Jak zorganizować i jakich narzędzi użyć planując wydarzenie online?

Jak przenieść event z offline do online? Jak zaplanować prace i co jest najważniejsze? Z jakich narzędzi skorzystać? Na jakie problemy można napotkać? Ile to kosztuje? Oto plan jak krok po kroju powinieneś zabrać się do planowania eventu online. Check lista i praktyczne porady.

Ten artykuł przeczytasz w 7 minut

Z tego artykułu dowiesz się:

  • co jest najważniejsze przy planowaniu eventu online
  • jakie narzędzia do przekazu online są najlepsze
  • na jakie aspekty warto zwrócić uwagę
  • jakie są koszty organizacji wydarzeń online

Codziennie dostaję kilka zapytań dotyczących organizacji wydarzeń online. Najwięcej zaczyna się mniej więcej od takiego zdania. “Nigdy wcześniej nic takiego nie robiliśmy. Chcemy przenieść wydarzenie offline do online. Jak to zrobić? Ile to kosztuje?”.

Dlatego postanowiłem zrobić taką ściągę, która być może pomoże Ci zaplanować organizację wydarzenia online. Oto lista tematów z którymi przyjdzie Ci się zmierzyć.

Organizacja eventów wydarzeń konferencji warsztatów spotkań online

Zaangażowanie uczestników podczas spotkania online, jest największym wyzwaniem organizatorów tego rodzaju spotkań. Ludzie zmęczeni siedzeniem przed komputerem, głodni wyjścia z domu, spotkania się z innymi ludźmi, nie są skłonni przesiadywać przed ekranem. Nie są, jeśli naprawdę nie muszą!

A czy muszą? Czy warto? Czy powinni? To są trudne pytania. I bardzo wielu organizatorów wydarzeń online wie, że jeśli nie znajdzie sposobu na zaangażowanie uczestnika w trakcie spotkania, jeśli nie będzie mieć pomysłu na to, jak przyciągnąć jego uwagę podczas organizowanej konferencji, warsztatów, spotkania online, to może i wejdzie na stronę i zaloguje się, ale przy ekranie będzie z doskoku, albo zamknie przeglądarkę po 20 minutach. Tak to niestety wygląda!

Czy jest na to jakieś rozwiązanie? Psychologia eventów online jest zupełnie inna niż wydarzeń tradycyjnych. O ile w realu konferencja trwająca osiem godzin to norma, to w obecnej, nowej rzeczywistości, 3-4 godzinne spotkanie to max. Ludzie więcej nie wytrzymają. Do tego statystyki pokazują, że w konferencjach online bierze udział 35-40% zarejestrowanych uczestników itd. Reszta nawet nie wchodzi na stronę, bo coś im wypadło. Z drugiej strony znaczna część osób rejestruje się na ostatnią chwilę itd. To wszystko jest mega istotne dla powodzenia eventu online i jak widzisz bardzo wiele aspektów trzeba brać pod uwagę planując scenariusz takiego wydarzenia.

MOJA RADA: najbardziej istotny element planowania eventów online, to nie narzędzie czy platforma z jakiej skorzystasz (chociaż to też jest oczywiście ważne), ale scenariusz, reżyseria, dynamika i zaplanowanie wszystkich elementów wydarzenia w taki sposób, aby uczestnik poczuł, że faktycznie bierze w nim udział.

Moim zdaniem, to klucz do sukcesu powodzenia spotkania w online. Zresztą, tak samo wyglądało to przy eventach offline. Zmieniła się tylko forma i narzędzia, natomiast cała reszta pozostała taka sama.

Pomysły na organizację spotkania konferencji online Agencja Stereomatic

Kolejny istotny dla organizacji eventów online element, nad którym powinieneś spędzić duuużżżżooo czasu, to rozpisanie WARTOŚCI, jaką uczestnikowi Twojego eventu da udział w nim. Czego  się dowie, co wyniesie, jak będzie to mógł przekuć na swój biznes, problemy i wyzwania. Jeśli ma spędzić kilka godzin przed ekranem, to co z tego będzie mieć?

Planując organizację spotkania w online musisz wziąć pod uwagę, że obecnie największym deficytem, znacznie większym niż wcześniej, jest nasz czas. W tym wszystkim co nas spotkało, to skupienie uwagi, jest punktem wyjścia do planowania spotkania online.

W dobie zmian spowodowanych COVID-19 koronawirus, jeszcze bardziej przyglądamy się zwrotowi z inwestycji, jaki my sami dostaniemy, biorąc w czymś udział, czy angażując się w dane działanie. Z drugiej strony Twój odbiorca szuka wartościowego kontentu i wiedzy, za którą nawet jest wstanie zapłacić. Ważne, aby było to coś wartościowego, co pomoże rozwiązać jego problemy i wyzwania.

Jaką wartość możesz dać odbiorcom Twojego wydarzenia online? Może to być np. stworzenie platformy komunikacji z odbiorcami eventu online, która powinna być zaprojektowana w taki sposób, aby uczestnik mógł tam łatwo i szybko znaleźć informacje, które pozwolą mu wziąć udział w evencie.

