Forum Branży Eventowej 2020

Zacznijmy od tego, że niestety na Forum Branży Eventowej 2020 pojawiłem się lekko spóźniony. Nie byłem w stanie dojechać do Warszawy dzień wcześniej, a pociąg wyjeżdżający z Wrocławia o 5.30 był na miejscu już po rozpoczęciu konferencji.

Dlatego bardzo ubolewałem, że nie zobaczyłem w całości pierwszego wystąpienia, które moim zdaniem, było jednym z trzech najlepszych podczas FBE 2020.

Green events. Jak kryzys klimatyczny zmieni świat eventów?

Szkoda, że wystąpienie Doroty Wojtczak, Dominika Górki i Juliana Dworaka było pierwsze. Sala nie była jeszcze pełna, a mówili o ważnych rzeczach. Chyba o najważniejszych tego dnia. O czym?

O tym, że czeka nas duża zmiana w podejściu do organizacji eventów. Ruchy społeczne, trendy w gospodarce i ekonomii, zmiany pokoleniowe, a także (a może przede wszystkim) wzrost świadomości w zakresie ekologii i dbałości o środowisko spowodowany m.in. kryzysem klimatycznym, będą miały ogromny wpływ na formę, scenariusz i konwencję organizowanych eventów.

W wymiarze tym zamiast mówić o eko cateringu, wielorazowych słomkach, czy ekologicznych animacjach dla dzieci, należy mówić o konieczności systemowej i całościowej zmiany w podejściu do organizacji wydarzeń w ogóle.

Prelegenci pokazywali na to konkretne przykłady, że zamiast na siłę mówić, że jest się eko i robić coś “pod publiczkę”, bo jest to modne i atrakcyjne np. PR’owo czy marketeingowo, to należy zastanowić się, czy koszty organizacji takiego eko-eventu, nie generują jeszcze więcej niepotrzebnych śmieci i kosztów, niż gdyby nie był on “green”. Przestrzegali przed popadaniem w skrajności!

Dorota, Dominik i Julian mówili również o tym, że na organizatorach eventów ciąży ogromna odpowiedzialność za edukację klientów, którym należy tłumaczyć i pokazywać, jakie skutki niosą za sobą takie czy inne elementy organizacji eventu. Że tworząc budżet eventowy warto wraz z klientem usiąść i zastanowić się, czy dodatkowe kwiaty, ekran diodowy, balony, confetti, fajerwerki czy elementy scenografii, które po wydarzeniu idą na śmieci, są warte wydania na nie czasami naprawdę dużych pieniędzy. Czy może warto z nich zrezygnować i przez to wprost powiedzieć o tym uczestnikom spotkania, że woleliśmy nie robić tego i tamtego, a przez to zrobić coś wartościowego dla naszej planety? Małego bo małego, ale jednak!

Podczas swojego wystąpienia mówcy wielokrotnie podkreślali konieczność radykalnej zmiany w podejściu do organizacji eventów. Jako przykład pokazywali to, co dzieje się w branży reklamowej. Mówili o tym, jak rozmawiają z klientami, jakich argumentów używają, jakie zmiany wprowadzają w tworzeniu budżetów produkcyjnych zaczynając od najdrobniejszych oszczędności, jakie już robią w swoich firmach.

Bardzo ciekawym pomysłem, była zaproponowana przez nich koncepcja wprowadzenia w budżecie eventowym zakładki “eko”, w której powinny zostać zabudżetowane takie elementy organizacji wydarzenia, dzięki którym nasza np. konferencja, kongres czy sympozjum wyprodukuje mniej śmieci. Inny pomysł, to tworzenie na potrzeby spotkania elementy np. scenograficzne, które będzie można wykorzystać wielokrotnie. I tak dalej, i tak dalej….

Poruszony został również temat lęku agencji przed przedstawianiem tego typu oferty, która często jest droższa niż tradycyjna, a przez to może zostać przez klienta odebrana jako mniej fajna. A przez to agencja może zostać odrzucona na rzecz innej, która po prostu przedstawiła niższą ofertę.

