Ile czasu potrzeba na zaplanowanie i zorganizowanie eventu?

Planujesz zorganizować event? Zastanawiasz się, na ile przed planowanym terminem wydarzenia powinieneś zabrać się do jego organizacji? Ile czasu będziesz potrzebować, aby wybrać np. agencję eventową, przeprocesować z nią wszystkie umowy i ustalenia? Na te i inne pytania znajdziesz odpowiedź w poniższym tekście.

Ten artykuł przeczytasz w 6 minut

Z tego artykułu dowiesz się:

  • na jak długo przed planowanym eventem powinieneś rozpocząć proces wyboru agencji eventowej
  • co to jest trójkąt ograniczeń i dlaczego jest on tak ważny przy planowaniu eventu
  • ile czasu potrzeba, aby dobrze zaplanować i zorganizować event
  • jakie zagrożenia czekają Cię, gdy zbyt późno zabierzesz się do organizacji eventu
  • jak nie tracić nerwów i pieniędzy przy organizacji eventu
  • poznasz case study i studium przypadków organizacji kilku eventów dla naszych klientów, którzy zbagatelizowali “trójkąt ograniczeń”, co o mało co nie skończyło się katastrofą przy organizacji ich eventów

Podstawą zarządzania każdym projektem (nie tylko eventowym), jest tzw. żelazny trójkąt, zwany też trójkątem ograniczeń. Jeśli się nigdy wcześniej z tym terminem nie spotkałeś, to już wyjaśniam o co chodzi.

Możemy wyszczególnić 3 zmienne, które mają bezpośredni wpływ na jakość wykonania, dajmy na to, gali jubileuszowej Twojej firmy, albo konferencji, jaką przygotowujesz dla swoich klientów. Są nimi czas potrzebny do realizacji eventu, jakość, jaką chciałbyś osiągnąć, no i w końcu cena, jaką Ty, jako klient, musisz za to wszystko zapłacić.

Wiadomo, że chciałbyś, aby było “szybko, tanio i w dobrej jakości”. Natomiast są to moim zdaniem życzenia niestety trochę nierealne. Po prostu się tak nie da. A co, jeśli ktoś Ci obieca, że zorganizuje Ci event na 500 osób, ze złożonym programem, w 2 miesiące i za to nie przepłacisz? Już Ci odpowiadam. Po prostu najzwyczajniej w świecie Cię okłamuje!

Skupmy się na tym, co najcenniejsze, to jest na czasie, jaki jest potrzebny do organizacji eventu. Jest to moim zdaniem kluczowa zmienna, która w znaczący sposób wpływa na kosztorys wydarzenia. Co przez to rozumiem? Że im wcześniej zabierzesz się za organizację eventu, tym realnie mniej za to zapłacisz. Im mniej czasu na to przeznaczysz, tym większy wpływ będzie to miało na pogorszenie jakości wydarzenia, albo na Twoją kieszeń. Jak to działa w praktyce?

Wydarzenie na więcej niż 1000 osób

Głównym problemem na jaki napotkasz planując duże przedsięwzięcie eventowe, jest liczba miejsc, które pomieszczą oczekiwaną przez Ciebie liczbę uczestników. Takie miejsca oczywiście w Polsce są, powstają ciągle nowe, ale mimo wszystko jest ich relatywnie mało. Popyt na nie jest bardzo duży, a imprez coraz więcej.

Warto pamiętać, że duże miejsca eventowe są oblegane przez organizatorów różnego typu wydarzeń np. targów, koncertów, imprez sportowych, dużych konferencji itd. Niektóre z nich odbywają się cyklicznie, więc rezerwacje dokonywane są na kilka lat w przód. Dlatego atrakcyjne terminy bywają często zajęte. Do tego, jeśli np. chcesz to zrobić w centralnej Polsce (aby klienci mieli dobry dojazd), to tym bardziej ilość obiektów mocno się zawęża.

Miejsce eventu to jedno, ale jeśli do tego szukasz hotelu, w którym położysz uczestników konferencji czy gali, to sprawa jeszcze bardziej się komplikuje. Przy takiej liczbie osób, trzeba będzie najprawdopodobniej skorzystać z wielu obiektów. Może być np. tak, że będziesz miał obiekt i termin, a w okolicy nie będzie gdzie położyć uczestników. No i klops!

