Studium Przypadku:
Wsparcie Sprzedaży i Marketingu B2B w Raben

Problem klienta
– początek projektu

Firma Raben chciała zorganizować jubileusz 25-lecia istnienia w Polsce, ale nie chciała, aby było to po prostu kolejne wydarzenie w stylu „gali przy okrągłych stołach”. Działy sprzedaży, marketingu i PR szukały koncepcji, która pomogłaby zrealizować następujące cele:

• dotarcie do osób z poziomu C-Level i V-Level, którzy zarządzają firmami, które Raben chciał pozyskać do współpracy (nowi potencjalni klienci)
• zmotywowanie do udziału w wydarzeniu osób zarządzających firmami, które już są klientami Raben, ale które nigdy do tej pory nie brały udziału w organizowanych eventach
• zbudowanie narzędzia wspierającego sprzedaż i generowanie leadów dla działu handlowego firmy
• stworzenie formuły spotkania, które będzie przedłużeniem strategii sprzedażowej i marketingowej, a także wizerunkowej firmy Raben
• wykorzystanie faktu 25-lecia Raben do budowania przewagi konkurencyjnej nad innymi firmami z branży.

Proces przygotowania projektu
– jak pracowaliśmy nad rozwiązaniem dla Raben?

W myśl wyznawanej przez nas zasady, że „5 minut planowania oszczędza 1 godzinę pracy”, prace nad przygotowaniem i organizacją wydarzenia rozpoczęliśmy od analizy sytuacji, jaką zastaliśmy w firmie klienta.

W trakcie prac przygotowawczych, do których zaangażowaliśmy działy marketingu, PR, sprzedaży i HR”

• szczegółowo i dogłębnie rozmawialiśmy o celu, jakie firma i jej właściciel tj. Ewald Raben chcą osiągnąć przez organizację i komunikację obchodów 25-lecia Raben w Polsce,
• dyskutowaliśmy o odbiorcach komunikatu o 25-leciu, do których będzie kierowana komunikacja wydarzenia (a więc interesariuszach projektu),
• rozmawialiśmy też o efektach, jakie projekt ma przynieść firmie po jego zakończeniu (biznesowych, wizerunkowych itp.),
• pytaliśmy o procesy zachodzące w firmie klienta, które mają być powiązane z 25-leciem firmy Raben w Polsce,
• przestudiowaliśmy strategię marketingową, wizerunkową i sprzedażową firmy
• omówiliśmy również szanse i zagrożenia, jakie może przynieść klientowi ten projekt
• opracowaliśmy plan, jak będziemy mierzyć zwrot z inwestycji w ten projekt (ROI)

Etap ten zakończył się m.in. przedstawieniem klientowi naszych rekomendacji, które pozwoliłyby klientowi w najlepszy i najbardziej dogłębny sposób osiągnąć założone cele biznesowe. Rekomendacje te dotyczyły m.in:

• sposobu komunikacji z uczestnikami projektu (z podziałem na obecnych klientów i na potencjalnych)
• miejsca i terminu spotkania
• formuły i konwencji wydarzenia
• scenariusza i przebiegu spotkania
• elementów PR’owych i komunikacyjnych, jakie powinny zostać powiązane z projektem, które pomogą osiągnąć zamierzony efekt
• operatu szacunkowego budżetu wydarzenia – a więc zakresu inwestycji, czyli określenia jakie środki klient musi przeznaczyć na realizację projektu, aby cele i efekty projektu zostały zrealizowane.

Budowanie relacji z klientami B2B
– 25-lecie Raben w Polsce

Współpraca z Raben
– efekty projektu

Rezultatem projektu było stworzenie unikatowego wydarzenia biznesowego, które było skierowane do kluczowych klientów firmy Raben, a także klientów potencjalnych.

Całość realizacji projektu zajęło nam 9 miesięcy, czego rezultatem było wydarzenie, które odbyło się w ATM Studio w Warszawie.

W ramach prac wzięliśmy odpowiedzialność za:

• Stworzenie strategii 25-lecia Raben w Polsce i powiązanie jej ze wszystkimi elementami projektu (live experience, komunikacja PR, działania marketingowe, client experience itd.)
• Przygotowaniu strategii dotarcia do nowych klientów firmy Raben
• Opracowanie sposobu i narzędzi zwiększenia frekwencji pośród obecnych klientów Raben, którzy zostali zaproszeni na wydarzenie (a wcześniej odmawiali zaproszeń)
• Stworzenie unikatowej formuły wydarzenia biznesowego, skierowanego do szczebla C-Level i V-Level
• Ustalanie warunków organizacji wydarzenia z ATM Studio w Warszawie (dwie przestrzenie), które po naszych rekomendacjach zostało wybrane na miejsce eventu / pełna współpraca / elementy prawne / logistyka
• Zaprojektowanie scenografii spotkania – zmniejszenie powierzchni studia, meble, kwiaty, dekoracje, wizualizacje, elementy świetlne, oświetlenie, iluminacje na budynku z zewnątrz
• Udział w spotkaniu prelegentów – Leszek Balcerowicz, Jacek Santorski, Bartłomiej Gola – reżyseria i wsparcie sceniczne prelegentów podczas wystąpienia, konsultacje nad przygotowaniem prezentacji i ich wystąpienia na wydarzeniu
• Komunikacja z uczestnikami wydarzenia przed spotkaniem – przygotowanie landing page wydarzenia, proces potwierdzania ich udziału w wydarzeniu, akcje telefoniczne, e-mailowe, raportowanie frekwencji do Klienta w trakcie, przed i po wydarzeniu
• Koordynacja i obsługa techniczna i multimedialna wydarzenia – nagłośnienie, oświetlenie, multimedia na dwóch salach podczas spotkania
• Afterparty – live cooking z udziałem Karola Okrasy
• Catering – zorganizowaliśmy przetarg na firmę cateringową do obsługi wydarzenia – zajęliśmy się również koordynacją procesów logistycznych w tym zakresie
• Zarządzanie recepcją – rejestracja gości, wydawanie gadżetów, komunikacja z uczestnikami (zarządzaliśmy listą gości i komunikacją przed spotkaniem w celu zwiększenia frekwencji)
• Przygotowanie reportażu video i foto z wydarzenia
• Tłumaczenie konsekutywne wydarzenia na język angielski

Efekty współpracy z Raben
– podsumowanie i referencje

W wydarzeniu wzięło udział ponad 300 klientów firmy Raben z Polski i Europy. Spotkanie zostało ocenione niezwykle wysoko zarówno przez klientów firmy, jak i przez Zarząd przedsiębiorstwa, z prowadzącym wydarzenie Panem Ewaldem Rabenem włącznie.

Z uwagi na wykonaną przez nas pracę, firma Raben zgodziła się udzielić nam referencji w zakresie działań strategicznych związanych z planowaniem wydarzenia, jak i samej produkcji i organizacji eventu.