Jak zorganizować Jubileusz Firmy, aby zachwycić pracowników i klientów?

Jubileusz Firmy
– o czym dowiesz się z tego artykułu:

• jak mądrze wykorzystać rocznicę istnienia firmy do budowania wyjątkowych relacji z klientami i pracownikami (obecnymi i przyszłymi)
• jak organizując jubileusz firmy można odróżnić się od konkurencji czy innych firm świętujących swoje firmowe urodziny?
• jakie korzyści biznesowe może przynieść Ci właściwie zaprojektowany i zorganizowany jubileusz  firmy?
• jak zorganizować jubileusz firmy, aby jego uczestnicy wspominali go przez wiele lat (oczywiście pozytywnie)?
• jak powiązać jubileusz firmy ze strategią Twojego przedsiębiorstwa, w tym ze strategią marketingową, employer brandingową czy wsparciem sprzedaży do B2B lub B2C?
• jakie cele biznesowe warto postawić przed organizowaną imprezą jubileuszową?

Jak mądrze świętować firmowe urodziny?
– po co w ogóle obchodzić jubileusz?

Duży problem, który dostrzegamy od wielu lat brzmi następująco: wiele dużo firm obchodzi jubileusz swojego istnienia, ale z drugiej strony bardzo mało przedsiębiorstw potrafi w odpowiedni to jest skuteczny sposób, wykorzystać rocznicę swojego istnienia np. 10-tą, 20-stą, 25-tą, 30-stą, czy nawet 100-tną do budowania silnych relacji ze swoimi klientami lub pracownikami (również tymi potencjalnymi).

A przecież jubileusz, może być doskonałym narzędziem biznesowym, które odpowiednio przygotowane i przeprowadzone, powinno służyć budowaniu zaufania i relacji biznesowych, a także wsparciu  procesów employer brandingowych, rekrutacji, czy też budowanie pozytywnego wizerunku marki pracodawcy na jakże trudnym rynku pracy.

Powtórzmy: dobrze przeprowadzone działania jubileuszowe, powinny być narzędziem wspierającym sprzedaż i marketing B2B (a więc powinien rozwiązywać problemy dyrektorów sprzedaży i marketingu), a także narzędziem wspierającym employee experience w firmie (a więc jubileusz powinien również wspierać problemy osób zaangażowanych w działania HR, rekrutację, wellbeing czy employer branding).

Ale co zrobić, aby tak było? Jakie działania należy podjąć, aby takie narzędzie stworzyć?

Dlaczego tak mało firm organizuje
– wyjątkowy jubileusz swojej firmy?

Powody są złożone, ale te, które widzimy najczęściej sprowadzają się do czterech tych samych powodów:

1. Brak chęci – większości firm po prostu nie chce się „wyjść poza sztampę”, dlatego niestety większość działań jubileuszowych sprowadza się do kilku banalnych atrakcji jak np. malowanie piaskiem, pokazy akrobatyczne, czy występ „gwiazdy do kotleta” i (niestety) morza alkoholu. Cytując fragment kultowego filmu Rejs „(…) nuda… Nic się nie dzieje, proszę pana. Nic.”  
2. Brak wiedzy – w bardzo wielu firmach osoby, które podejmują decyzje w obszarze organizacji jubileuszu firmy nie wiedzą, że można to zrobić inaczej, lepiej, ciekawiej i skuteczniej. Nie wiedzą (ale również nie szukają informacji), co zrobić, aby wydawane na ten cel pieniądze przyniosły konkretne i policzalne korzyści biznesowe. Nie chce też wiedzieć, że jubileusz firm, to nie tylko impreza (chociaż w obiegowej opinii jubileusz, to zazwyczaj gala przy okrągłych stołach), tylko doskonały pretekst i przede wszystkim wyjątkowo skuteczny sposób na podtrzymanie lub budowanie relacji z klientami czy kontrahentami.
3. Brak pieniędzy – jak już mówimy o pieniądzach, to w wielu firmach ich prezesi, dyrektorzy czy właściciele zasłaniają się brakiem funduszy, które mogą przeznaczyć na ten cel. Z naszego doświadczenia wynika jednak, że równocześnie wiele z nich wydaje niepotrzebnie pieniądze na nieskuteczne działania marketingowe, sprzedające sprzedaż czy rekrutację.
4. Brak czasu – powód ten spina wszystkie pozostałe. Brak chęci, wiedzy i pieniędzy najczęściej spowodowany jest brakiem czasu. Po prostu w danej firmie są inne priorytety, niż świętowanie jubileuszu. Nie chce mi się, nie mam czasu poszerzać wiedzę, a w sumie to nie mam też pieniędzy. No i temat się zamyka.

Jest jednak sposób na to, aby zniwelować wyżej wymienione przeszkody. Jest nim określenie celu, jaki chcemy osiągnąć, efektu jakiego się spodziewamy i ceny, jaką jesteśmy w stanie za to zapłacić, aby taki rezultat i korzyść osiągnąć.

Organizacja Jubileuszu
Korzyści dla Twojej firmy

Krótka historia. Nie wiem, czy tak jest w Twoim przypadku, ale kiedy ja zapraszam przyjaciół i znajomych na swoje urodziny, to w ten sposób pokazuję im, że są dla mnie ważni, cenni i wartościowi. Że są istotnym elementem mojego życia. Że są jego częścią, albo chciałbym, aby jego częścią byli. Zapraszam ich, bo darzę ich sympatią i chcę, aby i oni darzyli nią mnie. A urodzinowe przyjęcie przygotowuję w taki sposób, aby to oni poczuli się na nim wyjątkowo.

W wyżej opisanym podejściu budowanie relacji jest bezcenne i ciężko jest je przeliczyć na pieniądze. Jednak być może u Ciebie jest jednak inaczej i patrzysz na rocznicę Twojej firmy jedynie przez pryzmat kosztów (co spotykamy w wielu firmach). Uważasz, że organizacja jubileuszu Twojej firmy jest nieopłacalna, droga i nic Ci nie da. Oczywiście możesz mieć rację!

Dlaczego możesz mieć takie przekonania? Być może słuszne! Bo może byłeś na wielu innych jubileuszach firm, gdzie byłeś zapraszany przez swoich partnerów biznesowych i wróciłeś do domu znudzony i znużony tym, czego doświadczyłeś (sztampa i wtórność). Znasz to?

A może uważasz, że jubileusz to tylko strata pieniędzy, czasu i jest to niepotrzebny wydatek, który i tak nie przyniesie Ci żadnych korzyści biznesowych. Albo np. organizując wcześniejsze jubileusze wydałeś na nie wiele pieniędzy, a nic z tego wartościowego nie wyszło (ani dla Ciebie, ani dla Twoich pracowników, ani dla klientów).

Jeśli tak właśnie myślisz, to nic dziwnego, że nie widzisz głębszego sensu i nie dostrzegasz celów i korzyści biznesowych, które mogą być istotnym pretekstem do tego, aby zorganizować jubileusz 20-lecia, 25-lecia, 30-lecia, a może nawet 50-lecia czy 100-lecia Twojej firmy (w zależności, jaką rocznicę istnienia swojej firmy obchodzisz).

A może właśnie dlatego, że dotychczasowe jubileusze Twojej firmy nie spełniły Twoich oczekiwań, to szukasz innego, świeżego i oryginalnego sposobu na świętowanie firmowych urodzin. Tylko…

Tylko nie wiesz, jak to zaplanować i zorganizować, aby było inaczej, ciekawiej, niebanalnie i… I żeby na dodatek nie stracić przy tym niepotrzebnie pieniędzy.

Czy brzmi to sensownie? Jeśli tak, to poniżej pokażę Ci, jak pomogliśmy już innym firmom, które miały podobne obiekcje, problemy i obawy. One również na początku mówiły, że im się nie chce, że nie wiedzą jak, że nie mają pieniędzy, ani czasu.  

UWAGA: możesz czytać dalej, ale również posłuchać naszego podcastu, w którym na przykładzie case studies firm np. Raben, Press Glass, De Dietrich, Hiab czy Phoenix Contact opowiadamy o procesie, który przeszliśmy z tymi firmami.

Organizacja Jubileuszu Firmy
– jakie efekty biznesowe możesz osiągnąć 

Zgodzisz się pewnie ze mną, że robienie czegoś dla robienia nie ma sensu. Dlatego poniżesz znajdziesz kilka dosyć sensowych powodów, dla których warto zastanowić się jednak nad organizacją jubileuszu. Dlaczego warto?

Bo z naszego doświadczenia wynika, że efekty te bardzo często mają istotny wpływ na wiele aspektów funkcjonowania firmy np. na morale zespołu, odbiór naszej firmy przez klientów, na sprzedaż, na komunikację z klientami, na zaufanie, jakim nas darzą, na… na.. na… Efektów jest naprawdę wiele.

WAŻNE: efekty te uzyskamy tylko wówczas, jeśli procesowo i strategicznie podejdziemy do organizacji jubileuszu. Organizacja jubileuszu dla samej organizacji nie ma sensu i będzie stratą pieniędzy. Ale zakładam, że jeśli czytasz ten artykuł, to nie chcesz ich marnować, a wręcz przeciwnie.

Jubileusz Firmy – Efekt 1
– wzmocnienie relacji z klientami

Pierwszym efektem, który możesz osiągnąć organizując jubileusz Twojej firmy, może być wzmocnienie relacji z dotychczasowymi klientami i kontrahentami B2B, a także zbudowanie relacji biznesowych z klientami potencjalnymi. W takim przypadku głównym celem poprzedzającym zaplanowanie i organizacji jubileuszu Twojej firmy, powinno być skupienie się na zbudowaniu dobrej bazy takich osób i firm, a także stworzenie odpowiedniej platformy komunikacji. Co mam na myśli?

Istotnym elementem organizacji jubileuszu, jest znalezienie WYRÓŻNIKA dla Twojej firmy i Twojego np. eventu, konferencji, gali czy spotkania, które będzie magnesem przyjazdu dla zaproszonych gości, kontrahentów, czy klientów biznesowych, a także pracowników.

Z naszego doświadczenia wynika, że w dzisiejszych czasach osoby będące na wysokich stanowiskach w hierarchii firmy, a mamy tu na myśli tzw. C-Level, V-Level, czy D-Level, czy też właściciela firmy, pojawią się na wydarzeniu tylko wówczas, jeśli zaproponujesz im unikatowa (dla nich, a nie dla Ciebie) wartość dodaną z udziału w Twoim wydarzeniu.

Dlatego naszym zdaniem kluczem do sukcesu, jest odpowiednia komunikacja wydarzenia, która powinna rozpocząć się na długo przed finalną datą. Istotna będzie też „wartość dodana” do programu eventu jubileuszowego. Naszym zdaniem klienci VIP, CEO, CFO, prezesi czy właścicieli firm, którzy są zapraszani na jubileusz, oczekują po udziale w imprezie jubileuszowej nie tylko dobrej rozrywki, ale przede wszystkim wartościowej i merytorycznej wiedzy, z którą wyjdą z takiego spotkania. Dlatego coraz częściej event jubileuszowy to nie tylko gala, ale również część konferencyjna, która bardzo często stanowi integralną część imprez jubileuszowych, jakie organizujemy dla naszych klientów.

Istotne jest również to, aby scenariusz wydarzenia był dopasowany do strategii Twojej firmy, a nie był jedynie wypadkową przypadkowych pomysłów, koncepcji i zbieraniną różnych atrakcji i efektów WOW. Dlatego warto zadbać o oryginalność naszych atrakcji, a nie powielać tych samych, które zaproszeni na jubileusz Twojej firmy goście widzieli w ciągu ostatnich miesięcy na paru innych wydarzeniach np. na które zaprosiła ich Twoja konkurencja.

Przykład: Tobie wydaje się, że np. topowy artysta czy zespół, który uświetni Twój event jubileuszowy i którego piosenki śpiewa cała Polska, powali na kolana Twoich klientów czy pracowników. Wydajesz na jego koncert dziesiątki czy setki tysięcy złotych licząc, że wywołasz niezapomniane wspomnienia i że dzięki temu Twój jubileusz będzie wyjątkowy i oryginalny, a tym czasem… To jest już 5 koncert tego samego wykonawcy, który Twoi goście widzą w przeciągu ostatniego pół roku. Niestety o tego typu sytuacjach słyszymy notorycznie. Co można więc zrobić, aby było inaczej?