Reasumując. W początkowej fazie organizacji projektu najwięcej czasu pochłonie znalezienie i rezerwacja miejsca, wizje lokalne i zaplanowanie logistyki. Moja rada jest taka, że zaczynając planowanie dużego eventu na ponad 1000 osób, musisz mieć pełną listę miejsc, jakie bierzesz pod uwagę. Musisz znać ich wielkość, możliwości i ograniczenia techniczne, a także szacunkowe koszty wynajmu. Wówczas będzie łatwiej.

Dlatego moim zdaniem optymalny czas potrzebny na organizację dużego wydarzenia na ponad 1000 osób, to rok czasu. A i tak może to być czasami zbyt mało. Oczywiście da się zorganizować duże wydarzenie i w pół roku, ale (patrz: trójkąt ograniczeń), będzie Cię to kosztować albo więcej pieniędzy, albo jakość wydarzenia odczuwalnie spadnie dla jego uczestników.

Event na 500 – 1000 osób, a do tego w hotelu

Tu paradokalnie sytuacja komplikuje się jeszcze bardziej. Hoteli, które pomieszczą np. 600 osób w jednym dużym pomieszczeniu, jest w Polsce naprawdę garstka. Te najbardziej oblegane i atrakcyjne eventowo, jak np. Narvil czy Double Tree by Hilton w Łodzi, albo Arłamów, potrafią być w atrakcyjnych terminach zarezerwowane na ponad rok przed wydarzeniem. I nie przesadzam.

I nie zapomnij, że i tak pokoi nie wystarczy dla wszystkich, więc musisz znaleźć dodatkowe miejsca noclegowe, w zbliżonym standardzie i w niewielkiej odległości od miejsca imprezy, żeby nikt nie czuł się pokrzywdzony.

W przypadku obiektów eventowo – konferencyjnych, takich jak EC1 w Łodzi, ATM Studio, Expo XXI czy Służewiec w Warszawie, do których wszystkich swoich gości będziesz musiał przywieźć, a po evencie odwieźć do hotelu, jest trochę lepiej. Jednak i tu nie należy zwlekać.

W terminach kumulujących dużą ilość wydarzeń, czyli w maju i czerwcu, a zwłaszcza we wrześniu i październiku, rezerwacja na rok przed planowanym terminem wydarzenia naprawdę nie jest żadną przesadą. Dlatego jeśli planujesz organizację eventu w hotelu i chcesz wynająć go “na wyłączność”, to planowanie takiego wydarzenia na rok przed planowanym terminem wydaje się całkowicie słuszne.

Przykładowo. Obecnie dla jednego z naszych klientów szukamy hotelu pod organizację jubileuszu firmy, która odbędzie się we wrześniu 2022 roku. Prace i przygotowywanie spotkania rozpoczęliśmy w sierpniu 2021. Daje nam to duży komfort co do wyboru miejsc, terminów i pozwala zostawić sobie dużo przestrzeni na przebieranie w ofertach i negocjacje warunków.

Patrz: trójkąt ograniczeń 🙂

Event na 100 – 500 osób

Moim zdaniem eventów dla 150 – 300 osób organizuje się w Polsce najwięcej. Również i obiektów, które dysponują średniej wielkości salami w przedziale 300-500 m2, niby jest całkiem sporo. Wydawałoby się, że znalezienie odpowiedniej sali na organizację tzw. “średniaczka” nie będzie aż tak bardzo kłopotliwe. Nic bardziej mylnego.

Warto pamiętać, że duże miejsca eventowe są oblegane przez organizatorów różnego typu wydarzeń np. targów, koncertów, imprez sportowych, cyklicznych konferencji itd. Niektóre z nich odbywają się cyklicznie, więc rezerwacje dokonywane są na kilka lat wprzód.

Weźmy na tapetę np. taki Wrocław. Sensowne obiekty, które podczas gali przy okrągłych stołach, czy nowoczesnej konferencji na kanapach, pomieszczą około 150 – 200 osób można policzyć na palcach jednej ręki . W Poznaniu jest jeszcze gorzej. W Trójmieście podobnie. Kraków też nie zachwyca. Katowice również itd.

Spory wybór jest w Warszawie, ale za to w stolicy robi się najwięcej wydarzeń. Stąd o termin jest tu najciężej, a do ciekawych lokalizacji często ustawia się kolejka oczekujących na ewentualne zwolnienie się jakiegoś terminu.

