzo na plus, gdyż pokazuje, że wiele firm zaczyna powoli rozumieć, iż tworzenie bezcelowych konkursów ofert i przetargów, z wysyłaniem zapytań do 30 firm, jest bez sensu. Jeśli wcześniej nie zaangażuje się agencji w proces poznania strategii firmy, to jej pomysły na dany event są najczęściej strzelaniem kulą w płot. Zazwyczaj takie akcje kończą się frustracją, stratą czasu i niejednokrotnie pieniędzy każdej ze stron tj. zarówno firmy, która wysyła bezcelowe zapytania, jak i agencji, która tworzy niedopasowane do potrzeb firmy “kreatywne” koncepcje pomysłów na event.

Co więcej, w przypadku trzech firm z jakimi w tym roku rozmawiałem na temat naprawdę dużych wydarzeń, których budżety opiewały na kilkaset tysięcy złotych każdy, nasza rekomendacja była negatywna, co do wydawania na te eventy pieniędzy w ogóle.

Napiszę to raz jeszcze, bo prawdopodobnie nie wierzysz w to co przeczytałeś. Tak, ja jako przedstawiciel agencji eventowej, nie starałem się za wszelką cenę przekonać klienta do zorganizowania eventu. W wyniku rozmów uznałem i rekomendowałem, że omawiane wydarzenie nie zrealizuje założeń i celów, jakie dana firma chciała osiągnąć. Dlatego zaplanowano wydanie tych pieniędzy na inne działania marketingowe, które mają przynieść firmie szybszy zwrot z inwestycji.

Na tym moim zdaniem polega konsulting eventowy, aby nie wciskać klientowi danych pomysłów za wszelką cenę, ale podejść do tematu analitycznie i pokazać za i przeciw zastosowania danego rozwiązania.

3. Event to część układanki, a nie tylko “zabawa do kotleta”.

Jeszcze kilka lat temu, gdy dzwoniłem do jakiejś nowej firmy z tematem organizacji eventu, to najczęściej temat ostatecznie sprowadzał się do takiej czy innej bibki. Od kilku lat, a zwłaszcza w 2019 roku, zaobserwowałem tendencję odchodzenia od tzw. “imprez do kotleta”. Firmy nie chcą wydawać już pieniędzy tylko na zabawę z klientami, czy pracownikami. Oprócz zabawy oczekują czegoś więcej.

Zdaniem moich klientów kolejny trend w organizacji eventów w 2020 roku będzie taki, że agencja składając swoją ofertę, będzie musiała umiejętnie pokazać, że rezultat rekomendowanego przez nią działania będzie miał wpływ na efekty, jakie dana firma uzyska po przez zainwestowania na organizację wydarzenia danej kwoty. Często przecież całkiem niemałej.

Dlaczego tak się dzieje? Bo osoby z firm z jakimi się spotykam same bywają na różnych wydarzeniach, obserwują rynek i to co robi ich konkurencja. Widzą, że bardzo często na różnych eventach pojawiają się te same pomysły, niektóre są już mocno wtórne, a jakość organizowanych wydarzeń też czasami pozostawia wiele do życzenia.

Co za tym idzie, kiedy dane firmy same przymierzają się do organizacji np. własnego jubileuszu, to nie chcą po raz dziesiąty organizować tego samego, co zrobili już inni. Według nich szkoda na to czasu i pieniędzy. Nie wiem czy się z tym zgadzasz, ale tak mówią moi klienci.

To się wiążę też z kolejnym trendem, a mianowicie…

4. Komunikacja z uczestnikiem przed, w trakcie i po wydarzeniu.

Każdy event składa się moim zdaniem z trzech istotnych etapów. Pierwszy, to okres od momentu, kiedy potencjalny gość otrzymuje od nas zaproszenie na wydarzenie, aż do samego dnia eventu. Drugi okres, to sam event. A trzeci, to czas po nim. I uwierz mi, że każdy etap jest tak samo ważny. Skupmy się jednak na tym pierwszym.

Trend, który zauważyłem w ostatnim czasie, to zdecydowanie większe zainteresowanie firm w inwestowanie w komunikację z uczestnikami przed wydarzeniem. I podkreślam, nie mówię tu o imprezach typu koncert, czy festiwal, gdzie dzieje się to już od dawna, ale cały czas mam na myśli eventy typu B2B, bo w nich się specjalizuję.

Jeszcze jakiś czas temu firmom wydawało się, że wystarczy wysłać zaproszenie i sprawa załatwiona. Klienci przyjadą, bo będą chcieli się pobawić, napić i potańczyć. Kilka lat temu to wystarczyło, ale w tej chwili jest to już zdecydowanie zbyt mało.

Jeden z moich klientów powiedział mi ostatnio tak: “Panie Damianie, gdybym chciał brać udział we wszystkich spotkaniach, na jakie dostaję zaproszenie, to co drugi dzień byłbym na innym evencie. Dlatego wybieram tylko te najlepsze. I mam świadomość, że moi klienci, których będę chciał zaprosić na mój event mają podobnie. Sztuką będzie przekonać ich, że nasz jest własnie tym najlepszym wyborem.”

Dlaczego jest to takie ważne? Bo wiele osób z którymi rozmawiałem zauważyło, że bagatelizując komunikację w klientami przed wydarzeniem tracą sporo pieniędzy wydając je np. na gości, którzy potwierdzają swój udział, a potem z jakiś powodów na evencie się jednak nie pojawiają. W ten sposób firmy ponoszą koszty opłaconych i niewykorzystanych pokoi hotelowych, zamówionego cateringu itd, a mogłyby przecież te pieniądze zaoszczędzić, albo wydać na coś innego.

Firmy z którymi rozmawiam chcą również zrozumieć, dlaczego ich klienci, którzy otrzymują zaproszenie na dane wydarzenie, decydują się na udział w nim, a inni je odrzucają. Jak wygląda ścieżka podejmowania przez nich decyzji udziału w danej imprezie, konferencji, gali czy kongresie. Chcą przez to zwiększyć zwrot z inwestycji z ilości wysyłanych zaproszeń i przełożyć to na wyższą frekwencję w organizowanym spotkaniu.

Znam przypadki firm, gdzie różnica w ilości osób, które potwierdziły udział w evencie, a ilością, która faktycznie się na nim pojawiła, sięga nawet 50%. Przemnóżmy to teraz przez koszty per osoba, które dana firma poniosła na organizację wydarzenia, a goście się na nim nie zjawili. W niektórych przypadkach może to iść nawet w setki tysięcy złotych.

O katastrofie wizerunkowej takiego wydarzenia, gdy udział w niej potwierdziło np. 300 osób, a faktycznie pojawiło się 150, już nie wspomnę.

5. “Efekt Wow” i “Szycie Na Miarę” to puste hasła.

Kilka lat temu modne było chwalenie się, że jest się agencją, która “szyje na miarę”. Po pewnym czasie okazało się, że ten pusty frazes jest niczym innym, jak nic nie znaczącym bełkotem. Potem pojawiło się nowe hasełko, które miało być nowym chwytem marketingowym. A brzmiało ono np. “tworzymy efekt WOW”, “gwarantujemy efekt WOW”, “Twoi klienci zjedzą WOW”, “klienci na Twoim evencie poczują WOW” itd. Tutaj również mamy powtórkę z rozrywki.

Klienci nie są głupi. Wielu z moich rozmówców twierdzi, że nie wierzy firmom, które używają wyżej wymienionych haseł. Uważają, że nie są one już żadnym wyróżnikiem w działaniu agencji. Do tego widzą i czują, co jest prawdą, a co “nawijaniem makaronu na uszy”. Dlatego coraz trudniej będzie agencjom sprzedać event, kiedy jedynie będą używać pustych i nic nie znaczących sformułowań, za którymi idzie wtórność, jałowość i sztampa.

Pisałem to już wyżej, ale powtórzę raz jeszcze. Punktem wyjścia nie jest zasypywanie uczestnika wydarzenia mnogością atrakcji, ale umiejętność powiązania wydarzenia z komunikatem, jaki chcemy mu przekazać. I jaki ma być przez niego zapamiętany.