Inny przykład, to stworzenie supportu dla uczestników i FAQ jak przygotować komputer i sieć domową, aby nie było problemów z udziałem w czasie eventu. Jeśli jakość przekazu będzie niska, a Twój odbiorca nie będzie mógł wziąć udziału w oferowanych przez Ciebie panelach, spotkaniach, czy networkingu online, to może on zrazić się bardzo do takiej formy spotkania i nie chcieć nigdy więcej wziąć w niej udział. Zarówno u Ciebie, jak i w innych mu proponowananych eventach online.

MOJA RADA: wybierając firmę do realizacji eventu online musisz mieć pewność, że będzie ona w stanie zagwarantować bezpośredni support i komunikację z odbiorcami spotkania. Chodzi np. o instrukcję, jak przygotować swój komputer i domową sieć internetową, aby nie było problemów technicznych w czasie spotkania online itd.

Najlepsi mówcy, eksperci, motywacyjni, ekonomiczni, nowe technologie, COVID-19, koronawirus, biznes kogo wybrać na konferencję online spotkanie warsztaty szkolenie

Podczas rozmów nad programem konferencji online, szczególnie takich, które z uwagi na panujące uwarunkowania spowodowane pandemią COVID-19 muszą z reala zostać przeniesione do internetu, bardzo dużo czasu poświęcamy rozmowie o prezentowanym na nich kontencie.

Problemy z jakimi się spotykamy, to brak przygotowania mówców do wystąpień przed ekranem komputera. Bardzo dużo osób, które występowały do tej pory na scenie, nie radzi sobie dobrze z przygotowaniem pasjonującej prezentacji przed kamerą laptopa. Do tego specyfika wystąpienia na scenie, a w internecie jest zupełnie inna, jeśli chodzi np. o mowę niewerbalną, gestykulację, czy po prostu aktorską grę, z którą często mamy do czynienia podczas występów znanych mówców i prelegentów. Wiele rzeczy, które widzimy na scenie, nie da się przenieść do wystąpienia online.

Dlatego tak ważne przy organizacji konferencji jest przygotowanie i support dla osób, które będą się musiały zmierzyć z inna formą prezentacji, niż ta, z którą do tej pory obcowały. Bo może się np. okazać, że brak doświadczenia i przygotowania do takiej formy prezentacji może położyć występ nawet najlepszego mówcy, eksperta czy trenera (niestety mieliśmy ostatnio taką sytuację). 

MOJA RADA: wybierając danego mówcę, czy eksperta warto zwrócić uwagę nie tylko na jego wiedzę i wartość dodaną w jego pojawieniu się na wydarzeniu online, ale również na jego przygotowanie i umiejętności poprowadzenia swojego wystąpienia w taki sposób, aby było ono atrakcyjne w odbiorze dla uczestników eventu. Ważne jest więc wsparcie od strony agencji produkującej wydarzenie, aby umiała wesprzeć prelegentów od strony zarówno technicznej, jaki i merytorycznej. Mam na myśli zarówno scenografię miejsca, z którego mówi mówca, na pomocy w przygotowaniu prezentacji online skończywszy.

Jak zorganizować event online w czasie koronawirus COVID-19 praktyki porady agencja eventowa

Jednym z istotnych elementów każdej konferencji, spotkania, szkolenia, czy warsztatów, jest networking. Ludzie chcą ze sobą pogadać i bardzo często chodzą na eventy biznesowe głównie właśnie po to, aby poznać nowych ludzi i nawiązać kontakty biznesowe. Wiedza, prezentacje, wystąpienia znanych trenerów, mówców czy, ekspertów są oczywiście również ważne. Jednak w dobie COVID-19 najbardziej tęsknimy za kontaktem drugim człowiekiem.

Dlatego planując wydarzenie online musimy zaplanować elementy spotkania tak, aby dać możliwość nie tylko biernie, ale przede wszystkim aktywnie brać udział w dyskusjach. Pokoje tematyczne video, możliwość konsultacji face to face, warsztaty w podgrupach, panel networkingowy, dyskusja pomiędzy 30 osobami moderowana przez prowadzącego online. Te i inne narzędzia możesz zastosować w czasie swojego wydarzenia online. Każde z nich pomoże Ci przybliżyć  uczestników spotkania do realiów, które panują podczas tradycyjnych eventów, konferencji, sympozjów, szkoleń, czy warsztatów offline.

MOJA RADA: planując spotkanie online to funkcja spotkania powinna determinować formę jej organizacji. Zaczynając myśleć o wydarzeniu, skup się bardziej na celach, jakie event ma zrealizować i na emocjach i odczuciach uczestników eventu. Jeśli chodzi o narzędzia, pomysły, rozwiązania, to powinny być one wypadkową całościowej koncepcji i scenariusza. Forma spotkania powinna być wypadkową funkcji, jaką ma pełnić, a nie odwrotnie!

Najlepsze narzędzia do eventów online konferencji spotkań webinar szkolenie warsztat?