Jest na to wiele ciekawych narzędzi i sposobów. Zastosowanie ich ma sprawić, aby po wydarzeniu zaproszeni goście poczuli się wyróżnieni i docenieni. Aby długo pamiętali i opowiadali innym, w czym wzięli udział.

I nie chodzi tylko o artystę, który wystąpi na scenie, czy o dyplom czy statuetkę, podziękowanie, czy prezent, jaki z okazji jubileuszu Twojej firmy otrzymają klienci od Ciebie. Chodzi raczej o to, w jaki sposób firma będzie podkreślała ich wagę i znaczenie w czasie całego procesu organizacji i komunikacji obchodów. A co jest w nim ważne? Wszystko np. sposób wysłania zaproszenia, scenariusz i program, miejsce, a także to, co się wydarzy po zakończeniu danego wydarzenia (a więc komunikacja po zakończeniu np. eventu jubileuszowego). Bo wszystko ma znaczenie!

Organizacja Jubileuszu – Efekt 2
– budowanie relacji z pracownikami

Kolejny ważny i istotny powód, dla którego warto zorganizować jubileusz Twojej firmy, to budowanie wizerunku pożądanego i atrakcyjnego pracodawcy. Niestety i znowu, z naszego doświadczenia wynika, że bardzo mało firm potrafi skutecznie przekuć rocznicę istnienia swojej firmy na np. działania employee experience i na komunikację wewnętrzną (employer branding).

Dodatkowo naszym zdaniem bardzo wielu HR managerów, dyrektorów działu HR czy osoby, które zajmują się działaniami employer brandingowymi nie umie i nie potrafi w odpowiedni sposób wykorzystać jubileusz ich firmy np. do działań rekrutacyjnych czy wspierających wewnętrzny branding. Podobnie, jak przy organizacji eventów dla klientów B2B i tutaj, to jest w przypadku jubileuszu kierowanych do pracowników króluje sztampa i nuda.

Z drugiej strony, mamy w swoim portfolio wiele projektów jubileuszowych, które skutecznie powiązane ze strategią firmy pozwoliły na realizację wielu celów związanych z komunikacją do pracowników firmy (zarówno tych obecnych, jak i tych przyszłych).

Dlatego nie jest ważne, która rocznicę istnienia swojej firmy chcesz świętować. Czy jest to 20-lecie, 25-lecie, 30-lecie czy 100-lecie. Ważne jest, w jaki sposób powiążesz przebieg i komunikację działań jubileuszowych, aby ich główni interesariusze czyli np. w tym przypadku Twoi obecni i przyszli pracownicy poczuli, że głównym celem organizacji Twoich firmowych urodzin, było ich zadowolenie oraz satysfakcja.

Ważne jest, abyś planując jubileusz swojej firmy wziął przede wszystkim pod uwagę to, co powiedzą oni Tobie i o Twojej firmie po tym, kiedy wezmą udział w organizowanej imprezie jubileuszowej, evencie czy wyjeździe firmowym. Abyś planując organizację skupił się przede wszystkim na tym, czego doświadczą ono po przez udział w jubileuszu Twojej firmy. I żeby bez względu na to, co się tam będzie działo, Twoi pracownicy poczuli się docenieni i realnie zmotywowani. Do czego? Aby pracować kolejne „lecia” dla Ciebie i Twojej firmy, pomagając Ci budować przewagę konkurencyjną Twojego przedsiębiorstwa.

Czy jest to możliwe? Tak, jesteśmy o tym przekonani, bo na swoim koncie mamy wiele projektów jubileuszowych, które skutecznie wspierały komunikację wewnętrzną i politykę HR wielu firm, w tym liderów w swoich branżach  np. Phoenix Contact (elektronika i automatyka), Press Glass (producent szkła przemysłowego), czy C&C Partners (systemy budynkowe, telekomunikacyjne i infrastrukturalne) czy Hoogwegt (branża mleczarska).

Marketing B2B, a Jubileusz Firmy – Efekt 3
– budowanie przewagi nad konkurencją 

Dobrze zaplanowane i zorganizowane wydarzenie z okazji jubileuszu Twojej firmy, które w odpowiedni  przemyślany sposób  zostanie połączone ze strategią marketingową B2B, działaniami komunikacyjnymi czy wparciem sprzedaży, może doprowadzić do zazdrości i frustracji Twojej konkurencji. Brzmi interesująco? To idziemy dalej.