Reasumując nie była to tematyka łatwa, natomiast w kontekście zmian, które czekają cały nasz świat tj. zmian klimatycznych, ruchów społecznych, a także zmiany pokoleniowej i samego podejścia do wydawania pieniędzy na organizację eventów, będzie ona dotyczyć każdej agencji eventowej, czy organizatora wydarzeń. Również i Twojej!

I to nie za chwilę, ale już teraz!

Event bez kontentu, to kotlet!

Z kolei Nina Żukowska zwracała w swojej prezentacji uwagę, na konieczność powiązania eventu ze strategicznymi celami firmy. Niestety w praktyce dzieje się często tak, że event i strategia firmy żyją dwoma oddzielnymi życiami. Jej zdaniem organizatorzy eventów zapominają o tym, że event jest dla ludzi i to ich, a nie nowe technologie, scenografię czy inne “wodotryski” należy stawiać na pierwszym miejscu. Efektem eventu powinny być emocje i doznania, jakie zostaną w głowach uczestników, a nie… Sam sobie dopowiedz!

Dlatego planując organizację eventu konieczne jest branie pod uwagę, czego doświadczą uczestnicy danego spotkania. Z jaką wiedzą, emocjami i wartościami wyjdą z danego spotkania. To, jak dany scenariusz, pomysł, koncepcja, miejsce wykorzystana, wykorzystana technologia, czy program artystyczny, wpłynie na doznania gości eventu. I co podkreślała Nina i co jest mega ważne, że nie potrzeba do tego wielkich budżetów, ale jedynie chęci i pomysłu!

Skąd czerpać inspiracje? Z życia! Trzeba się jednak zatrzymać i pomyśleć. Rozejrzeć się dookoła. Mieć chwilę czasu na refleksję i zastanowienie się. Inspiracja może przyjść z najmniej oczywistych miejsc i sytuacji. Z filmu, z teatru, ze sztuki. Trzeba mieć jednak otwartą głowę, a przede wszystkim odrobinę dobrej woli.

Bo event bez kontentu, bez wartości dodanej, bez drugiego dna, bez wartościowego przekazu, bez komunikatu, bez zrozumienia i bez doświadczania wartości marki, będzie po prostu “kotletem”, a więc czymś jałowym i miałkim, co się zje, przetrawi i…

No właśnie! I co?

Kim jest kierownik wydarzenia?

Bartek Bieszyński z Walk mógłby swoją energią i charyzmą obdarzyć niejedną osobę. Świetne wystąpienie, bardzo dobrze przygotowane scenicznie, merytoryka prima sort, fajny storytelling. Tylko pozazdrościć, chociaż kompleksów sam przecież nie mam.

Baza, Planowanie, Bezpieczeństwo, Pasja i Zespół. To 5 pryncypiów sensei Waldka, a więc bohatera historii, na których Bartek oparł swoją prezentację. A mówił w niej o roli i odpowiedzialności osoby, która kieruje i produkuje event.

Natomiast problemy o których mówił tj. wypalenie zawodowe, frustracja, rezygnacja i generalnie work life balance event managera to coś absolutnie normalnego, co dotyka nasz zawód. Słuchałem z uwagą, bo sam w mojej agencji pełnię taką rolę tj. kierownika produkcji eventów.

BAZA, a więc rodzina, do której szef projektu może wrócić po zakończonej akcji. Przystań, która daje ukojenie, odpoczynek, spokój i energię. Zainteresowania, hobby i pasje nie związane z pracą. Bez tego czeka nas wypalenie, frustracja, złość i choroby.

PLANOWANIE, a więc dbałość o detale, szczegóły i proces tworzenia wydarzenia. Dobry event manager to ktoś, kto ma to w jednym palcu. Kto swoją uwagę skupia na przewidywaniu i strategii organizacji wydarzenia. Ten, kto się ciągle doskonali i edukuje, ten większą odpowiedzialność za organizację wydarzeń może wziąć na klatę. W myśl zasady “Im więcej potu na ćwiczeniach, tym mniej krwi w boju”.

BEZPIECZEŃSTWO, a więc plan B, a nawet plan C, otwarta głowa i wyobraźnia. Niebagatelizowanie potencjalnego zagrożenia. Poważne podejście do zagrożeń, które jeśli nawet są mało prawdopodobne, a mogą mieć miejsce nawet hipotetycznie, to trzeba wziąć je pod uwagę.

PASJA, a więc sprzedawanie emocji. Jeśli nie lubisz tego co robisz, nie kręci Cię to, nie żyjesz tym, nie ma w Tobie iskry szaleństwa, to nie będziesz potrafić sprzedać tego innym. Jeśli nie chcesz się rozwijać, nie śledzisz nowinek, nie doskonalisz się i nie kształcisz, to nie będziesz dobrym event managerem. Nie ma bata!

ZESPÓŁ, a więc, że praca w eventach to nie jest robota dla indywidualistów. Nie ważne, czy korzystasz z usług freelancerów i podwykonawców. Nie jest ważne, czy masz duży, czy mały zespół. Ważne jest, że nie jesteś w stanie organizować eventów sam. Potrzebujesz do tego ludzi, wsparcia, zespołu, na którym możesz polegać. Możesz być super event managerem, ale jeśli nie masz supportu, to wywrócisz się. A jeśli chcesz być wzorem dla innych, to bądź nim dając przykład w działaniu. Na przykład? Oczekujesz punktualności? Przychodź na spotkanie przed czasem! Wymagasz szczegółowego raportowania? Wysyłaj raport jako pierwszy itd.

Bartku, chociaż nie poznaliśmy się osobiście, to poczułem w Tobie bratnią duszę. Szacun za to co robisz. Być może uda się kiedyś pogadać, bo moje podejście jest bardzo zbieżne do tego jak działasz.

Panele dyskusyjne podczas Forum Branży Eventowej 2020

W trakcie Forum Branży Eventowej 2020 odbyły się również dwa interesujące panele, w których eksperci starali się przekazać nam istotną wiedzę dotyczącą m.in. trendów w organizacji eventów, planowania organizacji eventów, czy współpracy z dostawcami, partnerami i klientami.

Pierwszy panel zatytułowany “Event – operacja dla brygady specjalnej czy zadanie dla multizadaniowca?” został zorganizowany pod patronem Think Mice i dotyczył sposobów i stylów  zarządzania zespołem projektowym, a także zadań i wyzwań, jakie stoją przed event managerem. Wzięli w nich udział przedstawiciele zarówno bardzo dużych agencji, freelancerów, jak i obiektów.

Wnioski z dyskusji były następujące:

• Nie ważne, czy jesteś freelancerem, czy masz duży zespół na stałe – eventu nie zrobisz sam
• Nie zajeżdżajmy się, nie pracujmy po 48 godzin, nie imponuje to już nikomu, a może skończyć się tragicznie np. przypłacając to zdrowiem, a nawet życiem
• Każdy członek zespołu jest ważny, począwszy od szatniarek (mega ważna osoba w zespole), a skończywszy na kierowniku eventu
• Musimy się jeszcze w Polsce bardzo wiele nauczyć – średnia wieku event managera na zachodzie Europy to 45+, a w naszym kraju, w tym zawodzie, wypalenie przychodzi znacznie wcześniej, bo pracujemy za dużo i często bez sensu (przykładów było kilka)
• Dobry event może zrobić zarówno duża agencja, jak i freelancer – są dobre i słabe agencje, są dobrzy i słabi freelancerzy

Warto jednak w tym wszystkim znaleźć umiar i rozsądek, a to tego mieć świadomość, że organizując eventy, w takim czy w innym stylu, kształtujemy w pewien sposób wizerunek branży.

Drugi panel, który został zorganizowany pod patronatem meetingplanner.pl dotyczył trendów w organizacji eventów w 2019 roku i był dosyć ciekawym eksperymentem, gdyż wzięła w nim udział publiczność. Za pomocą aplikacji odpowiadaliśmy na pojawiające się na ekranie pytania, które dotyczyło naszych opinii na temat m.in. budżetów eventowych, zaangażowania się firm w społeczną odpowiedzialność biznesu itd.

Wniosek z panelu był taki, że głównym wyzwaniem organizatorów wydarzeń, jest walka o uwagę uczestników spotkań. Temat ten przewijał się zresztą przez cały czas trwania konferencji. Jesteśmy atakowani tak ogromną ilością informacji, bodźców, narzędzi i danych, że znalezienie w tym odpowiedniego rozwiązania na skupienie uwagi uczestników wydarzeń, jest i będzie największym wyzwaniem event managerów.

Drugim tematem, który ciągle wracał w dyskusji, był podejście do szeroko pojętej ekologi. Jako trend, który będzie z roku na rok miał coraz to większe znaczenie w organizacji spotkań, było zrównoważone zarządzanie projektami eventowymi, a także obiektami.

Przykładem mogą być działania wprowadzane w Hotelu Arłamów, o których mówił jego dyrektor Michał Kozak. Hotel od dłuższego czasu wprowadza zmiany w zakresie zmniejszania ilości odpadów plastikowych, zużycia wody, czy energii. Uczestnicy spotkania podkreślali zresztą, że jest to trend który dotyczy, albo który za chwilę będzie dotyczyć całego rynku spotkań, nie tylko obiektów. Dla wielu firm coraz większe znaczenie będzie miała informacja, czy i jak dany obiekt, czy też organizator wydarzenia, podchodzi do tematu działań związanych z ekologią i zrównoważonym rozwojem. Temat jak najbardziej na czasie.

Wystawcy w czasie Forum Branży Eventowej 2020

Forum Branży Eventowej, to nie tylko ciekawe dyskusje, panele i prezentacje. To również ciekawi wystawcy, którzy tłumnie opanowali halę EXPO XXI.

Mnie najbardziej zainteresowały miejsca eventowe, w których nie miałem jeszcze przyjemności poznać. 21 Event Place, Elektrownia Powiśle w Warszawie, Concordia Design we Wrocławiu (jestem bardzo ciekaw tego miejsca, postaram się po otwarciu pojawić się tam na wizji lokalnej i opisać moje wrażenia), Sielanka nad Pilicą, Szczawnica Park, Robert’s Port i Hotel Pieniny, to obiekty, których jestem najbardziej ciekaw. Fajnie, że pojawiają się nowe miejsca. Oby było ich jeszcze więcej.

Spotkałem też kilku ciekawych potencjalnych podwykonawców, których zapytam o ofertę przy planowanych eventach. Na przykład? Modra Sova – czyli kreatywne warsztaty edukacyjne dla dzieci, czy Adventure Warsaw, a więc organizacja gier miejskich i fabularnych.

Podsumowanie relacji FBE 2020

Jakie są moja dwa główne wnioski, z którymi wróciłem do Wrocławia z Forum Branży Eventowej 2020?

Pierwszy, to konieczność projektowania doświadczeń uczestników spotkań. Krzysztof Celuch w swoim raporcie dotyczącym trendów eventowych podkreślał, że projektant doświadczeń, architekt doświadczeń, czy też manager doświadczeń w czasie organizowanych wydarzeń, będzie jednym z najbardziej poszukiwanych specjalistów z dziedziny organizacji eventów. Zatrzymanie uwagi odbiorców, będzie coraz trudniejsze, a przez to będzie stanowiło ogromne wyzwanie dla każdej firmy, która będzie chciała zaangażować swoich klientów podczas organizowanych eventów.

Drugi wniosek dotyczy działań, jakie muszą podjąć agencje, aby edukować swoich klientów w zakresie zrównoważonej organizacji eventów. Sytuacja w Australii, kryzys klimatyczny, ruchy społeczne, zmiana świadomości konsumentów, a także technologii i podejścia do tematu ekologii, będą wymuszały na organizatorach spotkań zmiany w zakresie produkcji wydarzeń.

Ciekaw jestem, z jakimi wnioskami wrócę po kolejnej edycji Forum Branży Eventowej, na które na pewno wybiorę się w 2021 roku.

A jakie są Twoje opinie na temat tegorocznej edycji? Czy podzielasz przemyślenia prelegentów i mówców? A może masz zupełnie inne zdanie na ten temat?