Wiadomo przecież, że organizatorzy rezerwują wstępnie kilka terminów, w różnych obiektach. A to wszystko opóźnia proces organizacji, wprowadza nerwową atmosferę i buduje napięcia na linii agencja – klient, któremu się nie śpieszyło, ale nagle zaczęło, a tu wszystko się komplikuje. I znowu klops!

Jeśli więc planujesz spotkanie między 100, a 300 osób i zależy Ci na konkretnym mieście, to biorąc pod uwagę ograniczoną ilość lokalizacji (patrz: trójkąt ograniczeń), może Cię spotkać głębokie rozczarowanie, jeśli zabierzesz się do tematu zbyt późno.

Planowanie konsulting i doradztwo eventowe

CASE STUDY

Przykład? Jeszcze prze pandemią, to był rok 2019, zwrócił się do nas klient, który w maju tegoż roku postanowił zorganizować wydarzenie we Wrocławiu, dla 200 osób, które miało się odbyć na początku września. 2019 roku oczywiście 🙂 Klient zrobił ciekawą rzecz. Otóż dyrektor handlowy firmy w porozumieniu z prezesem kazali swoim przedstawicielom handlowym, bez konsultacji z marketingiem i kimkolwiek innym poinformować klientów (a było ich ponad 300), że we wrześniu, konkretnego dnia, we Wrocławiu, odbędzie się spotkanie i konferencja, na którą… Już ich zapraszają. I to do Wrocławia.

Dział marketingu firmy dowiedział się o tym po tygodniu czasu, mimochodem, kiedy jeden z klientów skontaktował się z nim w zupełnie innej sprawie i żegnając się użył sformułowania “No to co, do zobaczenia we wrześniu na evencie we Wrocławiu”. Konsternacja była ogromna, pretensje działu marketingu do prezesa i dyrektora handlowego bardzo duże, a odpowiedź pomysłodawców dosyć interesująca: “No przecież nie będzie żadnego problemu z terminem, przecież jest mnóstwo czasu na organizację”.

Jak się skończyła ta historia? Mało ciekawie. Kiedy dział marketingu zaczął nerwowo szukać obiektów, które w tym konkretnym dniu, we Wrocławiu, pomieszczą tyle osób i w którym da się zorganizować oczekiwaną przez formułę spotkania okazało się… Że nigdzie nie ma miejsc i wszystkie obiekty są dawno zajęte. Wówczas firma znalazła gdzieś naszą wizytówkę (chyba z jakiejś starej oferty przygotowywanej kilka lat wcześniej) i trafiła na nas, aby poradzić się i skonsultować jakie są rozwiązania.

Podczas warsztatów zerowych, w których wzięli udział: zdenerwowany dyrektor handlowy, wściekły prezes i rozżalone dziewczyny z działu marketingu, ponad 3 godziny dywagowaliśmy nad rozwiązaniami tej sytuacji. Przez pierwszą godzinę wszyscy wylewali swoje żale i pretensje jeden na drugiego, przez drugą docierało do nich, jakiego piwa sobie naważyli (klienci w międzyczasie potwierdzali swoje przybycie na spotkanie), a przez ostatnią ustalaliśmy plusy i minusy każdego z rozwiązań.

Na czym stanęło? Po przeanalizowani dostępności lokalizacji we Wrocławiu okazało się, że obiekty, które leżały w kręgu naszego zainteresowania realne terminy, które były dostępne pod planowany przez nas event mają… w listopadzie lub grudniu (przypomnę: spotkanie miało się odbyć we wrześniu, a warsztat zerowy odbyliśmy na początku czerwca). Pierwszym rozwiązaniem było wiec przeniesienie eventu o 2 miesiąca, na co nie chciał się zgodzić prezes. Cytuję: “Nie będę sobie robił z mordy cholewy, data została wybrana”. Jej zmiana nie wchodziła więc w grę.

Drugim rozwiązaniem było przeniesienie eventu z Wrocławia do innego miasta. Na szczęście znaleźliśmy 3 obiekty, które miały wolne terminy w tym konkretnym i zakomunikowanym przez firmę swoim klientom dniu, ale… Jeden na Śląsku, drugi w Łodzi i dwa w Warszawie. Przeniesieniu eventu sprzeciwiał się jednak dyrektor handlowy, który uważał, że ponieważ firma jest z Wrocławia, to wydarzenie musi się odbyć “w domu”.