Bardzo dużo firm trafia do nas pytając o najlepsze rozwiązania i platformy, które służą do transmisji online. Nie ma jednak jednoznacznej odpowiedzi, które z oferowanych na rynku jest najlepsze. Czy jest to Zoom, Skype, Zooho, Lifesize, Wire, czy BlueJeans? A może skorzystać z autorskiego rozwiązania? Która platforma jest najlepsza? Na co zwrócić uwagę wybierając rozwiązanie do transmisji online?

W takiej sytuacji zawsze uprzejmie przypominam, że ww. narzędzia, to tylko narzędzia. To nie gitara sama gra, tylko gitarzysta trzymając ją w rękach. Dlatego tak samo jak niedawno, kiedy organizowaliśmy “typowe” eventy w offline, to nie sama sala np. w hotelu, ale scenariusz, obsługa, pomysł, realizacja i detale stanowią o sukcesie wydarzenia, tak i  teraz platformy służące do organizacji konferencji online nie stanowią o sukcesie spotkania online.

Dlatego zamiast skupiać się na wyborze platformy warto zastanowić się nad całą strategią wydarzenia i na powiązaniu naszych celów z problemami  i wyzwaniami odbiorców. Nad dynamiką, scenariuszem, oprawą, kontentem i produkcją, a przede wszystkim nad zaangażowaniem uczestników w spotkanie, bo to jest moim zdaniem kluczem do sukcesu eventu online.

MOJA RADA:  Dopiero kiedy znajdziemy odpowiedzi na pytania dotyczące formuły i planu na spotkanie online, to wówczas dobierajmy pod to dane narzędzie. A nie odwrotnie! Porównując. To tak, jakby najpierw wybrać dany hotel, albo obiekt, a potem dopiero zastanawiać się co można w nim zorganizować i ile osób np. się zmieści.

Jak przenieść event z offline do online?

Jeśli Twoje plany uległy zmianie i zastanawiasz się, jak najlepiej przenieść wydarzenie z offline do online, to mam nadzieję, że powyższe pytania rozwieją przynajmniej część Twoich wątpliwości.

Jedno jest pewne, że tak jak wspomniała Aleksandra Przegalińska w wypowiedzi, którą zamieściłem w moim artykule na temat przyszłości eventów po COVID-19, w której mówiła iż “(…) przechodzimy teraz przyspieszoną i wymuszoną transformację cyfrową wielu branż, w tym także takich, które pozornie mogłyby się wydawać oporniejsze na ucyfrowienie. Niewątpliwie rynek eventowy należy do tych, w których kładziono nacisk na interakcję bezpośrednią.”.

W najbliższym czasie rynek eventów online będzie się rozwijał. W którą stronę pójdzie i co zostanie wymyślone nowego, o tym przekonamy się niebawem. Natomiast już w tej chwili istnieje mnóstwo narzędzi i rozwiązań np. wykorzystujących elementy offline podczas eventów online, które mogą uświetnić, uatrakcyjnić i wzbogacić doznania jego uczestników powodując, że event online będzie czymś wartościowym, interesującym i wartym poświęcenia uwagi.

Jeśli mierzysz się z wyzwaniem organizacji eventu hybrydowego lub online i potrzebujesz praktycznego doradztwa lub konsultacji w tej sprawie, umów się na bezpłatną konsultację i opowiedz o swoich wyzwaniach.

Damian Haftkiewicz

Niszczyciel Konwencji / Współwłaściciel Stereomatic

Wierzy, że pomysł jest wart jedynie dolara, a dopiero jego realizacja milion. Z wykształcenia socjolog, dziennikarz i marketer. Doświadczenie zdobywał pracując m.in. w radio, a także w kilku międzynarodowych korporacjach. W 2007 roku stworzył firmę Stereomatic, którą rozwija wraz ze swoją żoną Kamilą. Od tego czasu wraz z zespołem zrealizowali ponad 250 projektów marketingowych i eventowych w Polsce i w Europie. Dodatkowo od 2018 roku prowadzi e-commerce RedPike.pl - jedną z najbardziej rozpoznawalnych na polskim rynku marek wędkarskich. Wspólnie z Kamilą tworzą podcast E Com On, w którym opowiadają o swoim praktycznym doświadczeniu z dziedziny marketingu, eventów i e-commerce. Prywatnie ojciec dwóch wesołych dziewczynek Ali i Kai, kolekcjoner płyt winylowych, "połykacz" książek, fotograf, pasjonat wycieczek rowerowych, gier strategicznych i RPG. Lubi gotować i łowić duże szczupaki.

Chcesz porozmawiać?

Planujesz organizację wydarzenia hybrydowego lub online? Szukasz pomysłów na zaangażowanie uczestników spotkania w jego organizację? Szukasz doradcy i sprawdzonego organizatora eventów online lub hybrydowych? Umów się na bezpłatną konsultację i opowiedz nam o swoich wyzwaniach.

WYŚLIJ ZAPYTANIE

Napisz lub zadzwoń: