Jak świętować jubileusz firmy, aby  
przyniósł on wysoki zwrot z inwestycji?

Jak powiązać jubileusz ze strategią 
Twojej firmy?

Celebrowanie jubileuszu istnienia firmy w gronie pracowników czy klientów jest bardzo ważnym elementem świętowania rocznicy istnienia firmy. Jednak z naszych obserwacji wynika, że większość firm nie wykorzystuje nawet części możliwości, jakie daje dobrze przygotowana strategia organizacji jubileuszu.

To, że wiele firm nie potrafi lub po prostu nie wie jak to zrobić dobrze, nie jest jednak żadną ujmą. Właśnie dlatego kontaktujemy się z Tobą w temacie rocznicy istnienia Twojej firmy, bo większość naszych klientów, dla których już pracujemy, również nie miało do niedawna takiej wiedzy. Jakie to były firmy? Przekonaj się oglądając poniżej nasze case studies. 

Dlatego też chcemy podzielić się z Tobą naszym doświadczeniem w zakresie strategicznego planowania i organizacji działań jubileuszowych, aby w przypadku Twojego jubileuszu, który przypada na 2024 rok, były one wielowymiarową inwestycją w relacje z Twoimi klientami i pracownikami. Zarówno tymi obecnymi, jak i przyszłymi.

Jednak to, czy my tego chcemy nie ma żadnego znaczenia, bo to musi być przede wszystkim istotne dla Ciebie. To Ty musisz ocenić, czy jest to dla Ciebie ważny temat. Dlatego:

• Czy chciałbyś, aby jubileusz Twojego przedsiębiorstwa był nie tylko celebracją rocznicy istnienia Twojej firmy, ale aby był całościowo powiązany ze strategią Twojego przedsiębiorstwa, w tym z obszarem marketingowym, wspierającym sprzedaż, employer brandingowym, czy wizerunkowym?
• Czy chcesz potraktować ten fakt jak narzędzie, które przyniesie Twojej firmie wielowymiarowy zwrot z inwestycji w obszarze relacyjnym i biznesowym?
• Czy chcesz, aby Twoi klienci i pracownicy czuli się docenieni i zaangażowani w ten projekt i aby opowiadali innym o tym, czego pozytywnego doświadczyli?
• Czy chcesz tym projektem odróżnić się od swojej konkurencji?
• Czy chcesz doskonale i z dużym wyprzedzeniem przygotować się do tego jubileuszu?
• Czy chcesz, aby to działanie pomogło pozyskiwać Ci nowych klientów lub nowych pracowników dla Twojej firmy?
• Czy chciałbyś, aby dzięki temu projektowi inni (w tym Twoja konkurencja i inne firmy z branży, a także np. media, w tym branżowe) mówiły o tym projekcie i pokazywały go jako wzór do naśladowania?

Jeśli na większość ww. pytań odpowiedź brzmi “TAK”, to wypełnij proszę poniższy prosty formularz, abyśmy umówili się na krótką i niezobowiązującą rozmowę, podczas której porozmawiamy o rocznicy Twojej firmy, o Twoich celach i o efektach, które chciałbyś osiągnąć w związku z obchodami jubileuszu.

Jeśli po takiej rozmowie wspólnie znajdziemy mianownik do dalszych rozmów, to wówczas, jeśli będziesz sobie tego życzyć, pokażemy Ci, jak mogą wyglądać dalsze kroki. Jeśli jednak po takiej rozmowie uznasz, że nie odpowiada Ci nasze podejście, będzie to nasz pierwszy i ostatni kontakt.

Pamiętaj proszę, że na każdym etapie to Ty podejmiesz decyzję i Ty osądzasz, czy to, co i jak robimy, jest tym czego szukasz. Wypełnienie poniższego formularza do niczego Cię nie zobowiązuje.

Jak wygląda praca nad projektem
jubileuszu firmy?

Załóżmy, że nawet Cię troszeczkę zainteresowaliśmy. Widzisz pewien potencjał, ale chciałbyś najpierw poznać więcej szczegółów i dowiedzieć się, jaką wartość dodaną może przynieść nasza współpraca z Twoją firmą? Chciałbyś też poznać nasze portfolio i poznać nasze referencje. Proszę bardzo.

Naszym wyróżnikiem jest umiejętność zrozumienia otoczenia biznesowego danej firmy i holistyczne połączenie jej celów biznesowych i strategii z projektem jubileuszowym (czy każdym innym, jaki realizujemy).

Doskonale orientujemy się w rynkowych trendach, wiemy jakie działania jubileuszowe robiły i robią największe firmy w Polsce i w Europie (w tym Twoja konkurencja). Dysponujemy ogromnym zasobem materiałów i case studies z tego obszaru, którymi dzielimy się z naszymi klientami. Wiemy, które projekty jubileuszowe przynoszą wysoki zwrot z inwestycji, a jakie działania są oceniane jako wtórne. Wiedzę tą wykorzystujemy do planowania działań dla naszych klientów.

Przechodząc do pracy ze Stereomatic, każde nasze działanie (w tym ww. projekty jubileuszowe firm Raben, Press Glass, Phoenix Contact i inne, których efekty możesz zobaczyć powyżej w naszych case studies) rozpoczynamy w podobny sposób.

Na początku, aby dobrze zrozumieć cele organizacji projektu jubileuszowego Twojej firmy i aby go skalibrować pod Twoje cele i efekty, zaczniemy od:

• poznania otoczenia biznesowego Twojej firmy (w tym na przykład strategii marketingowej i sprzedażowej, które będą dla nas podstawą do dalszych działań)
• omówienia Twoich dotychczasowych działań komunikacyjnych (w tym employer brandingowych, polityki HR, dotychczasowych działań z obszaru employee experience, public relations, czy media relations)
• omówienia i poznania Twoich przewag konkurencyjnych i wartości firmy, jakimi Twoje przedsiębiorstwo kieruje się prowadząc działania komunikacyjne ze Twoimi klientami B2B, czy klientami wewnętrznymi, czyli pracownikami.

Wyżej wymienione informacje zbieramy i omawiamy podczas spotkania strategicznego, tzw. Warsztatu Startowego, który używając terminologii budowlanej, można porównać do pierwszego spotkania z architektem, którego rolą jest zaprojektować formę i funkcjonalność danej inwestycji.

A jak wiadomo, forma jest wypadkową funkcji, którą ma ona pełnić. Tak samo w tym przypadku poznanie i szczegółowe omówienie funkcji, jaką dla Twojej firmy będzie pełnić jubileusz, będzie naszym zdaniem najbardziej istotnym elementem planowania całego projektu i naszej współpracy.

Podczas Warsztatu Startowego, w którym udział biorą zwykle osoby strategicznie zaaranżowane w projekt np. zarząd, dyrektor marketingu, sprzedaży, szef HR, employer branding manager, czy szef działu public relations, omawiamy również 3 kluczowe aspekty funkcji projektu jubileuszowego dla danego przedsiębiorstwa, tzn.:

• CO jubileusz Twojej firmy będzie komunikował – określamy w nim m.in. cele projektu i efekty, jakich spodziewasz się po zakończeniu jego realizacji (jest to najważniejszy i najbardziej czasochłonny element każdego projektu i wbrew pozorom najtrudniejszy)
• DO KOGO będzie kierowany przekaz – tu rozmawiamy o interesariuszach Twojego projektu i mapujemy wszystkie dotychczasowe działania w Twojej firmie (w tym wcześniejsze jubileuszowe, jeśli miały one miejsce), które mogą mieć jakikolwiek związek z przyszłym działaniem
• JAK będziemy to komunikować – na końcu tego procesu ustalamy “plan drogi”, która pozwoli nam osiągnąć zamierzony przez Ciebie cel biznesowy, a także przedstawimy Ci sposoby na dojście do określonych przez Ciebie efektów oraz sposoby mierzenia zwrotu z tej inwestycji

Dzięki temu procesowi będziesz w stanie jeszcze przed podjęciem decyzji i kroków zmierzających do wydania pieniędzy na realizację projektu jubileuszowego ocenić, czy i które wypracowane podczas Warsztatu rozwiązania będą dla Ciebie najlepsze.

Proces ten minimalizuje ryzyko niepowodzenia projektu, a także daje także Ci możliwość poznania nas “w akcji”. Jeszcze przed rozpoczęciem często wielomiesięcznej współpracy przy organizacji jubileuszu Twojej firmy, da Ci to przedsmak tego, jak współpraca będzie się układać w przyszłości.

Czy brzmi to dla Ciebie sensownie? 

FAQ

Zdajemy sobie sprawę, że nie możemy pracować dla każdej firmy. Być może to, co i jak robimy, będzie tym, czego szukasz, ale może być również tak, że nie będzie to odpowiednie dla Ciebie. Tego dzisiaj nie wiemy.

Załóżmy jednak, że to co piszemy i o czym mówimy brzmi dla Ciebie sensownie, ale zanim się z nami skontaktujesz masz trochę pytań i obaw, które “kołaczą” w Twojej głowie. Rozumiemy to całkowicie i dlatego, wychodząc na przeciw Twoim oczekiwaniom, przedstawiamy kilka najczęstszych pytań, które pojawiają się na początku współpracy z każdą nową firmą.

Pytania dotyczące współpracy:

Od czego mielibyśmy zacząć, jeśli chcielibyśmy porozmawiać o naszym jubileuszu?

Od krótkiego spotkania, np. online, podczas którego zadamy Ci kilka podstawowych pytań. To od Twoich odpowiedzi i od tego, czy znajdziemy wspólny mianownik do działania zależy, czy i jakie rozwiązanie będziemy Ci w stanie zaproponować. Podczas takiego spotkania (nazwijmy je “kalibrującego”) wspólnie ocenimy, czy i jak bardzo jest nam po drodze. Twoja inwestycja na tym etapie jest niewielka, bo jest to maksymalnie 30-40 minutowa rozmowa. Czy jesteś w stanie tyle zainwestować?

Co, gdy po takiej rozmowie uznamy, że nie ma pola do współpracy?

Nie lubimy się narzucać. Jeśli podczas niej uznamy, że to co i jak robimy nie jest dla Ciebie, będzie to ostatni kontakt z Tobą i Twoją firmą. To Ty decydujesz, to Ty będziesz sędzią. My jesteśmy od tego, aby pomóc w realizacji Twoich celów biznesowych. Jeśli nie znajdziemy pola do współpracy, albo nasze procesy nie będą się ze sobą parować, również Ci o tym powiemy.

Za jakie obszary projektu jubileuszowego bierzecie odpowiedzialność?

Za wszystkie. Realizując projekty jubileuszowe (a także wszystkie inne, które znajdziesz w naszym portfolio), zazwyczaj bierzemy pełną odpowiedzialność za ich planowanie i produkcję, czyli działamy od A do Z. Oczywiście każdy projekt jest w pełni organizowany w ścisłej współpracy z klientem, natomiast zdecydowanie największy ciężar prac przy tego typu projektach spada na nas. Nasi klienci traktują nas niczym biuro architektoniczne, które najpierw zaprojektuje daną inwestycję, a następnie jak generalnego wykonawcę, który wybuduje całość oddając “klucze” do finalnego projektu. Analogia budowlana jest tu całkowicie uzasadniona.

Ile kosztuje organizacja projektu jubileuszowego? 

Odpowiemy jak w starym dowcipie: “to zależy”. Od czego? Od zakresu projektu, od ilości osób, do których jest skierowany, od terminu, miejsca… Od zakresu odpowiedzialności, jaka jest nam powierzona przy tym projekcie. Od czasu, jaki mamy na jego przygotowanie. Każdy element projektu ma wpływ na jego wartość. Dla przykładu w 2023 roku całościowy koszt projektu jubileuszowego jaki realizujemy dla naszych klientów zaczyna się od około 300-400 tys. złotych netto. Realizujemy jednak również projekty o wartości miliona, dwóch, czy trzech milionów złotych. Szczegółowo możemy odpowiedzieć na to pytanie po wstępnym poznaniu założeń Twojego projektu i celów Twojej firmy.  

Ile czasu potrzebujecie na realizację takiego projektu? 

No i znowu… “to zależy”. Mało złożone projekty, na które składają się proste działania komunikacyjne i eventowe skierowane do pracowników, czy klientów B2B, jesteśmy w stanie zrealizować w ciągu 3-5 miesięcy od pierwszego spotkania z klientem. Projekty całoroczne, strategiczne, na które składa się szereg działań realizowanych w ramach tzw. kalendarza jubileuszowego, planujemy i organizujemy w ramach wielomiesięcznych przygotowań i np. całorocznej współpracy.

Kiedy pojawiają się pierwsze koszty współpracy? 

W przypadku naszej firmy pierwsze koszty pojawiają się w momencie przystąpienia do fazy konsultingowo – projektowej. Nasza praca przypomina trochę działanie architekta, który za przygotowanie projektu pobiera wynagrodzenia. Następnie, kiedy przechodzimy do etapu wykonawczego działamy niczym generalny wykonawca tzn., że bierzemy odpowiedzialność za wszystkie etapy organizacji projektu od A do Z. Oba etapy rozliczane są oddzielnie, a ich wspólnym efektem jest kompleksowa organizacja projektu. Pierwsza rozmowa, tzw. bezpłatna konsultacja, kiedy wstępnie poznajemy cele i założenia Twojego projektu nie wiąże się z żadnymi zobowiązaniami i kosztami. 

Czy po pierwszej fazie projektowej mogę zaprzestać współpracy ze Stereomatic? 

Większość firm, które odbywają z nami Warsztat Startowy przechodzi po fazie projektowej do fazy realizacji. Zdarzają się jednak przypadki, kiedy projekt (z różnych powodów) nie jest realizowany w ogóle, albo kiedy firma po otrzymaniu od nas projektu decyduje się na samodzielną jego realizację w ramach wewnętrznych struktur firmy. Nigdy nie narzucamy modelu współpracy naszym klientom. Nawet po podpisaniu umowy na realizację dajemy klientowi furtkę na możliwość wycofania się z jego przeprowadzenia.

Czy elementem projektu jubileuszowego musi być zawsze organizacja eventu?

Absolutnie nie. Event to tylko jeden z elementów działań jubileuszowych, które prowadzimy dla naszych klientów. W zależności od funkcji, jaką ma pełnić jubileusz, jego forma może mieć za każdym razem inny kształt i charakter. Obecnie realizujemy projekty jubileuszowe, których “kręgosłupem” są działania komunikacyjne, wizerunkowe, czy informacyjne, które nie mają żadnego związku z organizacją eventów. Dlaczego tak? Bo w wyniku procesu, jaki przeszliśmy z klientem wyszło nam, że taka a nie inna forma obchodów jubileuszu najlepiej zrealizuje cele i efekty, których spodziewa się klient. Jednakże jeśli biznes danej firmy jest oparty o relacje (z klientami lub pracownikami), które są ważnym elementem DNA firmy, to wówczas event zazwyczaj pojawia się jako jeden z elementów obchodów jubileuszu firmy.

Co się stanie, gdy moja firma nie ma rozbudowanej strategii marketingowej, czy employer brandingowej, a chcemy zorganizować jubileusz? 

Zdarza się nam pracować dla firm, które dotychczas nie miały potrzeby prowadzenia rozbudowanych działań z zakresu live marketingu. Widząc jednak zmieniającą się sytuację na rynku, czują potrzebę wprowadzenia zmian w tym zakresie. Wówczas dobrym rozwiązaniem jest zrobienie kroku wstecz i stworzenie podwalin pod strategię marketingową, czy działania employer brandingowe, a dopiero potem zabranie się za strategię jubileuszu firmy. Posiadamy kompetencje również i w tym zakresie i dlatego w wielu przypadkach pomagaliśmy już innym firmom w tym obszarze.

Jak mierzycie zwrot z inwestycji z danego projektu? Czy trzeba go mierzyć zawsze?

To zależy. Każda firma działa w innej rzeczywistości biznesowej, każda ma inne cele i innych efektów spodziewa się poprzez realizację danego projektu. Dlatego za każdym razem zmienne i wagi, którymi mierzymy zwrot z danej inwestycji określamy indywidualnie, jako adekwatne dla danej firmy i projektu. Nie zawsze jednak zwrot z inwestycji jest mierzony (bo nie zawsze jest to celem projektu), ale naszym zdaniem zawsze warto to robić. Jeśli głównym celem firmy, która obchodzi jubileusz jest np. celebrowanie 30-lecia firmy, to dużo większy nacisk podczas planowania i organizacji danego działania kładziemy na inne zmienne. Jeżeli natomiast głównym celem jest osiągniecie wysokiej frekwencji na spotkaniu dla klientów B2B, albo szeroki wydźwięk medialny projektu, to te zmienne też określamy inaczej.

Czy i jak mierzycie ślad węglowy generowany podczas realizowanych projektów?

Ostatnie trendy pokazują, że praca w ramach zasady “local to local” oraz mierzenie śladu węglowego danego wydarzenia, jest istotnym elementem polityki wielu firm. W ramach organizowanych projektów, już na etapie ich projektowania bierzemy pod uwagę takie elementy organizacji projektu jak np. koszt energii, która zostanie zużyta podczas eventu, czy koszt dojazdu zaproszonych gości na dane wydarzenie. Ale oczywiście nie tylko, bo w zależności od danego projektu i od oczekiwań klienta, każdy projekt jesteśmy w stanie zaprojektować w taki sposób, aby dopasować się do polityki i oczekiwań danej firmy. Mamy więc odpowiednie know-how i doświadczenie, które pozwala nam optymalizować koszy przygotowania danego projektu, którym dzielimy się z naszymi klientami, którzy oczekują takiego podejścia.

Pytania dotyczące Stereomatic

Ile wynosi wasza prowizja za organizację projektu?

Z naszymi klientami nie rozliczamy się prowizyjnie. W przypadku pracy z naszymi klientami koszty naszego wynagrodzenia są podzielone na dwie części. Pierwsza część to przygotowanie projektu wydarzenia (można to porównać do kosztów przygotowania projektu domu, inwestycji, czy budynku wraz z kosztem kompleksowego zaprojektowania jego funkcjonalności). Za każdym razem koszt przygotowania projektu jest wprost proporcjonalny do jego wielkości tj. mały projekt = małe koszty, duży (bardziej skomplikowany) projekt = większe koszty. Druga część naszego wynagrodzenia, która pojawia się po przygotowaniu projektu wydarzenia, to koszt realizacji projektu. W nim, pośród takich kosztów jak np. wynajem sali pod event, koszty cateringu, występu wykonawcy, obsługi technicznej, kosztów obsługi medialnej, czy atrakcji, oddzielnie przedstawiamy koszt naszego wynagrodzenia.

W tym przypadku nasze wynagrodzenie jest uzależnione od wielu czynników takich jak np. zakres naszej odpowiedzialności za projekt, zakres prac, czas trwania projektu, wielkość projektu itd. Za każdym razem koszt ten przedstawiamy przed rozpoczęciem prac i nie jest on liczony procentowo od wysokości budżetu, jak często robią to inne firmy organizujące eventy, które niepotrzebnie pompują budżet, aby mieć od tego wyższe “fee”. Nie pracujemy w ten sposób.

Przez cały okres realizacji projektu pracujemy z naszymi klientami na transparentnym kosztorysie, tzw. Open Booku. Daje to możliwość wglądu klienta we wszystkie koszty realizacji projektu na każdym jego etapie. Koszty te są też często konsultowane i optymalizowane w trakcie trwania projektu.

Co Was wyróżnia na tle innych firm, które np. realizują projekty z zakresu eventów i live marketingu? 

Ponieważ mamy spore doświadczenie w pracy z dużymi lub bardzo dużymi firmami z różnych branż, to mamy dużą łatwość i umiejętność wchodzenia w biznes i sytuację danego klienta. Pozwala nam to dobrze zrozumieć jego cele biznesowe i na podstawie tego zarekomendować najlepsze rozwiązania biorąc odpowiedzialność za efekt końcowy. Dodatkowo naszym wyróżnikiem jest bogate doświadczenie w obszarze marketingu B2B, który (naszym zdaniem) różni się w wielu aspektach od działań w obszarze B2C, a także w licznych projektach z zakresu employee experience. Dodatkowo posiadamy ogromną bazę case studies działań jubileuszowych największych firm w Polsce i Europie (w tym pewnie i Twojej konkurencji, albo firm pokrewnych Twojej branży).

Czy pracując nad projektami bazujecie na swoim zespole, czy na podwykonawcach? 

W modelu biznesowym, który realizujemy od ponad 15 lat działalności naszej firmy pracę nad projektem dzielimy na 2 części. Część projektowa dotycząca opracowania strategii danego projektu np. eventu, gali, jubileuszy, eventów promocyjnych, wspierających sprzedaż, employer brandingowych czy PR’owych w 100% jest realizowana przez nasz zespół. Daje to możliwość ścisłej kontroli projektu na etapie jego planowania. W drugiej części, to jest podczas fizycznej realizacji projektu bazujemy głównie na sprawdzonych i współpracujących z nami od wielu lat partnerów zewnętrznych, za których pracę i działanie odpowiadamy jak za własne. Ostatnio jednak w myśl zasady “local to local” staramy się szukać nowych partnerów, którzy w miarę możliwości, lokalnie, obsługują organizowane przez nas działania. Daje nam to możliwość zmniejszania śladu węglowego naszych projektów, a także samych kosztów organizacji.

Czy macie ofertę tego co robicie, którą mogę zobaczyć?

Oczywiście. Naszą ofertę znajdziesz na naszej stronie w dwóch zakładkach tj. Projekty B2B, gdzie znajdziesz opis naszych usług w zakresie marketingu, wsparcia sprzedaży, działań komunikacyjnych i PR. Druga zakładka tj. Projekty B2E, to oferta współpracy w zakresie skierowanych do pracowników działań employer brandingowych, team buildingowych, szytych na miarę projektów szkoleniowych, czy innych działań z obszaru emploee experience. Dodatkowo rezultaty naszej pracy możesz znaleźć w zakładce Case Studies, a także często mówimy o nich w naszym podcaście “Strategia Organizacji Eventów”. 

Jak dużą firmą jesteście i ile projektów realizujecie w ciągu roku?

Jesteśmy niewielką firmą, która realizuje projekty dla najlepszych firm, tzw. liderów branży. Nasza strategia skupia się na pracy dla liderów rynku, najlepszych przedsiębiorstw w danej branży, którym służymy naszym wsparciem i doświadczeniem. Nie podejmujemy się realizacji wszystkich projektów i staramy się wybierać tylko te, które przyniosą największą satysfakcję zarówno naszemu biznesowemu partnerowi, jak i nam. Dlatego w ciągu roku wraz z naszym prężnie działającym zespołem podejmujemy się maksymalnie około 8-12 dużych projektów z obszaru szeroko pojętego live marketingu oraz kilkunastu średnich i mniejszych.

Czy pracujecie dla wszystkich firm?

Zdecydowanie nie. Naszymi głównymi klientami są duże i średnie firmy, których przychody roczne zaczynają się od około 100 milionów złotych. Z naszego doświadczenia wynika, że w takich i w większych firmach, jesteśmy w stanie wypracować najlepsze rozwiązania i osiągnąć największy zwrot z inwestycji. Zdarza się nam oczywiście pracować dla mniejszych firm, ale zdecydowanie rzadziej. A jeśli nawet już, to wówczas są to najczęściej start up’y z tzw. new technologies, firmy software house itp.

Czy działacie lokalnie, czy na terenie całej Polski?

Stereomatic jest firmą działającą nie tylko na terenie Polski, ale i całej Europy. W naszym portfolio mamy zarówno projekty realizowane bezpośrednio z klientami spoza Polski np. ze Szwecji, z Finlandii, czy z Niemiec, a także projekty realizowane dla klientów z Polski, ale np. we Włoszech, Hiszpanii, Wielkiej Brytanii, Grecji, Holandii, czy Austrii. Głównie jednak skupiamy się na projektach realizowanych w naszym kraju, co stanowi około 90% naszych produkcji.

Czy możecie przed rozpoczęciem współpracy przedstawić referencje?

Nasze referencje, to nasze case studies. Każda z firm, którą znajdziesz w dziale case studies zgodziła się udzielić nam swoich rekomendacji. Jeśli potrzebujesz jednak porozmawiać bezpośrednio z przedstawicielem danej firmy, aby zdobyć opinie na temat współpracy z nami, to na odpowiednim etapie rozmów jesteśmy w stanie skontaktować Cię z nimi, abyś mógł zasięgnąć opinii na temat Stereomatic.