Dzieje się tak, ponieważ…

6. Event to dialog z jego uczestnikiem, a nie jednostronna komunikacja.

Jeden z moich klientów powiedział do mnie ostatnio takie zdanie: “Panie Damianie, nasz event ma gadać”. Co to znaczy? Że uczestnik organizowanego dla mojego klienta wydarzenia biznesowego dowie się na nim czegoś wartościowego, co np. sprawi, że będzie mógł zdobyte informacje i wiedzę wykorzystać w rozwoju swojego biznesu.

Coraz więcej firm rozumie, że wydarzenie jest wizytówką ich firmy. Bardzo często jest również narzędziem, które na długo przed spotkaniem i na długo po nim, może zostać efektywnie wykorzystywane do komunikacji z klientami. Dlatego formuła i scenariusz spotkań ma być tak przygotowany, aby zmaksymalizować możliwość wykorzystania eventu w prowadzeniu tegoż dialogu.

Dlatego trend, który pogłębia się z roku na rok, to odchodzenie od wydarzeń, w których na pierwszym miejscu stawiana jest zapraszająca na nie firma, jej dorobek, sukcesy, osiągnięcia i chwalenie się podczas spotkania tym, jacy jesteśmy rewelacyjni, genialni, piękni i w ogóle. Moi rozmówcy ani nie chcą w takich eventach brać już udziału, ani nie chcą, aby ich firmy organizowały spotkania w takiej formule.

Podczas odbytych w tym roku spotkań biznesowych widzę wyraźne znużenie firm udziałem w eventach bez polotu, pomysłu i przemyślanego scenariusza, napompowanych atrakcjami, które mają jedynie wywołać efekt WOW itd. Wyraźnie widać zniechęcenie do udziału w spotkaniach, w których ze sceny wszystko ma krzyczeć “patrzcie jacy jesteśmy zajefajni”, “zobaczcie jacy jesteśmy świetni”, “podziwiajcie nas”, “zobaczcie ile kasy zarobiliśmy” itd.

Jeszcze inny mój klient porównał wydarzenia do filmu. “Panie Damianie, chciałbym aby moi goście wzięli udział w organizowanym przez nas spotkaniu, w którym nacisk położymy na scenariusz i fabułę, a nie na wodotryski, wybuchy i efekty specjalne. Te mogą towarzyszyć wydarzeniu, ale w zdrowych proporcjach i tylko wtedy, gdy będzie taka konieczność. Bohaterami naszego wydarzenia, mają być nasi goście, a nie my.”

Oczywiście nie znaczy to więc, że wydarzenie ma być zorganizowane byle jak, bez odpowiedniej oprawy, cateringu, w słabej lokalizacji itd. Chodzi raczej o to, aby położyć nacisk na gościach wydarzenia i aby forma eventu nie była ważniejsza od treści. I własnie na tej treści coraz więcej firm chce się skupić.

Na szczęście!

7. Eventy, to również skuteczne narzędzie działań employer brandingowych.

Kolejnym trendem, jaki dostrzegam podczas rozmów z wieloma firmami, to coraz większe zrozumienie konieczności przemodelowania podejścia do eventów, które kierowane są do pracowników. I co ciekawe, co raz wyraźniej widać ten trend w firmach produkcyjnych, z mniejszych miejscowości, które zauważyły konieczność odświeżenia portfolio np. organizowanych pikników rodzinnych, czy imprez team buildingowych. Co to oznacza?

Niskie bezrobocie, wysoki popyt na dobrych pracowników, a także rosnące oczekiwania co do pracodawcy doprowadzą w końcu do tego, że działy firm zajmujące się HR’em, kadrami, employer brandingiem, szkoleniami i rekrutacją, będą zwracać coraz większą uwagę na jakość organizowanych wydarzeń. Faktem jednak jest, że nie do końca jednak firmy wiedzą, jak się do tego zabrać.

Znam kilka przedsiębiorstw, które jeszcze 2-3 lata temu przywiązywały niską wagę do eventów dla pracowników. Wystarczyło raz w roku zorganizować rodzinny piknik z dmuchańcami i malowaniem twarzy, watą cukrową i zespołem coverowym na scenie, aby pracownicy czuli się usatysfakcjonowani. W firmach programistycznych pracownicy cieszyli się “jak głupi”, jak dwa razy w roku zabrano ich na paint ball, quady, czy kręgle. W firmach z branży FMCG czy finansowych raz do roku organizowano wyjazd do jakiegoś hotelu z koncertem gwiazdy, dyskoteką i popijawą do rana… Organizowano, bo mam wrażenie, że powoli zaczyna się to zmieniać.

Jaki więc trend obserwuję w tym wymiarze? Uważam, że firmy, które najszybciej dostrzegą wartość dodaną w organizowaniu przemyślanych i spójnych ze strategią employer brandingową eventów, wygrają walkę o najlepszych pracowników. I nie dotyczy to tylko tych produkcyjnych, o których w pewnych regionach Polski trwa wręcz wojna, bo ludzi wszędzie praktycznie brakuje. Mam też na myśli np. programistów, których zarobki są coraz bardziej wywindowane i firmy prześcigają się w wymyślaniu pomysłów, jak skłonić nowe osoby, do zatrudnienia się w ich firmach.

Ale i w innych branżach zaczyna być podobnie, bo czeka nas niebawem zmiana pokoleniowa. A tam poprzeczka będzie postawiona naprawdę wysoko!

Jakie będą trendy w organizacji eventów, wydarzeń i konferencji w 2020 roku?

Co moim zdaniem czeka nas w organizacji eventów i konferencji w 2020 roku? Oto moje wnioski i podsumowanie.

Wiele firm, szczególnie z branży budowlanej twierdzi, że czeka nas spadek koniunktury. Widać to po wstrzymanych inwestycjach zagranicznych i w sektorze publicznym. A ponieważ to branża budowlana w znacznym stopniu napędza gospodarkę, to prawdopodobnie przełoży się to na całościową sytuację na rynku, w tym na branżę spotkań i eventów.

Dlatego coraz więcej firm będzie szukało sposobów na bardziej efektywne niż dotychczas wykorzystanie budżetów marketingowych, w tym pieniędzy przeznaczonych na organizację wszelkiego rodzaju konferencji i wydarzeń. Nie przewiduję jednak zmniejszenia ilości organizowanych spotkań. Moim zdaniem będzie wręcz przeciwnie. Będzie ich więcej. Uważam natomiast, że uwaga osób decyzyjnych zostanie skupiona na ich jakości i mierzeniu, w jaki sposób dane działanie pozwoli uzyskać zmaksymalizowany zwrot z inwestycji.

Podczas spotkań z klientami coraz częściej słyszę o potrzebie gruntownego planowania i weryfikacji strategii organizacji wydarzeń. Co za tym idzie od agencji eventowych, będzie oczekiwać się analizy, doradztwa, konsultingu i zrozumienia celów klienta, jakie event ma pomóc zrealizować. Samo “szycie na miarę” i zagwarantowanie “efektu WOW” już nie wystarczy, bo to po prostu już nie działa.

Co więcej uważam, że w długim okresie czasu wygrają te firmy, które przed organizacją wydarzenia poświęcą dużo czasu na gruntowne planowanie ich strategii. Działanie ad hoc, korzystanie ze schematycznych pomysłów i posiłkowanie się sztampowymi rozwiązaniami będzie coraz częściej odstawiane na bok na rzecz tworzenia przez agencję gruntonwych rozwiązań eventowych.

Trend ten będzie się pogłębiał również w sektorze MŚP, z którego firmy moim zdaniem coraz uważniej obserwują działania dużych firm i korporacji. A te od lat inwestują duże pieniądze w eventy, traktując je jako skuteczne i efektywne narzędzie komunikacji z klientami, pracownikami, kontrahentami B2B.

Również w obszarze employer brandingu widzę pogłębiający się trend inwestowania w “mądre eventy”, w wartościowe i przemyślane scenariusze i konieczność zmiany podejścia do eventów, jako do niepotrzebnego kosztu, na rzecz inwestycji w relacje z pracownikiem.

Co przyniesie rzeczywistość? Czas pokaże. Ja natomiast życzę Tobie i Twoim najbliższym pogody w duchu i na niebie, miłości, spokoju i czasu dla siebie, a przede wszystkim zdrowia i owocnego 2020 roku. No i oczywiście wielu wyjątkowych i wartościowych wydarzeń 🙂