Naszym zdaniem bardzo mało firm potrafi skutecznie wykorzystać jubileusz do budowania przewagi nad konkurencją. Większość firm nie widzi potencjału i sposobu na to, jak sprawić, aby jubileusz firmy stał się narzędziem wspierającym pracę działy handlowego. Bardzo mało dyrektorów marketingu i osób zarządzających sprzedażą dostrzega potencjał (do tego ogromny), jaki drzemie w jubileuszu. Potencjał, który może sprawdzić, że na cały rok (albo i dłużej) Twoi klienci (również Ci potencjalni), kontrahenci B2B, partnerzy, dostawcy, media branżowe czy konkurencja, będą mówić o Twojej firmie, Twoich produktach czy usługach. 

Będą mówić jeśli… Jeśli zaoferujesz im wyjątkową wartość dodaną dla Twojego wydarzenia, akcji wspierającej sprzedaż, działania relacyjnego czy komunikacyjnego, co w kontekście ilości organizowanych eventów jubileuszowych, konferencji, spotkań czy wyjazdów nie jest wcale rzeczą łatwą. Niektórzy mogliby nawet odnieść wrażenie, że „wszystko już było”, z czym akurat się nie zgadzamy.

Dlaczego tak mało firm potrafi skutecznie połączyć jubileusz ze wsparciem sprzedaży? Bo jest to trudne, czasochłonne i wymaga zaangażowania wielu osób, aby cieszyć się wysokim ROI. Do tego firmom brakuje kompetencji, jak najpierw stworzyć strategię działań jubileuszowych, a potem to wszystko skoordynować. Dyrektorzy marketingu czy sprzedaży, którzy gonią „za wynikami” po prostu boją się, że tego typu działanie nie przyniesie im oczekiwanych rezultatów. A za niepowodzenie projektu odpowiedzą przed zarządem, właścicielem firmy, czy zarządem z centrali firmy.

Dużo łatwiej jest zrobić wtórny event, powtórzyć ten sam pomysł na atrakcję, który pojawił się na wielu innych wydarzeniach, zaprosić tą samą gwiazdę, która grała na 3 innych imprezach, na których bawili się ci sami goście, niż zaproponować coś zupełnie innego, niepowtarzalnego i niesztampowego. Czyli na przykład co?

Na przykład zaplanowaną z dużym wyprzedzeniem strategię jubileuszową, która zawiera w sobie szereg działań powiązanych ze strategią firmy np. w wymiarze marketingowym, public i media relations, employer brandingowym czy sprzedażowym. Strategię, która składa się nie tylko z eventu dla klientów czy pracowników, ale również z szeregu działań z obszaru CSR, employee experience czy clients experience. Z wartościowej wiedzy, która z okazji jubileuszu firmy, jest dystrybuowana i kolportowana pośród obecnych i przyszłych klientów oraz pracowników. Z kontentu, który wykorzystuje fakt rocznicy istnienia firmy, do budowania przewagi nad konkurencją.

Na szczęście są firmy, które chcą „zniszczyć konwencję” i wyłamują się ze schematu. Które widzą, że mielenie tych samych pomysłów i proponowanie wtórnych atrakcji mija się z celem. Przykładem mogą być jubileusze takich firm jak np. 25-lecie Raben, 25-lecie Press Glass, 30-lecia Hoogwegt, 70-lecia Hiab czy 100-lecie Phoenix Contact, które mieliśmy przyjemność zaprojektować i zorganizować od A do Z. Firmom tym naprawdę zależało, aby odróżnić się od konkurencji i aby organizowanym jubileuszem zbudować realną przewagę konkurencyjną w wymiarze employer brandingowym, marketingowym, komunikacyjnym czy wizerunkowym. 

O rezultatach tych działań, możesz więcej przeczytać w naszych case studies, a także usłyszeć w naszym podcaście, do którego linki zamieściliśmy powyżej.

Organizacja Jubileuszu Firmy – Efekt 4
– budowanie wizerunku

Na koniec tego artykułu warto wspomnieć o ważnym efekcie, który będzie „skutkiem uboczny” wyżej opisanych działań. Ubocznym, ale niezwykle istotnym w kontekście działania każdej firmy. Mowa o budowaniu wizerunku.

Każda firma, czy tego chce, czy nie, ma jakiś wizerunek, a stare powiedzenie mówi, że „Jak cię widzą, tak cię piszą”. Dlatego rozmawiając z naszymi klientami o efekcie, jaki chcą uzyskać po przez organizacją jubileuszu swojej firmy zadajemy to samo pytanie.

„Co byście chcieli, aby uczestnicy Waszego eventu jubileuszowego, czy odbiorcy komunikatu o rocznicy np. 10-lecia, 25-lecia czy 30-lecia itd. Państwa przedsiębiorstwa powiedzieli o tym, w czym wzięli udział. A także… Czego mieliby nie powiedzieć o Was po tym, jak wezmą w tym udział.”

Bardzo często budzi to konsternację, bo bardzo mało firm, które przymierzają się do organizacji jubileuszu zadaje sobie te pytania. A szkoda, bo naszym zdaniem przy planowaniu działań marketingowych, wizerunkowych czy eventu wiedza ta, może być niezwykle przydatnym „filtrem” wszelkiego rodzaju pomysłów, które mogą Ci przyjść do głowy przy planowaniu rocznicy istnienia Twojej firmy. Przykład?

Proces organizacji eventu jubileuszowego (a także każdego innego, jaki organizujemy dla naszych klientów np. konferencji biznesowej, wyjazdu integracyjnego, imprezy team buildingowej czy eventu marketingowego) rozpoczynamy od tzw. Warsztatu Startowego. Na nim spotykamy się z w gronie tzw. zespołu roboczego, podczas którego opracowujemy drogi i sposoby realizacji celów biznesowych danego wydarzenia.

Kilka lat temu do jednej z firm, która planowała jubileusz swojego 25-lecia zostaliśmy zaproszeni w celu przygotowania oferty na ich jubileusz. Na spotkaniu została nam przedstawiona wizja takiego wydarzenia. Gala przy okrągłych stołach, uroczysty bankiet, wytworna gala wieczorna z Marylą Rodowicz na scenie. A potem zabawa do rana przy dużej ilości alkoholu i jedzeniu. Wszystko mało się odbyć w Poznaniu, gdzie mieści się centrala firmy.

Super, ale… No i wtedy zadaliśmy im powyższe pytanie. Co byście chcieli, a czego byście nie chcieli, aby Wasi goście powiedzieli po udziale w Waszym wydarzeniu. Mina zarządu? Bezcenna! Dlaczego:

• Gala przy okrągłych stołach – w trakcie warsztatu okazało się, że z uwagi na cele biznesowe, jakie chce osiągnąć firma przez organizację tego wydarzenia zaproszeni goście przybędą na wydarzenie bez osób towarzyszących, trzeba było więc znaleźć inną formułę tego spotkania
• Lokalizacja Poznań – okazało się, że 80% zaproszonych klientów pochodzi z Warszawy lub okolic, a do tego firmie zależało na wysokiej frekwencji, dlatego zarekomendowaliśmy przeniesienie eventu do stolicy
• Maryla Rodowicz – w trakcie spotkania wyszło, że to, czego goście wydarzenia mieli nie powiedzieć o tym wydarzeniu to to, że impreza była przaśna i biesiadna, dlatego pomysł z koncertem Pani Maryli legł w gruzach itd.
• Impreza do rana – z uwagi na fakt, że w 90% gośćmi mieli być mężczyźni (którzy z całym szacunkiem, ale raczej nie będą ze sobą tańczyć do rana), również i tak koncepcja jubileuszu musiała zostać zastąpiona inną.

Jak widzisz, nie zawsze pierwszy pomysł na organizację jubileuszu firmy jest tym najlepszym. Rezultatem naszej pracy z klientami, są realizacje, których efekt znajdziesz poniżej.

A jeśli mierzysz się z pomysłem organizacji jubileuszu Twojej firmy i chcesz powiązać urodziny Twojego przedsiębiorstwa ze strategią marketingową, działaniami employer brandingowymi, public czy media relations, albo ze wsparciem sprzedaży, to umówi się z nami na krótką rozmowę podczas której porozmawiamy o Twoich celach i oczekiwaniach.