Trzecim rozwiązaniem, było zbudowanie miejsca eventowego albo zmiana konwencji wydarzenia. Ponieważ we wrześniowym terminie nie mieliśmy dostępnej żadnej sali, która pomieściłaby na zasiadany bankiet ponad 200 osób, które zadeklarowały swoje przybycie, w grę wchodziło albo postawienie namiotu (koszty były jednak spore), albo całkowita zmiana konwencji wydarzenia tj. z bankietu przy okrągłych stołach na część oficjalną w jednym z wrocławskich teatrów (na szczęście 2 miały wolne terminy), a potem przeniesienie gości na część nieoficjalną do jedne z przestrzeni eventowej, w której co prawda bankiet zasiadany nie był możliwy do zorganizowania, ale już kolacja koktajlowa jak najbardziej.

W każdym przypadku gości trzeba było ulokować aż w 3 różnych hotelach, dochodziła kwestia transportu między miejscami wydarzenia (hotel, namiot lub teatr i miejscówka na kolację koktajlową), co zabierało i czas i pieniądze.

Dobra agencja eventowa organizująca kongresy konferencje B2B sprzedażowe portfolio oferta ceny opinie

I co z tego wyszło?

Ponieważ z naszymi klientami pracujemy jako konsultant i doradca doradziliśmy następujące rozwiązanie (bo sama firma nie mogła dojść do porozumienia). Decyzję o wyborze rozwiązania przerzuciliśmy na… zaproszonych gości. Zaproponowaliśmy, abyśmy przygotowali ankietę w której zapytamy się klientów, które rozwiązania były dla najlepsze. A opcje były 3:

  1. zostajemy przy terminie i miejscu wydarzenia, ale goście będą ulokowani w innych miejscach niż event i między lokalizacjami będą transportowani autokarami
  2. zostajemy przy terminie spotkania, ale zmieniamy jego miejsce na Warszawę (dyrektor handlowy nie chciał tego przełknąć, ale w końcu zgodził się umieścić spotkanie w ankiecie)
  3. zmieniamy termin spotkania na listopad, ale event organizujemy we Wrocławiu

Jak pewnie się domyślasz wyniki ankiety nie były jednoznaczne, ale przygotowywaliśmy ją tak, aby zaproszeni goście mieli możliwość dokonać dwóch wyborów tj. określić swoje główne preferencje co do wyboru odpowiedzi, a także tzw. opcjonalne.

Ponad 80% ankietowanych opowiedziało się w pierwszej kolejności przy pozostawieniu terminu, gdyż zarezerwowali już go sobie i nie chcieli go zmieniać (zaproszonymi osobami byli głównie właściciele firm dystrybuujących produkty klienta, dyrektorzy, członkowie zarządów itd.). Po prostu mieli termin wpisany w kalendarzu i generalnie im paasował.

Ponad 70% ankietowanych stwierdziła, że jest im wszystko jedno czy event odbędzie się w Warszawie czy we Wrocławiu i nie ma to dla nich znaczenia, czy będą wożeni autokarami pomiędzy lokalizacjami, czy wszystko odbędzie się w jednej lokalizacji tj. w hotelu (przypomnijmy, że w tym przypadku w grę wchodził hotel tylko w Warszawie).

Jedynie 5% definitywnie zadeklarowało, że autokarami jeździć nie będzie i woli Warszawę i event w hotelu. Ważne jednak kim było te 5%. Byli to kluczowi i główni partnerzy biznesowi naszego klienta. Dlatego więc ostatecznie spotkanie (mimo niezadowolenia, ale przy zrozumieniu sytuacji dyrektora handlowego), zostało przeniesione do Warszawy.

Decyzja taka została podjęta również z uwagi na koszty. Po naszej analizie i kalkulacji okazało się, że zorganizowanie eventu w Warszawie, przy tym samym poziomie jakości spotkania, wyjdzie klientowi “na zdrowie”, jeśli chodzi o jego kieszeń. Liczby nie kłamią. Warszawa wyszła o ponad 30% taniej niż opcja Wrocławia, co spotkało się z zadowoleniem zarówno prezesa firmy, jak i dyrektora finansowego.

5 minut planowania oszczędza godzinę pracy

Jak widzisz czas ma istotne znaczenie w planowaniu wydarzeń. Ww. event odbył się i zarówno zleceniodawca, jak i jego klienci byli bardzo zadowoleni z finału. Zastanawiasz się, czy podobnych sytuacji mamy dużo? Tak, całkiem sporo. Z naszych obliczeń wynika (a do analizy wszystkich procesów organizacji i planowania eventów podchodzimy bardzo skrupulatnie), że ponad 70% firm bagatelizuje czas jako istotny czynnik organizacji eventu, który wpływa na inne zmienne przy jego organizacji.

Realia są jednak takie, że we wrześniu dział marketingu wysyła do zarządu plan na kolejny rok. Zarząd siada do tego w listopadzie. Event chciałoby się zaplanować na maj lub czerwiec. Na początku grudnia decyzji nadal nie ma, więc nie wiadomo ile kasy będzie na realizację wydarzenia. A w styczniu… Znasz to, prawda?

Wracając do tematu. Z mojego doświadczenia wynika, że najlepsza relacja ceny do jakości za zrealizowany event miała miejsce wówczas, gdy pierwszy brief do naszej agencji i zapytanie o warsztat zerowy miał miejsce 10-12 miesięcy przed planowanym wydarzeniem. Realne przygotowania rozpoczynały się wówczas na około 8-9 miesięcy przed eventem. Zakładam oczywiście sytuacje, gdy jest miejsce, aby takowy event udało się zorganizować. Bo jak widzisz nie zawsze jest 🙂

Planowanie konsulting i doradztwo eventowe

Pomysł  jest wart dolara, a dopiero realizacja milion

Jednakże mam w swojej karierze dwa przypadki realizacji, kiedy firma dla której pracowaliśmy zabrała się za organizację wydarzenia blisko dwa lata przed terminem eventu. I jak było? Mega komfortowo!

Wszystkie terminy wolne, a więc było w czym wybierać. My i klient mamy czas, nie śpieszymy się, rozmawiamy z kilkoma lokalizacjami, a więc w trakcie negocjacji mamy same asy w rękawie. Do tego wpłacamy dużą zaliczkę, dostajemy przez to niższe ceny za wynajem itd.

Zaoszczędzone w ten sposób pieniądze przeznaczamy na atrakcyjny program, oprawę i scenariusz wydarzenia. Wszystko odbywa się w swoim tempie, nie ma nerwówki, napięcia, niedomówień i wzajemnych pretensji, że robimy coś na ostatnią chwilę.

Klient jest zadowolony, zleca nam kolejne wydarzenia i poleca innym.

Planujesz organizację wydarzenia? Szukasz kompleksowego doradztwa i wsparcia w zakresie planowania oraz zorganizowania eventu od A do Z? Umów się na bezpłatną konsultację i opowiedz o swojej sytuacji.

Kamila Watras - Haftkiewicz

Lodołamacz Schematów / Współwłaściciel Stereomatic

Uważa, że 5 minut planowania oszczędza godzinę pracy. Zwolenniczka optymalizacji przestrzeni i procesów. Absolwentka stosunków międzynarodowych na wrocławskim Uniwersytecie Ekonomicznym. Doświadczenie zdobywała m.in. otwierając restaurację, czy koordynując najemców na budowach galerii handlowych. Wraz ze swoim mężem Damianem od 2008 roku prowadzi Agencję Stereomatic, a od 2018 roku również e-commerce RedPike.pl - jedną z najbardziej rozpoznawalnych marek na rynku wędkarskim. Wspólnie z Damianem tworzy podcast E Com On, w którym opowiadają o swoim praktycznym doświadczeniu z dziedziny marketingu, eventów i e-commerce. Wraz z dwiema niesamowitymi córkami Alą i Kają, mieszkają we Wrocławiu w zaprojektowanym przez Kamilę mieszkaniu. Miłośniczka gór i rowerowych wycieczek. Lubi czytać reportaże i chodzić z mężem do teatru.

Chcesz porozmawiać?

Planujesz organizację wydarzenia? Szukasz kompleksowego doradztwa i wsparcia w zakresie planowania oraz zorganizowania eventu od A do Z? Umów się na bezpłatną konsultację i opowiedz o swojej sytuacji.  

WYŚLIJ ZAPYTANIE

Napisz lub zadzwoń: